የአነስተኛ ንግድ ባለቤት ከሆኑ ፣ ንግድዎን ለማስተዳደር ያወጡትን አብዛኞቹን ወጪዎች መቀነስ እንደሚችሉ ያውቁ ይሆናል። ሆኖም ፣ የግብር መምሪያው የግብር ተመላሾችን ኦዲት ሲያደርግ ወይም ስለጠየቁት ቅነሳ ተጨማሪ መረጃ ከጠየቀ ፣ የእነዚያ ወጪዎች ደረሰኞችን እና ሌሎች ሰነዶችን መያዝ አለብዎት። ደረሰኞችን ማደራጀት እና ወጪዎችን መከታተል ችግር ሊሆን ይችላል ፣ ግን ምቹ እና ተደራሽ የሆነ ስርዓት ካለዎት ቅነሳዎችዎን ለማሳደግ ሁሉም ነገር በቦታው እንዳለዎት ማረጋገጥ ይችላሉ የግብር ጊዜ።
ደረጃዎች
ዘዴ 1 ከ 3 - የማመልከቻ ስርዓት ማዘጋጀት
ደረጃ 1. ምቹ የፋይል ማከማቻ ስርዓት ይምረጡ።
የእርስዎ ፋይል ማከማቻ በቀላሉ ተደራሽ ከሆነ ወዲያውኑ ደረሰኞችን የማስገባት ልማድን ማዳበር ቀላል ነው። ለአብዛኛዎቹ አነስተኛ ንግዶች መሠረታዊ የማስገቢያ ካቢኔ በቂ ይሆናል። ደረሰኞችዎን ለማስገባት ከመንገድዎ እንዳይወጡ ብዙ ጊዜ በሚያልፍበት ቦታ ያስቀምጡት።
- ብዙውን ጊዜ ፣ ለፋይል ማከማቻ ስርዓትዎ በጣም ጥሩው ቦታ የንግድ ፋይናንስን ከሚይዙበት ዴስክ አጠገብ ነው። በዚህ መንገድ ፣ የሚያስፈልግዎት ነገር ሁሉ ቅርብ ነው።
- ብዙ ደረሰኞች ከሌሉዎት አነስተኛ ንግድ ካለዎት ትንሽ የፋይል ሳጥን ለእርስዎ በተሻለ ሁኔታ ሊሠራ ይችላል። ለምሳሌ ፣ ከተንጠለጠሉ አቃፊዎች ጋር የፕላስቲክ ሳጥን ሊያገኙ ይችላሉ።
ደረጃ 2. ደረሰኞችዎን በምድብ ያደራጁ።
ግብርዎን ሲፈጽሙ ቅናሾችዎን በተወሰኑ ምድቦች ስር ማጠቃለል ይኖርብዎታል። ደረሰኞችዎን በእነዚህ ምድቦች ውስጥ ካስገቡ ፣ ይህንን ሥራ አስቀድመው አከናውነዋል። በግብር ጊዜ ፣ እርስዎ ማድረግ ያለብዎት መደመር ብቻ ነው። የሚያስፈልጓቸው ምድቦች የሚከተሉትን ያካትታሉ:
- ማስታወቂያ እና ማስተዋወቂያ (የንግድ ካርዶች ፣ የመልዕክት ዝርዝሮች ፣ የድር ጣቢያ ልማት ፣ የማህበራዊ ሚዲያ ማስታወቂያዎች)
- ምግቦች እና መዝናኛ (የምሳ ስብሰባዎች ፣ እራት ከደንበኞች ጋር)
- ጉዞ (የአየር ጉዞ ፣ የመኪና ወጪዎች ፣ የክፍያ መጠኖች ፣ ማይሌጅ ፣ ማረፊያ ፣ ምግቦች በንግድ ሥራ ላይ እያሉ)
- ኪራይ (ለኪራይ ቢሮ ቦታ ወይም ለተከራዩ መሣሪያዎች ክፍያዎች)
- መገልገያዎች (ኤሌክትሪክ ፣ ውሃ ፣ ሙቀት/አየር ማቀዝቀዣ ፣ ለሥራ ቦታ ቆሻሻ መጣያ)
- ግንኙነት (የስልክ ወጪዎች ፣ የበይነመረብ መዳረሻ)
- አቅርቦቶች (የቢሮ ቁሳቁሶች ፣ የጽዳት ዕቃዎች ፣ ቡና ወይም የታሸገ ውሃ በቢሮ ውስጥ)
- ፖስታ እና ፖስታ (ፖስታ ሳጥኖች ፣ የመላኪያ ክፍያዎች)
- የሕግ እና የባለሙያ ክፍያዎች (የሂሳብ ባለሙያ/የሂሳብ ባለሙያ ክፍያዎች ፣ የጠበቃ ክፍያዎች)
- ኢንሹራንስ (የቢዝነስ ተጠያቂነት መድን ክፍያዎች ፣ የሠራተኞች ካሳ ክፍያ ለሠራተኞች)
- ፈቃዶች እና ውሎች (የንግድ ፈቃዶች ፣ የሙያ ፈቃዶች ፣ የንግድ ማህበር ውሎች ፣ የፍራንቻይዝ ክፍያዎች)
- ትምህርት (የሙያ ልማት ፣ ለሙያዊ ፈቃዶች ቀጣይ ትምህርት ፣ ለእርስዎ ወይም ለሠራተኞች የሥራ ሥልጠና)
ጠቃሚ ምክር
ደረሰኝ በበርካታ ምድቦች ውስጥ ወጪዎችን የሚያካትት ከሆነ ፣ ለእያንዳንዱ ምድብ የደረሰኙን ግልባጭ ያድርጉ። በእያንዳንዱ ቅጂ ላይ ፣ በዚያ ምድብ ውስጥ ካለው ደረሰኝ ጠቅላላ ቅነሳን ልብ ይበሉ።
ደረጃ 3. ደረሰኞችዎን በጊዜ ቅደም ተከተል ያስቀምጡ።
ይህ በተለይ አስፈላጊ ባይሆንም ፣ የሩብ ዓመታዊ ግብር ሲያስገቡ ግብርዎን ለመገመት ሊረዳዎት ይችላል። እንዲሁም የተወሰነ ወጪን በቀላሉ እንዲያገኙ ይረዳዎታል።
በወር ውስጥ በአንድ ምድብ ውስጥ ብዙ ደረሰኞች ካሉዎት ወርሃዊ ድምርን ያስሉ እና በወሩ መጨረሻ ላይ ያንን በፋይልዎ ውስጥ ያካትቱ። በግብር ጊዜ ወጭዎችን መጨመር ቀላል ያደርገዋል እና የስህተቶችን አደጋ ይቀንሳል።
ደረጃ 4. ደረሰኞችዎን ለማስገባት የተወሰነ ጊዜ ያቅዱ።
ለእርስዎ በጣም የሚስማማውን እና ሊከተሉበት የሚችለውን ስርዓት ይጠቀሙ። አንዳንድ አነስተኛ የንግድ ባለቤቶች ደረሰኞቻቸውን ወዲያውኑ ማስገባት ይመርጣሉ ፣ ሌሎች ደግሞ በሳምንት አንድ ጊዜ በእነሱ ውስጥ ገብተው ፋይል ለማድረግ ይመድባሉ።
- እርስዎ የመረጡት ማንኛውም ዘዴ ፣ ያ ልዩ ደረሰኝ ምን እንደ ሆነ ለማወቅ እርስዎ ልዩ ግብይቱ አሁንም በአእምሮዎ ውስጥ እያለ ደረሰኞችዎ ውስጥ ገብተው እነሱን ማስገባትዎን ማረጋገጥ ይፈልጋሉ።
- በቀላሉ ደረሰኞችዎን በሳጥን ውስጥ ከሰበሰቡ እና እነሱን ለመመደብ የማይጨነቁ ከሆነ ፣ በግብር ጊዜ መምጣት ይቸገራሉ እና እርስዎ በተሻለ ሁኔታ ከተደራጁ ሊወስዷቸው የሚችሏቸውን ቅነሳዎች ሊያጡ ይችላሉ።
ዘዴ 2 ከ 3 - ወጪዎችን መመዝገብ
ደረጃ 1. ደረሰኙ ላይ የእያንዳንዱን ወጪ የንግድ ዓላማ ይገንዘቡ።
እርስዎ ለ 6 ዓመታት ደረሰኞችን እንደሚይዙ በማስታወስ ፣ ወጪውን ከከፈሉ ከአንድ ሳምንት በኋላ ግልፅ የሚመስል ነገር ከብዙ ዓመታት በኋላ የሚያስታውሱት ላይሆን ይችላል። ይህ ለቢሮ አቅርቦቶች የማይተገበር ቢሆንም ፣ ምግቦች እና ጉዞ የበለጠ ከባድ ሊሆኑ ይችላሉ።
- ለምሳሌ ፣ ከደንበኛ ጋር ወደ ምሳ ከሄዱ ፣ የደንበኛውን ስም እና የምሳ ስብሰባውን አጠቃላይ ርዕሰ ጉዳይ ልብ ይበሉ።
- በጉዞ ወጪዎች ፣ የጉዞውን ምክንያት ልብ ይበሉ። እንዲሁም ብሮሹር ወይም ሌላ መረጃ ሊያካትቱ ይችላሉ። ለምሳሌ ፣ ለንግድ ኮንቬንሽን ከተጓዙ ፣ ከስብሰባው ጋር ከተገናኙት ደረሰኞች ጋር ለስብሰባው ብሮሹር ማያያዝ ይችላሉ።
ደረጃ 2. በተመሳሳይ ደረሰኝ ላይ የንግድ እና የግል ወጪዎችን ለየብቻ።
በሐሳብ ደረጃ ፣ የንግድ እና የግል ወጪዎችን እንደ የተለየ ግብይቶች እያቆዩ ነው። ሆኖም ፣ ይህንን ለማድረግ ሁል ጊዜ ምቹ አይደለም። እንደ ንግድ ወጪዎች በተመሳሳይ ደረሰኝ ላይ የግል ወጪዎች ካሉዎት ፣ የንግድ ሥራ ወጪዎቹን አስምር ወይም ያደምቁ እና ለግብር ዓላማዎች አዲስ ጠቅላላ ድምርን ያስሉ።
ለምሳሌ ፣ የቢሮ ቁሳቁሶችን ገዝተው ሲፈትሹ ለራስዎ አንድ ጠርሙስ ውሃ ካነሱ ፣ የውሃ ጠርሙሱ እንደ የግል ወጪ ይቆጠራል ፣ የንግድ ሥራ ወጪ አይደለም። አዲሱን የተቀነሱን ወጪዎችዎን ለማግኘት የዚያውን ውሃ ዋጋ (የሽያጭ ግብርን አይርሱ) ከጠቅላላው ይቀንሱታል።
ደረጃ 3. ደረሰኝ ግብይቶችን ከፋይናንስ መግለጫ ግቤቶች ጋር ያዛምዱ።
በየወሩ የንግድዎን የባንክ እና የብድር ካርድ መግለጫዎችን ሲያገኙ ያትሟቸው እና ከደረሰኞችዎ ጋር ያወዳድሩ። ደረሰኝ በያዙበት በእያንዳንዱ መግለጫ ላይ እያንዳንዱን ግብይት ምልክት ያድርጉ ወይም ያደምቁ።
በአንዱ መግለጫዎ ላይ ተቀናሽ ነው ብለው በሚያምኑበት ነገር ግን ደረሰኝ ከሌለዎት ፣ ለመዝገቦችዎ ደረሰኝ እንደገና እንዲታተም ይቻል ይሆናል። ይህ ይቻል እንደሆነ ለማወቅ ሻጩን ያነጋግሩ።
ማስጠንቀቂያ ፦
ለንግድ ወጪዎች ለመክፈል ጥሬ ገንዘብ ከመጠቀም ይቆጠቡ። ለመከታተል አስቸጋሪ እና እንደ ክሬዲት ወይም ዴቢት ካርዶች የወረቀት ዱካ አይተወውም።
ዘዴ 3 ከ 3 - ወረቀት አልባ መሆን
ደረጃ 1. የወረቀት ፋይሎችን ቢያስቀምጡም ሁሉንም ደረሰኞች ከማስገባትዎ በፊት ይቃኙ።
አብዛኛዎቹ ደረሰኞች በሙቀት ወረቀት ላይ ይታተማሉ ፣ ይህም ከጊዜ በኋላ ይዋረዳል። አይአርኤስ ደረሰኞችዎን ለ 6 ዓመታት እንዲያቆዩ ይመክራል። ሆኖም ፣ በሞቃታማ ወረቀት ደረሰኝ ላይ ያለው ቀለም ከዚያ ረጅም በኋላ ባዶ እስኪመስል ድረስ ጠፋ።
- አብዛኛዎቹ የቢሮ አታሚዎች ስካነር ያካትታሉ። የእርስዎ ካልሆነ ፣ በአንዱ ላይ መዋዕለ ንዋይ ያድርጉ እና ግዢው እንዲሁ የግብር ተቀናሽ የቢሮ ወጪ መሆኑን ያስታውሱ።
- በእያንዳንዱ ደረሰኝ ላይ ማስታወሻ ካደረጉ ፣ ማስታወሻዎችዎን ካደረጉ በኋላ ይቃኙዋቸው።
ጠቃሚ ምክር
እንዲሁም በስማርትፎን የእርስዎን ደረሰኞች ፎቶ ማንሳት ይችላሉ።
ደረጃ 2. የምስል ፋይሎችዎ ተደራጅተው በምድብ እና ቀን እንዲሰየሙ ያድርጉ።
ለእያንዳንዱ ምድብ አቃፊዎችን በመፍጠር የወረቀት ፋይል ማድረጊያ ስርዓትዎን በዲጂታል ፋይል ስርዓትዎ ያስምሩ። በተለምዶ ኮምፒተርዎ ወይም ኤሌክትሮኒክ መሣሪያዎ በነባሪነት ፋይሎቹን በቅደም ተከተል ያስቀምጣቸዋል።
እንዲሁም ለወራት በምድብ አቃፊዎች ውስጥ አቃፊዎችን መፍጠር ይችላሉ። ይህ የአንድ የተወሰነ ደረሰኝ ምስል በቀላሉ እንዲያገኙ ይረዳዎታል ፣ እንዲሁም የእርስዎን የሩብ ዓመት ግብሮች በበለጠ በትክክል መገመት እንዲችሉ ቅነሳዎችዎን ያደራጁ።
ደረጃ 3. በስማርትፎንዎ ላይ ደረሰኝ የማደራጀት መተግበሪያን ይጠቀሙ።
አነስተኛ የንግድ ሥራ ባለቤቶች ተቀናሽ ወጪዎችን እንዲከታተሉ እና ደረሰኞችን እንዲያደራጁ የሚያግዙ በርካታ የስማርትፎን መተግበሪያዎች አሉ። አንዳንዶች ደግሞ የርስዎን ርቀት እና ሌሎች ደረሰኞች ላይኖርዎት የሚችሉትን ወጪዎች ለመከታተል ይረዱዎታል።
አንድ መተግበሪያ ለመጠቀም ከወሰኑ ፣ ወጪዎችን ለመከታተል የሚጠቀሙበት ብቸኛው ነገር አለመሆኑን ያረጋግጡ። መተግበሪያውን የሠራው ኩባንያ ከንግድ ውጭ ሆኖ ወይም መተግበሪያውን ሲያቋርጥ መቼም አያውቁም።
ጠቃሚ ምክር
ለንግድዎ የሂሳብ አያያዝ ሶፍትዌር የሚጠቀሙ ከሆነ ፣ ከሂሳብ አያያዝ ሶፍትዌር መለያዎ ጋር የሚያመሳስል መተግበሪያ ይምረጡ። ከዚያ ከእርስዎ ደረሰኞች የወጪ መረጃ በራስ -ሰር ወደ መጽሐፍትዎ ይሰቀላል።
ደረጃ 4. የተቃኙ ምስሎችን ወደ ደመና አገልጋይ ይስቀሉ።
የተቃኙ ምስሎችዎን በኮምፒተርዎ ወይም በስማርትፎንዎ ላይ ቢያስቀምጡም ፣ እነዚያ ፋይሎች ምትኬ እንደተቀመጠላቸው ማረጋገጥ ይፈልጋሉ። ያስታውሱ እነዚያን ፋይሎች ለ 6 ዓመታት ማቆየት አለብዎት እና ከ 6 ዓመታት በኋላ አሁንም ተመሳሳይ ስማርትፎን እና ተመሳሳይ ኮምፒተር ይኖርዎታል ማለት አይቻልም።
ከተጠነቀቀ ጥንቃቄ በተጨማሪ በሲዲ ወይም በአውራ ጣት ድራይቭ ላይ የሃርድ ቅጂ ምትኬን መፍጠር ይፈልጉ ይሆናል። ለምሳሌ ፣ በአውራ ጣት ድራይቭ ላይ የአንድ ዓመት ዋጋ ተቀናሽ ወጪዎችን ያስቀምጡ እና እያንዳንዱን አውራ ጣት ከዓመቱ ጋር ይሰይሙ። እነዚህን የአውራ ጣት ተሽከርካሪዎች ደህንነቱ በተጠበቀ ወይም በሌላ ደህንነቱ በተጠበቀ ቦታ ውስጥ ያቆዩዋቸው።
ደረጃ 5. በተቻለ መጠን ሻጮች ደረሰኞችን በኢሜል እንዲልኩልዎ ይጠይቁ።
ብዙ ነጋዴዎች አካላዊ ደረሰኝ ከመስጠት (ወይም በተጨማሪ) ደረሰኞችን በኢሜል ለመላክ ፈቃደኞች ናቸው። በሙቀት ወረቀት ላይ አካላዊ ደረሰኞች የሚያደርጉትን መንገድ ስለሚያዋርዱ የኢሜል ደረሰኞች ለመመዝገብ ተመራጭ ናቸው።
- በአካላዊ ፋይል ስርዓትዎ ውስጥ ያሉትን አቃፊዎች ለማስመሰል በኢሜል መለያዎ ውስጥ አቃፊዎችን ማዘጋጀት ይችላሉ።
- የኢሜል ደረሰኞችዎን ያትሙ እና እንደ ሁኔታው በአካላዊ ፋይል ስርዓትዎ ውስጥ ያስገቡ። የኢሜል አድራሻዎን መዳረሻ ሊያጡ ወይም ሊቀይሩት ይችላሉ።
ጠቃሚ ምክር
የግል አድራሻዎን ሳይሆን ለንግድ ወጪዎች ደረሰኞች የንግድዎን የኢሜል አድራሻ ይጠቀሙ።