የጥያቄ ደብዳቤ እንዴት እንደሚጨርስ - 10 ደረጃዎች (ከስዕሎች ጋር)

ዝርዝር ሁኔታ:

የጥያቄ ደብዳቤ እንዴት እንደሚጨርስ - 10 ደረጃዎች (ከስዕሎች ጋር)
የጥያቄ ደብዳቤ እንዴት እንደሚጨርስ - 10 ደረጃዎች (ከስዕሎች ጋር)

ቪዲዮ: የጥያቄ ደብዳቤ እንዴት እንደሚጨርስ - 10 ደረጃዎች (ከስዕሎች ጋር)

ቪዲዮ: የጥያቄ ደብዳቤ እንዴት እንደሚጨርስ - 10 ደረጃዎች (ከስዕሎች ጋር)
ቪዲዮ: ደብዳቤ አፃፃፍ | Formal and Informal letter writing | Yimaru 2024, መጋቢት
Anonim

በማንኛውም ምክንያት አንድን ሰው ገንዘብ ወይም ሌላ እርዳታ መጠየቅ ወይም አንድ የተወሰነ እርምጃ እንዲወስድ መጠየቅን ጨምሮ ለማንኛውም ምክንያቶች መደበኛ የጥያቄ ደብዳቤ ሊጽፉ ይችላሉ። ደብዳቤዎ በአጠቃላይ አጭር መሆን አለበት - ከአንድ ገጽ ያልበለጠ - እና የሚፈልጉትን እና በቀጥታ በልበ ሙሉነት ያብራሩ። ደብዳቤዎን እንዴት እንደሚጨርሱ በደብዳቤው ዓላማ እና በሚጽፉት ሰው ላይ የተመሠረተ ነው። በአጠቃላይ ፣ ለንግድ ወይም ለሙያዊ ዓላማ የተፃፈውን ደብዳቤ ከመዝጋት ይልቅ በግዴለሽነት ለሚያውቁት ሰው የግል ደብዳቤ ይዘጋሉ።

ደረጃዎች

ዘዴ 1 ከ 2 - የግል ደብዳቤ መዝጋት

የጥያቄ ደብዳቤ ይጨርሱ ደረጃ 1
የጥያቄ ደብዳቤ ይጨርሱ ደረጃ 1

ደረጃ 1. ጥያቄዎን ለመቅረጽ ጨዋ ቋንቋ ይጠቀሙ።

በግል ደብዳቤ ፣ እርስዎ ለምን ጥያቄውን እንደሚያቀርቡ አንዳንድ የጀርባ መረጃዎችን ይሰጣሉ ፣ ከዚያ ጥያቄዎን በቀጥታ ይግለጹ። እንደ “ትፈቅዳለህ” ወይም “ትችላላችሁ” ያለ ሀረግ ተቀባዩ ጥያቄዎን እንደሚፈጽሙ በቀላሉ እንዳልተቀበሉት እንዲያውቅ ያደርጋል።

ለምሳሌ ፣ “ብቻዋን እንዳትሄድ እህቴን ወደ ገንዘብ ማሰባሰቢያው ለመሸኘት ፈቃደኛ ትሆናለህ?” ብለው መጻፍ ይችላሉ።

የጥያቄ ደብዳቤ ይጨርሱ ደረጃ 2
የጥያቄ ደብዳቤ ይጨርሱ ደረጃ 2

ደረጃ 2. ለማንኛውም የክትትል ጥያቄ አዲስ አንቀጽ ይጀምሩ።

በተወሰነ ቀን ከተቀባዩ ምላሽ ከፈለጉ ፣ ወይም ከጥያቄው ጋር የሚዛመድ ሌላ ነገር እንዲያደርጉ ከፈለጉ ፣ ከዋናው ጥያቄ ለይቶ ያስቀምጡት። ይህ የክትትል ጥያቄው ለዋናው ጥያቄ የበታች መሆኑን ለተቀባዩ እንዲያውቅ ያደርጋል።

በቀደመው ምሳሌ ለመቀጠል ፣ የክትትል ጥያቄ “እኛ ወደ ዝግጅቱ ለማሽከርከር እና ከዚያ በኋላ ወደ ቤቷ ለመመለስ ፈቃደኛ ከሆናችሁ አመስጋኞች ነን” የሚል ሊሆን ይችላል።

የጥያቄ ደብዳቤን ደረጃ 3 ይጨርሱ
የጥያቄ ደብዳቤን ደረጃ 3 ይጨርሱ

ደረጃ 3. ጥያቄዎን ስለፈጸሙ ተቀባዩን አስቀድመው ያመሰግኑ።

ጥያቄዎን ከገለጹ በኋላ ለተቀባዩ አመስጋኝ የሆነ ቀለል ያለ መግለጫ ያካትቱ። እንዲሁም የእነሱ እርዳታ ለእርስዎ ምን ያህል ትርጉም እንደሚኖረው ዓረፍተ ነገር ማካተት ይችላሉ።

ለምሳሌ ፣ “እዚህ እኛን ስለረዱን አስቀድመው አመሰግናለሁ። ለእህቴ በገንዘብ ማሰባሰቡ ላይ ለመገኘት ዓለም ማለት ነው” ብለው መጻፍ ይችላሉ።

የጥያቄ ደብዳቤ ይጨርሱ ደረጃ 4
የጥያቄ ደብዳቤ ይጨርሱ ደረጃ 4

ደረጃ 4. ተቀባዩ ሊያስፈልገው የሚችለውን ማንኛውንም ተጨማሪ መረጃ ያካትቱ።

ጥያቄው በተወሰነ መንገድ ፣ ወይም በተወሰነ ጊዜ እና ቦታ መሟላት ካስፈለገው ፣ ይቀጥሉ እና ከምስጋናዎ በኋላ ይህንን መረጃ ያካትቱ። ተቀባዩ መጀመሪያ ከእርስዎ ጋር መነጋገር እንደሚፈልግ ከገመቱ የእውቂያ መረጃንም ማካተት ይችላሉ።

ለምሳሌ ፣ “እህቴ ከአዘጋጆቹ ጋር ለመነጋገር ቢያንስ አንድ ሰዓት ቀደም ብሎ ወደ ገንዘብ ማሰባሰቡ መድረስ ትፈልጋለች” ብለው መጻፍ ይችላሉ።

ጠቃሚ ምክር

ተጨማሪ መረጃን ካካተቱ በቀላሉ “እንደገና አመሰግናለሁ!” የሚል ሌላ ትንሽ መስመር ማከል ይፈልጉ ይሆናል። ይህ የተቀባዩን ምላሽ እንደ ቀላል እንዳልወሰዱ ያጠናክራል።

የጥያቄ ደብዳቤን ደረጃ 5 ያጠናቅቁ
የጥያቄ ደብዳቤን ደረጃ 5 ያጠናቅቁ

ደረጃ 5. ከስምዎ በፊት የድጋፍ መዝጊያ ያክሉ።

እንደ “ከልብ የአንተ” ያለ ቀላል መዝጊያ ለግል ፊደላት በደንብ ይሠራል። ተቀባዩን እና የግንኙነትዎን ተፈጥሮ ምን ያህል እንደሚያውቁት ላይ በመመስረት ፣ እንደ “ፍቅር” ወይም “ፍቅር ሁል ጊዜ” ያሉ ሞቅ ያለ ነገር መምረጥ ይችላሉ።

ከመዝጋትዎ በኋላ ኮማ ይተይቡ እና ለፊርማዎ ሁለት ቦታ ይተዉ። ከዚያ ስምዎን ከዚህ በታች ይፃፉ።

ዘዴ 2 ከ 2 - የንግድ ደብዳቤን ማብቃት

የጥያቄ ደብዳቤን ደረጃ 6 ይጨርሱ
የጥያቄ ደብዳቤን ደረጃ 6 ይጨርሱ

ደረጃ 1. ልዩ ጥያቄዎን በደብዳቤው አካል ውስጥ ያካትቱ።

ለንግድ ፣ ለሙያ ወይም ለትምህርት ምክንያት የጥያቄ ደብዳቤ በሚጽፉበት ጊዜ የደብዳቤዎን ዓላማ ከፊት ለፊት ይግለጹ። ይመረጣል ፣ በደብዳቤዎ መጨረሻ ላይ ሳይሆን በደብዳቤዎ የመጀመሪያ ዓረፍተ ነገር ውስጥ የእርስዎን የተወሰነ ጥያቄ ቢያካትቱ።

በደብዳቤዎ የመጀመሪያ ዓረፍተ ነገር ውስጥ ጥያቄዎን ስለጠየቁ ፣ በደብዳቤው መጨረሻ ላይ መድገም አያስፈልግም።

የጥያቄ ደብዳቤ ይጨርሱ ደረጃ 7
የጥያቄ ደብዳቤ ይጨርሱ ደረጃ 7

ደረጃ 2. ለተቀባዩ ጊዜ እና ትኩረት እናመሰግናለን።

አዲስ አንቀጽ ይጀምሩ ፣ ከዚያ ተቀባዩ ደብዳቤዎን ለማንበብ እና ጥያቄዎን ለማገናዘብ ጊዜ ስለሰጠዎት አንድ ዓረፍተ ነገር ይፃፉ። ተቀባዩ ሥራ የበዛበት ሰው ሊሆን ይችላል ፣ እና ጊዜያቸው ዋጋ ያለው ነው። እርስዎ እንደሚያደንቋቸው ይወቁ።

ለምሳሌ ፣ “ጥያቄዬን ለማጤን ጊዜ ስለሰጣችሁኝ አመሰግናለሁ። በእውነት አደንቃለሁ” ብለው መጻፍ ይችላሉ።

ጠቃሚ ምክር

ለተቀባዩ ጊዜ እና ትኩረት ካመሰገኑ በኋላ ፣ ተገቢ ከሆነ “ለተፈጠረው ችግር ይቅርታ እጠይቃለሁ” የሚለውን ሌላ ይቅርታ ማከልም ይችላሉ።

የጥያቄ ደብዳቤን ደረጃ 8 ይጨርሱ
የጥያቄ ደብዳቤን ደረጃ 8 ይጨርሱ

ደረጃ 3. ተቀባዩ ስለማንኛውም የጊዜ ገደብ ያሳውቅ።

የተቀባዩን መልስ በተወሰነ ቀን ማወቅ ከፈለጉ ትክክለኛውን ቀን እና ሰዓት ይስጧቸው። በአንዳንድ ሁኔታዎች ፣ ያ የጊዜ ገደብ ለምን አስፈላጊ እንደሆነ አጭር ምክንያት ማቅረብ ተገቢ ሊሆን ይችላል።

ለምሳሌ ፣ “ለአጭር ማስታወቂያ ይቅርታ እጠይቃለሁ ፣ ግን ከሰኞ ፣ ሚያዝያ 22 በፊት መልስ እፈልጋለሁ። በዚያ ቀን ከከተማ ውጭ በረራ አስይ, ለ 2 ሳምንታት እሄዳለሁ።”

የጥያቄ ደብዳቤ ይጨርሱ ደረጃ 9
የጥያቄ ደብዳቤ ይጨርሱ ደረጃ 9

ደረጃ 4. ተቀባዩ ማንኛውም ጥያቄ ካለው የእውቂያ መረጃ ያቅርቡ።

በተለይ በጥቂት ቀናት ውስጥ መልስ ካስፈለገዎት ተቀባዩን በፍጥነት ከእርስዎ ጋር የሚገናኝበትን መንገድ ይስጡት። እርስዎ የሚሰጡት የእውቂያ ዘዴ በመደበኛ የሥራ ሰዓታት ውስጥ በተለምዶ እርስዎ የሚገኙበት አንዱ መሆኑን ያረጋግጡ።

ለምሳሌ ፣ “ማንኛውም ጥያቄ ካለዎት በስራ ቁጥሬ 222-123-4567 ለመደወል ነፃነት ይሰማዎ” ብለው ሊጽፉ ይችላሉ።

የጥያቄ ደብዳቤን ደረጃ 10 ያጠናቅቁ
የጥያቄ ደብዳቤን ደረጃ 10 ያጠናቅቁ

ደረጃ 5. በመደበኛ እና በአክብሮት በተዘጋ መዝጊያ ይዝጉ።

ለቢዝነስ ምክንያት ለተፃፈው መደበኛ የጥያቄ ደብዳቤ እንደ “ከልብ” ወይም “በአክብሮት” መዘጋት ተገቢ ነው። ከመዝጋትዎ በኋላ ኮማ ይተይቡ ፣ ከዚያ ለፊርማዎ ሁለት ቦታ ይተዉ። ከቦታው በታች ፊርማዎን ይተይቡ።

እንደ የሥራ ማዕረግ ወይም የመታወቂያ ቁጥር ያለ ማንኛውም ተጨማሪ መረጃ አስፈላጊ ከሆነ ፣ ከተተየበው ስምዎ በታች ባለው መስመር ላይ ያካትቱት።

ጠቃሚ ምክሮች

  • ደብዳቤዎን ከማተም እና ከመፈረምዎ በፊት በጥንቃቄ ያርትዑ እና ያስተካክሉ። ማናቸውም ስህተቶች አሰልቺ እንዲመስሉ ያደርጉዎታል እናም ጥያቄዎ እንዳይፈፀም ሊያደርግ ይችላል።
  • ቢያንስ ጉዳዩ እስኪዘጋ ወይም ጥያቄዎ እስኪያልቅ ድረስ የደብዳቤዎን ቅጂ ይቅዱ እና ለመዝገብዎ ያቆዩት።
  • የታተመ ቅጂ ከመላክ ይልቅ ደብዳቤዎን በኢሜል ለመላክ ካቀዱ ፣ ቅርጸቱ በአጠቃላይ በትክክል አንድ ነው። ለፊርማዎ ቦታ ይተዉልዎታል ፣ ግን በእውነቱ አይፈርሙትም (ዲጂታል ፊርማ ፋይል ከሌለዎት)።

የሚመከር: