ለንግድ ፣ ለመዝናኛ ወይም ለድጋፍ ቢሆኑም ስብሰባዎች ብዙ መረጃዎችን ለሰዎች ቡድን ለማቅረብ አስፈላጊ መንገድ ናቸው። በቡድን ፊት ማውራት ሊያስፈራዎት ይችላል ፣ በተለይም ስብሰባው በትክክለኛው መንገድ እንዲቀጥል የእርስዎ ሥራ በሚሆንበት ጊዜ። ምንም እንኳን መጀመሪያ ላይ አስጨናቂ ቢመስልም የመክፈቻ አስተያየቶችዎን እስኪያዘጋጁ ፣ ጊዜዎን በደንብ እስኪያስተዳድሩ እና ነጥቦችን በግልፅ እስኪያስተናግዱ ድረስ ስብሰባ መጀመር ቀላል ሊሆን ይችላል።
ደረጃዎች
ዘዴ 1 ከ 3 - የመክፈቻ ንግግሮችን ማዘጋጀት
ደረጃ 1. ለንግድ ስብሰባ ረቂቅ የመክፈቻ አስተያየቶች።
ማንኛውንም የመክፈቻ መግለጫዎች ማቀድ ከመጀመርዎ በፊት በስብሰባ ቅርጸት ይወስኑ። ተሳታፊ አባላትን ለመቀበል የንግድ እና የቦርድ ስብሰባዎች የበለጠ መደበኛ የመክፈቻ ንግግሮች ሊኖራቸው ይገባል። ለተለመዱ ስብሰባዎች ቃላትን አጭር መክፈትዎን ይቀጥሉ ፣ በተለይም ተሰብሳቢዎቹ እራሳቸውን ለማስተዋወቅ የተወሰነ ጊዜ ሲኖራቸው። በመስመር ላይ መደበኛ ስብሰባን እንዴት እንደሚጀምሩ አብነቶችን ማግኘት ይችላሉ።
- እያንዳንዱ አባል የስብሰባውን የተለየ ክፍል ስለሚመራ ክብ ጠረጴዛዎች ብዙ ዝግጅት ላይፈልጉ ይችላሉ።
- ለምሳሌ ፣ “እንኳን ደህና መጡ! በየሩብ ዓመቱ የበጀት ስብሰባችን ስለወጡ ሁሉንም ማመስገን እፈልጋለሁ። ከመጀመራችን በፊት ሁላችሁም ከእኔ ጋር አጀንዳውን እንድትመለከቱ እመኛለሁ።
ደረጃ 2. የስብሰባውን ዓላማ በግልጽ ይግለጹ።
ሁሉም የስብሰባው ተሳታፊዎች እርስዎ ምን እንደሚወያዩ መረዳታቸውን ያረጋግጡ። ግልጽ ግብ ወይም ዓላማ ካልመሠረቱ ሰዎች ለማተኮር በጣም ከባድ ይሆናል። ሰላምታ ከሰጡ በኋላ ምን እንደሚጠብቁ ያሳውቋቸው።
- በቢዝነስ መቼት ውስጥ እንደዚህ ያለ ነገር ማለት ይችላሉ - “የዚህ ስብሰባ ዓላማ የዚህን ሩብ ዓመት በጀት ለማቃለል መንገድን ማገናዘብ ነው”።
- ለተለመዱ ቅንብሮች ፣ “በዚህ ጉዳይ ላይ ሀሳቦቻችንን እና ልምዶቻችንን እናካፍል” ብለው ሊቆዩ ይችላሉ።
ደረጃ 3. ማንኛውንም ግራ መጋባት ለማስወገድ አጀንዳ ይከተሉ።
ወደ ማንኛውም አዲስ ውይይቶች ከመዝለሉ በፊት ስብሰባው የሚሸፍነውን ይገምግሙ። የታቀዱ አጀንዳዎችን ካልተከተሉ የተለያዩ ርዕሰ ጉዳዮች ወደ ተለያዩ ውይይቶች ሊመሩ ይችላሉ። አጀንዳ መኖሩ ስብሰባውን በትክክለኛው እና በርዕስ ላይ ለማቆየት ይረዳል ፣ እናም ተሳታፊዎች ስብሰባው ለምን ያህል ጊዜ እንደሚቆጣጠር መንገድ ይሰጣቸዋል።
አንድ የተወሰነ የአጀንዳ ክፍል ለአንድ ሰው ብቻ የሚመለከት ከሆነ በግልጽ ይግለጹ። በስብሰባው ውስጥ ምንም ዓይነት ግራ መጋባት እንዳይኖር ፣ የትኛው ሥራ ኃላፊነት ያለው ማን እንደሆነ ያረጋግጡ። ለምሳሌ ፣ “ጆን ሁሉንም የበጀት ወረቀቶች ያስተናግዳል። ጥያቄዎች ካሉዎት እሱን ያነጋግሩ።”
ዘዴ 2 ከ 3 - ስብሰባውን በብቃት ማካሄድ
ደረጃ 1. መርሃ ግብሩን ለመቆየት ስብሰባውን በሰዓቱ ይጀምሩ።
ስብሰባው በተያዘለት ጊዜ መጀመሩን ያረጋግጡ። ለሁሉም የስብሰባ ተሳታፊዎች ጊዜያቸው ዋጋ ያለው መሆኑን ለማሳየት ይፈልጋሉ። ስብሰባውን በሰዓቱ በመጀመር እርስ በእርስ የመከባበር ድባብ እየፈጠሩ ነው። ሰዓት አክባሪነት በኋላ ለጥያቄዎች ጊዜን ማመቻቸት ቀላል ያደርገዋል።
እንዲሁም ስብሰባውን በሰዓቱ ማጠናቀቅዎን እርግጠኛ ይሁኑ።
ደረጃ 2. ሥርዓትን ለመጠበቅ ማንኛውንም መሠረታዊ ደንቦችን ይከልሱ።
ከመጀመርዎ በፊት የስብሰባውን ፖሊሲዎች ተሳታፊዎች ያስታውሱ። በስብሰባው ላይ በመመስረት ከሌሎች ይልቅ ብዙ መሰረታዊ ህጎች ሊኖሩዎት ይችላሉ።
- ለምሳሌ ፣ የድጋፍ ስብሰባ ለአባላቱ ምስጢራዊነት ማሳሰቢያ ሊኖረው ይችላል። የንግድ ስብሰባ ተሳታፊዎች በሚናገሩበት ጊዜ ጥልቅ እና የተወሰነ ስለመሆናቸው ደንብ ሊኖረው ይችላል።
- በስብሰባው መጀመሪያ ላይ እነዚህን ደንቦች ያቋቁሙ። በዘፈቀደ ጊዜ ካወጧቸው ማንኛውንም ህጎች ማስፈፀም የበለጠ ከባድ ይሆናል።
- ለምሳሌ ፣ በቢዝነስ ስብሰባ ላይ ፣ “በዚህ ሩብ በጀት ላይ ማንኛውም ችግር ካለዎት እባክዎን የስብሰባው መጨረሻ እስኪጠናቀቅ ድረስ ይጠብቁኝ።”
ደረጃ 3. ተሳታፊዎች ራሳቸውን ለማስተዋወቅ ጊዜ ይስጡ።
ለተሳታፊዎች ሰላምታ ለመስጠት እና የእያንዳንዳቸውን ስም ለመማር እድል ይስጡ። እያንዳንዱ ተሳታፊ በስብሰባው ውስጥ ስለሚናገር የአባል መግቢያዎች ለድጋፍ ቡድኖች የበለጠ አስፈላጊ እና ዋጋ ያላቸው ናቸው። መግቢያዎች በመደበኛ ሁኔታም ዋጋ ሊኖራቸው ይችላል ፣ ነገር ግን በስብሰባው አጀንዳ ላይ ካሉ ዕቃዎች እንደማይወስዱ ያረጋግጡ።
- ለምሳሌ ፣ በመደበኛ ስብሰባ ላይ ይህንን ማለት ይችላሉ - “እኛ ከመጀመራችን በፊት እያንዳንዱ ሰው በኩባንያው ውስጥ ስማቸውን እና አቋማቸውን እንዲናገር በክፍሉ ውስጥ መዞር እፈልጋለሁ።
- በአንድ ተራ ስብሰባ ላይ እንዲህ ማለት ይችላሉ - “በክበቡ ዙሪያ እንሂድ እና እራሳችንን እናስተዋውቅ። እንዲሁም በዚህ ሳምንት ያጋጠመዎትን አንድ አዎንታዊ እና አንድ አሉታዊ ነገር ማጋራት ይችላሉ።”
ደረጃ 4. ለጥያቄዎች እና ለአስተያየቶች ጊዜ ያዘጋጁ።
ተሰብሳቢዎቹ ድምፃቸውን ለማሰማት እድሉ እንዳላቸው ያረጋግጡ። ጥያቄዎችን ለመመለስ እና ግብረመልስ ለማዳመጥ የተሰጠውን የተወሰነ ንጥል በስብሰባው አጀንዳ ውስጥ ለማካተት ይሞክሩ። ተሰብሳቢዎቹ በሚለቁበት ጊዜ ግራ መጋባት ከተሰማቸው ፣ ስብሰባው በሙሉ ጊዜ ማባከን እንደሆነ ያስቡ ይሆናል።
ከተሰብሳቢዎች ማንኛውንም መርዛማ ባህሪ ይዝጉ። ክፍት ግንኙነት አስፈላጊ ቢሆንም ተገብሮ-ጠበኛ የሆኑ ውይይቶች ስብሰባን ውጥረት እና የማይመች ያደርጉታል። ተገብሮ-ጠበኛ ሐተታ ለተሰብሳቢዎችዎ ከባድ ጉዳይ ሊሆን እንደሚችል ከተሰማዎት ፣ በስብሰባው መጀመሪያ ላይ ስለ መርዛማ ባህሪ አስተያየት ይስጡ።
ዘዴ 3 ከ 3 - ነጥብዎን ማሻገር
ደረጃ 1. ግልፅ ነጥብ ለማድረግ በአጭሩ ቋንቋ ይናገሩ።
በመደበኛ የንግድ ስብሰባ መቼት ውስጥ አላስፈላጊ የመሙያ ቋንቋን ከመጠቀም ይቆጠቡ። ይበልጥ ተራ በሆነ ሁኔታ ውስጥ ፣ እርስዎ በሚያነጋግሩት ላይ ማንኛውንም ግራ መጋባት ለማስወገድ ወዳጃዊ እና አስደሳች ቋንቋን ለመጠቀም ይሞክሩ። የራስዎን ቋንቋ በማቀላጠፍ ፣ የስብሰባውን ውጤታማነት በአጠቃላይ ያስተካክላሉ።
- ለምሳሌ ፣ በመደበኛ ስብሰባ ላይ ፣ “በሜካኒካዊ ችግር ምክንያት ወረቀቶችን ለማሰራጨት ተቸግረናል” ከማለት ይልቅ ፣ “አታሚው ስለተበላሸ ምንም ቅጂ ማድረግ አንችልም” ይበሉ።
- ለመላው ቡድን እያነጋገሩ መሆኑን ግልፅ ለማድረግ ፣ “በዚህ ሳምንት የተከሰተውን መልካም ነገር ሁላችንም እናካፍለው” በሚለው ተራ ስብሰባ ላይ።
ደረጃ 2. በአንድ ነጥብ ላይ አፅንዖት ለመስጠት ቆም ይበሉ።
ይህ አድማጭ ቀጥሎ ለሚሉት የበለጠ ትኩረት እንዲሰጥ ስለሚረዳ በንግግርዎ ውስጥ ስትራቴጂካዊ ቦታዎችን ይምረጡ። ለአፍታ ማቆምም እስትንፋስዎን እንዲይዙ እና ቀጥሎ ምን ማለት እንደሚፈልጉ በአዕምሮ እንዲገመግሙ ያስችልዎታል። ሁሉም እንዲሰማዎት እና እንዲረዳዎት በዝግታ እና በግልፅ ይናገሩ።
ደረጃ 3. ግልጽ ፣ ንቁ ግሦችን በመጠቀም ወደ ነጥቡ ይድረሱ።
ሰዎች ምን ለማለት እንደፈለጉ ወዲያውኑ እንዲረዱ ግልፅ እና ተግባራዊ በሆነ መንገድ ይናገሩ። ቀጥተኛ ንግግርን ከንግግርዎ የሚወጣውን ተገብሮ ድምጽን ላለመጠቀም ይሞክሩ። ንቁ ድምጽን ማካተት ነጥብዎን ከተለዋዋጭ ድምጽ ይልቅ በቀጥታ እና በተቀላጠፈ ያስተላልፋል።
ለምሳሌ ፣ “ግቡ ላይ ደርሷል” ከማለት ይልቅ “ግባችን ላይ ደርሰናል” ይበሉ።
ደረጃ 4. ግልጽ የሆነ ነጥብ እንዲያሳዩ ከልክ ያለፈ ቋንቋን ያስወግዱ።
ነጥብዎን ለማውጣት ሲሞክሩ አላስፈላጊ ቃላትን አይጠቀሙ። በጥቂት ቃላት ውስጥ ነጥብዎን መግለፅ በሚችሉበት ጊዜ ከሚገባው በላይ ረዘም ያለ መግለጫ መስጠት አያስፈልግም።
- በማንኛውም የስብሰባ ዓይነት ውስጥ እንደ “ቅርብ ቅርበት” እና “ልዩ ፍላጎት” ያሉ ቃላት በሚናገሩበት ጊዜ ወደ “ቅርበት” እና “ወለድ” ሊያሳጥሩ ይችላሉ።
- ለምሳሌ ፣ “ይህ ፕሮጀክት እስከ 12 ሰዓት ድረስ መጠናቀቅ አለበት” ከማለት ይልቅ “ይህ ፕሮጀክት እኩለ ቀን ላይ መጠናቀቅ አለበት” ይበሉ።