ውጤታማ ስብሰባ ለማካሄድ 3 መንገዶች

ዝርዝር ሁኔታ:

ውጤታማ ስብሰባ ለማካሄድ 3 መንገዶች
ውጤታማ ስብሰባ ለማካሄድ 3 መንገዶች

ቪዲዮ: ውጤታማ ስብሰባ ለማካሄድ 3 መንገዶች

ቪዲዮ: ውጤታማ ስብሰባ ለማካሄድ 3 መንገዶች
ቪዲዮ: የበታችነት ስሜት 6 ምልክቶች: 6 Signs of Inferiority Complex 2024, መጋቢት
Anonim

ውጤታማ በሆነ መንገድ የሚካሄድ ከሆነ ስብሰባ ሀብቶችን ለማሰባሰብ እና በአንድ ተግባር ወይም ፕሮጀክት ላይ በርካታ አመለካከቶችን ለማግኘት እጅግ በጣም ጠቃሚ መንገድ ሊሆን ይችላል። ውጤታማ ስብሰባን ለማካሄድ ቁልፎቹ በጠንካራ አጀንዳ ላይ ማቀናበር እና መጣበቅ ፣ ጊዜን በብቃት የሚያስተዳድር ስብሰባ ማካሄድ እና ከስብሰባው በኋላ ለማጠናቀቅ ሰዎች ሊተገበሩ የሚችሉ ነገሮችን በግልፅ መመደብ ናቸው።

ደረጃዎች

ዘዴ 1 ከ 3 - አጀንዳ ማዘጋጀት

ውጤታማ ስብሰባን ያካሂዱ 1
ውጤታማ ስብሰባን ያካሂዱ 1

ደረጃ 1. ለስብሰባው ዋና ትኩረት ያዘጋጁ።

ስብሰባዎን ከማካሄድዎ በፊት አጀንዳውን ማጠናቀቅ ያስፈልግዎታል። አንድ ንጥል አስፈላጊ ካልሆነ ወይም ከስብሰባው ዋና ትኩረት የሚረብሽ ከሆነ ፣ ከመጨረሻው አጀንዳ ያስወግዱት። ለሌላ ስብሰባ ርዕሱን ጠረጴዛ ማዘጋጀት ወይም ከዚያ ሰው ጋር በቀጥታ መወያየት ይችላሉ።

በጣም ብዙ ግቦችን ከመረጡ ፣ ከዚያ ስብሰባዎ ትኩረትን ያጣል።

ውጤታማ ስብሰባን ያካሂዱ ደረጃ 2
ውጤታማ ስብሰባን ያካሂዱ ደረጃ 2

ደረጃ 2. ከስብሰባው በፊት ረቂቅ አጀንዳ ይጻፉ እና ዙሪያውን ያሰራጩ።

ስብሰባ ሲያቅዱ ሰዎች የመዘጋጀት ዕድል እንዲኖራቸው ስብሰባው ምን እንደሚሆን የሚዘረዝር የመጀመሪያ አጀንዳ ያካትቱ። ስብሰባው አስቀድሞ ምን እንደሚሆን ለሰዎች መንገር ሁሉም በአንድ ገጽ ላይ ስለሚሆኑ የበለጠ ውጤታማ እና ቀልጣፋ ስብሰባ ያደርጋል።

  • አንድ ሰው ለስብሰባው መረጃ ማሰባሰብ ከፈለገ በአጀንዳው ላይ ካለው ንጥል ጋር እንዴት እንደሚዛመድ ይንገሯቸው።
  • ከስብሰባው ቢያንስ አንድ ሳምንት በፊት ረቂቁን አጀንዳ ይላኩ።
ውጤታማ ስብሰባን ያካሂዱ ደረጃ 3
ውጤታማ ስብሰባን ያካሂዱ ደረጃ 3

ደረጃ 3. ሰዎች በአጀንዳው ላይ ንጥሎችን እንዲያክሉ ይፍቀዱ።

ረቂቅ የስብሰባ አጀንዳዎን በሚልኩበት ጊዜ ተሳታፊዎቹ በአጀንዳው ላይ የሚያክሏቸው ጥያቄዎች ወይም ተጨማሪ ዕቃዎች ካሉዎት ይጠይቋቸው። በአጀንዳው ላይ ስለ አንድ ነገር አንድ ነገር አላገናዘቡም ወይም ግልፅ አልነበሩ ይሆናል።

ሰዎች ለአጀንዳው አስተዋፅኦ ማድረጋቸው አስተዋፅኦ እንዳደረጉ እንዲሰማቸው እና የበለጠ ውጤታማ ስብሰባ እንዲያደርጉ ያደርጋቸዋል።

ጠቃሚ ምክር

ብዙ ተጠቃሚዎች ወደ አጀንዳው እንዲጨምሩ ለማስቻል እንደ Google ሰነድ ያለ የተጋራ ሰነድ መጠቀም ያስቡበት።

ውጤታማ ስብሰባን ያካሂዱ ደረጃ 4
ውጤታማ ስብሰባን ያካሂዱ ደረጃ 4

ደረጃ 4. በእያንዳንዱ ንጥል ላይ ምን ያህል ጊዜ ማሳለፍ እንደሚፈልጉ ይወስኑ።

ስብሰባዎ ለምን ያህል ጊዜ እንዲቆይ እንደሚፈልጉ መርሐግብር ለማስያዝ ፣ እያንዳንዱን ንጥል በአጀንዳው ላይ መመልከት እና በእሱ ላይ ሊያሳልፉት የሚችለውን ከፍተኛ ጊዜ ማዘጋጀት አለብዎት። ለእያንዳንዱ ርዕስ የጊዜ ገደብ ማዘጋጀት ስብሰባው እንዲንቀሳቀስ ያደርገዋል።

  • ምርታማ ውይይት ለማድረግ አንድ ንጥል ቢያንስ ለ 5 ደቂቃዎች ይፍቀዱ።
  • ይበልጥ አስፈላጊ ለሆኑ ዕቃዎች ተጨማሪ ጊዜ ይስጡ።
ውጤታማ ስብሰባን ያካሂዱ ደረጃ 5
ውጤታማ ስብሰባን ያካሂዱ ደረጃ 5

ደረጃ 5. በስብሰባው መጨረሻ ላይ ለውይይት ጊዜ እና ጥያቄዎችን ያካትቱ።

ሰዎች ጥያቄዎችን እንዲጠይቁ ወይም ከስብሰባው ማንኛውንም ነገር እንዲያብራሩ ሁል ጊዜ በአጀንዳው መጨረሻ ላይ ከ5-10 ደቂቃዎችን ያካትቱ። ሰዎች ወደ ተጨማሪ ዝርዝር ለመሄድ ወይም በስብሰባው መጨረሻ ላይ ጥያቄ ለመጠየቅ ጊዜ እንዳላቸው ካወቁ ስብሰባው በተቀላጠፈ ሁኔታ ይራመዳል።

በስብሰባው ላይ ስለተወያየበት ማንኛውም ሰው ግልፅ ካልሆነ ለመጠየቅ ጥሩ አጋጣሚ ነው።

ዘዴ 3 ከ 3 - ስብሰባውን በብቃት ማካሄድ

ውጤታማ ስብሰባን ደረጃ 6 ያሂዱ
ውጤታማ ስብሰባን ደረጃ 6 ያሂዱ

ደረጃ 1. በስብሰባው መጀመሪያ ላይ የታተሙትን የአጀንዳ ቅጂዎች ያቅርቡ።

ሁሉም ሰው የጊዜ ሰሌዳውን እና ስብሰባው ምን እንደሚይዝ ለማየት ለተሰብሳቢዎቹ ለመስጠት የስብሰባውን አጀንዳ ቅጂዎች ያትሙ። በስብሰባው ላይ ሁሉም ሰው ቅጂ ማግኘቱን ያረጋግጡ።

  • ሰዎች ወደ ውስጥ ሲገቡ አንዱን እንዲይዙ አጀንዳዎቹን አንድ ቁልል ያስቀምጡ።
  • የአጀንዳው ጠንካራ ቅጂዎች ሰዎች የስብሰባውን አወቃቀር ስለሚያውቁ በስብሰባው ላይ እንዲያተኩሩ ይረዳቸዋል።
ውጤታማ ስብሰባን ያሂዱ ደረጃ 7
ውጤታማ ስብሰባን ያሂዱ ደረጃ 7

ደረጃ 2. 1 ሰው ኦፊሴላዊ ማስታወሻ ሰጪ እንዲሆን መድብ።

ሁሉም ሰው በውይይቱ ላይ እንዲያተኩር እና አስፈላጊ ነጥቦችን ስለማስጨነቅ እንዳይጨነቅ ፣ ማስታወሻ እንዲይዝ 1 ሰው ይመድቡ። ማስታወሻ ለመውሰድ ጥሩ የሆነን ሰው ይምረጡ ወይም ከስብሰባው ጋር የማይገናኝ ሰው ፣ እንደ ጸሐፊ ወይም ሌላ የሥራ ባልደረባ ፣ ማስታወሻ ለመያዝ በስብሰባው ውስጥ ይቀመጡ።

ውጤታማ ስብሰባን ደረጃ 8 ያሂዱ
ውጤታማ ስብሰባን ደረጃ 8 ያሂዱ

ደረጃ 3. በዚያ ርዕስ ላይ ትኩረት ለማድረግ በአንድ ጊዜ 1 ጉዳይ ላይ ተወያዩ።

ወደ ሌላ ርዕስ ከመሸጋገርዎ በፊት ስብሰባው በ 1 ርዕሰ ጉዳይ ላይ እንደሚያተኩር ግልፅ ያድርጉ። ሰዎች በአንድ ርዕሰ ጉዳይ ላይ ትኩረታቸውን እንዲያጡ እና በስብሰባ ውስጥ ስለ ሌሎች የውይይት ነጥቦች መወያየት ወይም ማሰብ መጀመር ቀላል ነው።

“እኛ የምንሸፍነው ብዙ አለን ፣ ስለዚህ እንዳንጠፋ እያንዳንዱን ንጥል አንድ በአንድ እንጋፈጠው” የሚመስል ነገር ማለት ይችላሉ።

ውጤታማ ስብሰባን ያካሂዱ ደረጃ 9
ውጤታማ ስብሰባን ያካሂዱ ደረጃ 9

ደረጃ 4. በመጨረሻ ሰዎች የሚጠይቋቸውን ጥያቄዎች እንዲጽፉ ያበረታቷቸው።

በጊዜ ፍላጎት ፣ ሰዎች በስብሰባው መጨረሻ ላይ እንዲወያዩ ማንኛውንም ጥያቄ እንዲጽፉላቸው ይጠይቁ። ይህ ስብሰባዎ በጥያቄዎች እንዳይቋረጥ እና የበለጠ ውጤታማ ያደርገዋል።

ብዙ ጊዜ ፣ የሰዎች ጥያቄዎች በስብሰባው ሂደት ውስጥ መልስ ሊያገኙ ይችላሉ ፣ ስለሆነም ጥያቄዎችን መጻፍ ጊዜን ይቆጥባል እና ሰዎች በስብሰባው ላይ እንዲያተኩሩ ያደርጋቸዋል።

ውጤታማ ስብሰባን ደረጃ 10 ያሂዱ
ውጤታማ ስብሰባን ደረጃ 10 ያሂዱ

ደረጃ 5. የእርምጃ ንጥሎች ሲመጡ ይመድቡ።

በስብሰባው ውስጥ አንድ ፕሮጀክት ወይም ተግባር ሲነሳ እሱን ለማከናወን በጣም ተስማሚ ለሆነ ሰው ይስጡት። ከስብሰባው በጣም አስፈላጊ ገጽታዎች አንዱ ለተሳታፊዎች የሚከፋፈሉ የተግባር ዕቃዎች ናቸው። ያለ ክትትል ስራዎች ፣ ስብሰባው በአብዛኛው ውይይት ብቻ ነበር። ስብሰባ ውጤታማ እንዲሆን እርምጃ ሊኖር ይገባል።

ጠቃሚ ምክር

ተግባሩ እንዲጠናቀቅ ወይም በንጥሉ ላይ ለኹኔታ ሪፖርት የሚሆን ቀነ -ገደብ ያዘጋጁ። የጊዜ ገደቦች ሰዎች በድርጊት ንጥል ለመከተል የበለጠ ዝንባሌ እንዲሰማቸው ያደርጋሉ።

ውጤታማ ስብሰባን ያካሂዱ ደረጃ 11
ውጤታማ ስብሰባን ያካሂዱ ደረጃ 11

ደረጃ 6. በውይይቱ ውስጥ ሁሉንም ሰው ያካትቱ።

ብዙ ሰዎች ወደ ውስጥ ገብተዋል እና በሰዎች ፊት መናገር አያስደስታቸውም ፣ ግን ብዙውን ጊዜ ትክክለኛ እና ጠቃሚ አስተያየቶች እና መረጃዎች አሏቸው። አንድ ነገር ከእነሱ እይታ እንዴት እንደሚታይ ሰዎችን ይጠይቁ። ሰዎች እንዲወያዩ ጥልቅ ውይይት የሚያበረታቱ ጥያቄዎችን ይጠይቁ።

  • በስብሰባ ውስጥ ከሂሳብ ክፍል 1 ሰው ብቻ ካለ ፣ እንደ እንግዳ ሰው ሊሰማቸው ይችላል። አስተዋፅኦ እንዲያደርጉላቸው ፣ “ይህ ከሂሳብ አያያዝ አንፃር እንዴት ይታያል?” የሚል አንድ ነገር ይጠይቋቸው።
  • እንደ “ምን ይመስልዎታል?” ያሉ ጠፍጣፋ ጥያቄዎችን ከመጠየቅ ይልቅ። ውይይትን የሚያበረታቱ ጥልቅ ጥያቄዎችን ይጠይቁ ፣ “ለምን እንደዚህ ይመስልዎታል?” ወይም “ይህ ለምን ይመስለኛል ብለው ማስፋት ይችላሉ?”
ውጤታማ ስብሰባን ያካሂዱ ደረጃ 12
ውጤታማ ስብሰባን ያካሂዱ ደረጃ 12

ደረጃ 7. ውይይቱ ከርዕስ ሲወርድ አጀንዳውን አጥብቀው ይያዙ።

ስብሰባዎች ብዙውን ጊዜ ከርዕስ በሚወጡ ውይይቶች ብዙ ጊዜ ሊበሉ ይችላሉ። አንድ ርዕስ ወይም ውይይት ትኩረትን እያጣ መሆኑን ባዩ ቁጥር ፣ ወደ አጀንዳው ለመመለስ አጀንዳውን በመጠቀም በስብሰባው ውስጥ ይግዙ።

እንደዚህ ያለ ነገር ይናገሩ ፣ “ይመልከቱ ፣ ይህ በእውነት አስደሳች ነው ፣ ግን በስብሰባዎቹ ግቦች እና የውይይት ርዕሶች ላይ እናተኩር። ምናልባት በመጨረሻ ወይም በኋላ ስለዚህ ጉዳይ የበለጠ ልንነጋገር እንችላለን።”

ውጤታማ ስብሰባን ያካሂዱ ደረጃ 13
ውጤታማ ስብሰባን ያካሂዱ ደረጃ 13

ደረጃ 8. መጨረሻ ላይ የስብሰባውን ሊተገበሩ የሚችሉ ንጥሎችን ይድገሙ።

ስብሰባው ወደ መደምደሚያ ሲቃረብ ፣ ሁል ጊዜ በማስታወሻዎቹ ማጠቃለያ ያጠናቅቁ እና የተወያዩትን ተግባራዊ ሊሆኑ የሚችሉ ነገሮችን ያሳልፉ። ንጥል የተመደበለት ማንኛውም ሰው ምን ማድረግ እንዳለበት እና መቼ ማድረግ እንዳለበት የሚያውቅ መሆኑን ያረጋግጡ።

ተሰብሳቢዎቹ ጥያቄዎችን እንዲጠይቁ ወይም አንድን ንጥል እንዲያብራሩ ዕድል ይስጡ።

ውጤታማ ስብሰባን ያካሂዱ ደረጃ 14
ውጤታማ ስብሰባን ያካሂዱ ደረጃ 14

ደረጃ 9. ለሰዎች ድምጽ ለመስጠት ስም -አልባ የግብረ መልስ ቅጾችን ይጠቀሙ።

ስብሰባው ምን ያህል ውጤታማ እንደ ሆነ እንዲነግርዎት ቅጾችን ለእነሱ ለማቅረብ እንዳቀዱ ለተሳታፊዎች ያሳውቁ። ስም -አልባ የግብረመልስ ቅጽ ሰዎች አስተያየታቸውን እንዲናገሩ ምቾት እንዲሰማቸው ለማድረግ ጥሩ መንገድ ነው። ለትችት ቅር አይበሉ። በሚቀጥለው ስብሰባ አንድ ነገር በተሻለ ሁኔታ ሊሠራ የሚችል ከሆነ ፣ ያድርጉት!

በስብሰባዎ ላይ ችግር ካጋጠማቸው ሰዎች ሊነግሩዎት እንደሚችሉ እንዲሰማቸው ይፈልጋሉ እና ስም -አልባ በሆነ መንገድ ሊነግርዎት የሚችልበት ሁኔታ ትችት ለመስጠት በቂ ምቾት እንዲሰማቸው ሊያደርግ ይችላል።

ዘዴ 3 ከ 3 - የስብሰባ ጊዜን ማስተዳደር

ውጤታማ ስብሰባን ደረጃ 15 ያሂዱ
ውጤታማ ስብሰባን ደረጃ 15 ያሂዱ

ደረጃ 1. ስብሰባውን ለሁሉም ሰው በጣም አመቺ ጊዜ ያዘጋጁ።

ከተሳታፊዎችዎ ከፍተኛ ተሳትፎ ለማድረግ ፣ በአንድ ሰው ምሳ እረፍት ወይም ከሰዓታት በኋላ ስብሰባዎን ከማቀድ ይቆጠቡ። ሰዎች በጣም የሚያተኩሩበት እና በሚመች ሁኔታ የማይበሳጩበትን ጊዜ ይምረጡ።

ጠቃሚ ምክር

ሰዎች በፈጠራ የማሰብ ችሎታቸው ከፍተኛ በሚሆንበት ጊዜ ጠዋት ላይ የአስተሳሰብ ስብሰባዎችን መርሐግብር ያውጡ። ችግር ፈቺ ስብሰባዎች ከሰዓት በኋላ በሰዎች አዕምሮ የበለጠ ዘና በሚሉበት እና በዚያ ቀን በሚፈልጉት ተግባራት ካልተዘናጉ በኋላ ከሰዓት በኋላ በተሻለ ሁኔታ መርሐግብር ተይዞላቸዋል።

ውጤታማ የስብሰባ ደረጃን ያሂዱ 16
ውጤታማ የስብሰባ ደረጃን ያሂዱ 16

ደረጃ 2. ስብሰባውን በሰዓቱ ይጀምሩ እና ያጠናቅቁ።

ዘግይቶ ስብሰባን መጀመር ከስብሰባው መጀመሪያ ጀምሮ የክፍሉን ኃይል ሊያጠፋ ይችላል። የስብሰባዎ ተሳታፊዎች እርስዎን እንደ ምሳሌ ይመለከቱዎታል ፣ ስለሆነም በሰዓቱ በመድረስ ጥሩ ያዘጋጁ። እንዲሁም በስብሰባዎ ውስጥ ያሉ ሰዎች መቼ መቼ እንደሚጠናቀቅ እንዲያስቡ አይፈልጉም። የተወሰነ የማብቂያ ጊዜ ሰዎችን በትኩረት እና በስራ ላይ ያቆያቸዋል።

የመጨረሻው የማብቂያ ጊዜ እንዲሁ ሰዎች በፍጥነት ወደ ሥራ ይመለሳሉ።

ውጤታማ ስብሰባን ደረጃ 17 ያሂዱ
ውጤታማ ስብሰባን ደረጃ 17 ያሂዱ

ደረጃ 3. ሁሉም በስብሰባው ላይ እንዲያተኩር የሚጠበቅበትን ያዘጋጁ።

የስብሰባውን አጀንዳ ለመከተል ማቀዱን እና የሁሉንም ሰው ሙሉ ትኩረት እንደሚጠብቁ በማወጅ ስብሰባውን ይጀምሩ። በስብሰባው መጨረሻ ለጥያቄ እና ለውይይት አጀንዳ የተወሰነ ጊዜ እንደያዘ ይጠቅሱ።

  • ከስብሰባው ጋር የማይዛመዱ ማናቸውንም ላፕቶፖች እና ሰነዶች ያስቀምጡ።
  • በስብሰባው ወቅት ኢሜል ለመፈተሽ ስማርትፎን መጠቀም አንዳንድ ጊዜ ጠቃሚ ሊሆን ይችላል። ግን አስፈላጊ ካልሆኑ በስተቀር ስልኮቹን ያርቁ።
ውጤታማ ስብሰባን ደረጃ 18 ያሂዱ
ውጤታማ ስብሰባን ደረጃ 18 ያሂዱ

ደረጃ 4. በየ 10 ደቂቃዎች ከክፍሉ ጋር ይግቡ።

ስብሰባዎች አንዳንድ ጊዜ ትንሽ አድካሚ ሊሆኑ ይችላሉ ፣ እና የአንድ ሰው አማካይ ትኩረት 10 ደቂቃ ያህል ነው። ሁሉም ተሳታፊ ለመሆን ፣ ትኩረት መስጠታቸውን እና አብረው መከተላቸውን ለማረጋገጥ በክፍሉ ውስጥ ላሉት ሁሉ ይግቡ።

እንደዚህ ያሉ ነገሮችን ለመጠየቅ በየጊዜው አፍታ ይውሰዱ ፣ “ሁሉም ሰው እንዴት ነው? ጥያቄ አለ?" ያ በክፍሉ ውስጥ ያሉት ሰዎች ምን ያህል ተሳታፊ እንደሆኑ ለማየት እድል ይሰጥዎታል እንዲሁም እርስዎ እርስዎ እንደሚፈልጉ እና እንደሚያነጋግሯቸው ካወቁ ሰዎችን ያስደስታል።

የሚመከር: