አጀንዳ ለመፍጠር 3 መንገዶች

ዝርዝር ሁኔታ:

አጀንዳ ለመፍጠር 3 መንገዶች
አጀንዳ ለመፍጠር 3 መንገዶች

ቪዲዮ: አጀንዳ ለመፍጠር 3 መንገዶች

ቪዲዮ: አጀንዳ ለመፍጠር 3 መንገዶች
ቪዲዮ: የኦሜጋ 3 ስብ እጥረት ምልክቶችና ተፈጥሮአዊ መፍትሄዎች Omega 3 Deficiency Causes, Signs and Natural Treatments. 2024, መጋቢት
Anonim

አጀንዳዎች ስብሰባዎችዎ ከ ነጥብ ሀ እስከ ነጥብ ቢ በተቀላጠፈ ሁኔታ እንዲቀጥሉ ለማድረግ በጣም ቀላል መንገድ ነው ፣ ምንም እንኳን ታዋቂ እምነት ቢኖርም ፣ በጣም ረጅም ድርሰት ወይም ሰነድ መጻፍ አያስፈልግዎትም። በምትኩ ፣ በስብሰባ ውስጥ ሊያልፉዋቸው የሚፈልጓቸውን ዋና ዋና ነጥቦች አጭር መግለጫ ማዘጋጀት ይችላሉ። አንዴ አጀንዳዎን አንዴ ካዘጋጁ ፣ ትክክለኛው ስብሰባ ከመከናወኑ ከ 3 ቀናት በፊት ለሁሉም ተሳታፊዎች ይስጡት።

ደረጃዎች

ዘዴ 3 ከ 3 - አጀንዳውን መግለፅ

ደረጃ 1 አጀንዳ ይፍጠሩ
ደረጃ 1 አጀንዳ ይፍጠሩ

ደረጃ 1. ለአጀንዳዎ የሚጠቀሙበት አብነት በመስመር ላይ ይፈልጉ።

በአጀንዳዎ ውስጥ ሁሉንም አስፈላጊ መረጃዎች በብቃት ለማጋራት የሚረዳዎትን ቀላል አብነት ይፈልጉ። ለራስዎ ሰነድ እንደ የጀርባ አጥንት አድርገው እንዲጠቀሙበት ይህንን አብነት ያውርዱ ወይም ያመልክቱ።

ብዙ ድር ጣቢያዎች እንደ Adobe Spark እና SmartSheet ያሉ የነፃ አጀንዳ አብነቶችን ይሰጣሉ። ሌሎች ፕሮግራሞች እንዲሁ እንደ ማይክሮሶፍት ኦፊስ ያሉ የአጀንዳ አብነቶችን ይሰጣሉ።

ደረጃ 2 አጀንዳ ይፍጠሩ
ደረጃ 2 አጀንዳ ይፍጠሩ

ደረጃ 2. ከስብሰባው ቢያንስ ከ 3 ቀናት በፊት አጀንዳዎን ይፍጠሩ።

ሁሉም ተሰብሳቢዎች ስብሰባው ምን እንደሚሆን ለመገምገም ብዙ ጊዜ እንዲኖራቸው ከስብሰባው በፊት ብዙ ቀናት ጊዜን ይመድቡ። አጀንዳ እነዚህ ተሰብሳቢዎች ማንኛውንም አስፈላጊ ቁሳቁሶችን እንዲያዘጋጁ ይረዳቸዋል ፣ እናም ስለ ስብሰባው ራሱ ጥያቄዎችን ወይም ስጋቶችን እንዲያነሱ ጊዜ ይሰጣቸዋል።

ለምሳሌ ፣ ስብሰባው ረቡዕ እንዲካሄድ ከተወሰነ ፣ አጀንዳው እሁድ እንዲላክ ይፈልጋሉ።

ደረጃ 3 አጀንዳ ይፍጠሩ
ደረጃ 3 አጀንዳ ይፍጠሩ

ደረጃ 3. ስብሰባው በአጀንዳው ላይ መቼ እና የት እንደሚካሄድ ይወስኑ።

ምናባዊ ስብሰባ ካደረጉ ስብሰባው የሚካሄድበትን ሕንፃ እና ክፍል ወይም የመስመር ላይ ክፍል ኮድ ይግለጹ። ሁሉም ተሰብሳቢዎች በሰዓቱ መድረስ እንዲችሉ የስብሰባውን ቀን እና ሰዓት በግልጽ ይግለጹ።

  • ይህ መረጃ በገጹ አናት ላይ ወደ አንድ ቦታ መሄድ አለበት።
  • ለምሳሌ ፣ የስብሰባው ቀን ኤፕሪል 30 በ 7 30 PM ላይ መጻፍ ይችላሉ።
ደረጃ 4 አጀንዳ ይፍጠሩ
ደረጃ 4 አጀንዳ ይፍጠሩ

ደረጃ 4. ለስብሰባው የመነሻ እና የማብቂያ ጊዜ ይምረጡ።

ተሰብሳቢዎቹ ምን እንደሚጠብቁ እንዲያውቁ ስብሰባው ለምን ያህል ጊዜ እንደሚሆን ይዘርዝሩ። ስብሰባውን በተቻለ መጠን አጭር ለማድረግ ያቅዱ ፣ ስለዚህ የሌላ ሰው ጊዜን በጣም ብዙ አይወስዱም። እንደ አጠቃላይ መመሪያ ፣ ስብሰባዎችዎን ከ 20 እስከ 30 ደቂቃዎች ያህል ለማቆየት ዓላማ ያድርጉ።

አንዳንድ ስብሰባዎች ከሌሎቹ የበለጠ ጊዜ ይወስዳሉ ፣ ይህ ፍጹም የተለመደ ነው። ስብሰባው ለምን ያህል ጊዜ እንደሚቆይ ሐቀኛ ይሁኑ።

ደረጃ 5 አጀንዳ ይፍጠሩ
ደረጃ 5 አጀንዳ ይፍጠሩ

ደረጃ 5. የስብሰባዎን መሰረታዊ ግቦች እና ዓላማዎች ይዘርዝሩ።

የስብሰባዎን የቦይለር ሰሌዳ ዓላማ ያጥቡ። ስለ መጪ ክስተቶች እየተወያዩ ፣ በጀት እየገመገሙ ወይም የአዕምሮ ማሰባሰብ ክፍለ ጊዜን እያካሄዱ ነው? እርስዎ ለመሸፈን የሚፈልጓቸውን መሠረታዊ ነጥቦች ከተረዱ አጀንዳዎን ለማደራጀት ቀላል ጊዜ ይኖርዎታል።

ለምሳሌ ፣ የአስተሳሰብ ማሰባሰብ ስብሰባ ከተሳታፊዎች ሀሳቦችን በማመንጨት ላይ የበለጠ ጊዜን ሊወስድ ይችላል ፣ በግምገማ ላይ የተመሠረተ ስብሰባ ደግሞ ወሳኝ በሆኑ ውሳኔዎች ላይ የበለጠ ሊያተኩር ይችላል።

ዘዴ 2 ከ 3 - ነጥቦችዎን በግልጽ ማሳወቅ

ደረጃ 6 አጀንዳ ይፍጠሩ
ደረጃ 6 አጀንዳ ይፍጠሩ

ደረጃ 1. አጀንዳዎን በ 5 ርዕሶች ይገድቡ።

ምንም እንኳን ዝርዝሩ በጣም ረጅም ሆኖ ቢያበቃም በስብሰባው ላይ ለመናገር የሚፈልጉትን ሁሉ ዝርዝር ይፃፉ። ሀሳቦችዎን ከጻፉ በኋላ ፣ ለስብሰባው አስፈላጊ ያልሆኑ ማናቸውንም ነጥቦች ይሻገሩ። ይልቁንስ በእውነቱ መወያየት ወይም መጠቀስ የሚያስፈልጋቸውን 5 በጣም አስፈላጊ ርዕሶችን ይምረጡ።

ይበልጥ ከባድ እና ጊዜን በሚነኩ ነጥቦች ላይ ያተኩሩ። ለምሳሌ ፣ ስብሰባው በጀት ማመጣጠን ከሆነ ፣ ገንዘብን ለመቀነስ ውይይቶች ላይ ማተኮር ይፈልጋሉ።

ደረጃ 7 አጀንዳ ይፍጠሩ
ደረጃ 7 አጀንዳ ይፍጠሩ

ደረጃ 2. በስብሰባው ላይ ለሁሉም የሚመለከታቸው የንግግር ነጥቦችን ይምረጡ።

የስብሰባውን ይዘት ለተሳታፊዎች ዝርዝር ያብጁ። በሐሳብ ደረጃ ፣ አጠቃላይ አጀንዳዎ በስብሰባው ላይ ለሚገኝ እያንዳንዱ ሰው ተገቢ መሆን አለበት። በአጀንዳው ላይ አንድ ነጥብ በስልክ ጥሪ ወይም በኢሜል ውስጥ ሊፈታ የሚችል ከሆነ በአጀንዳው ውስጥ ማምጣት አያስፈልግዎትም።

ለምሳሌ ፣ ለግለሰብ ተቆጣጣሪ ወይም ለሥራ ባልደረባዎ ጥያቄ ካለዎት ያንን ጥያቄ በአጀንዳው ላይ አያስቀምጡም።

ደረጃ 8 አጀንዳ ይፍጠሩ
ደረጃ 8 አጀንዳ ይፍጠሩ

ደረጃ 3. እያንዳንዱን ርዕስ እንደ ክፍት ጥያቄ ያቅርቡ።

እያንዳንዱን የመነጋገሪያ ነጥብ ከሌሎች የስብሰባው አባላት ጋር ለመወያየት ወደ ቀላል ጥያቄ ይለውጡ። አዎ ወይም አይ መልሶች ብቻ ሳይሆኑ ክፍት እና አሳቢ የሆኑ ጥያቄዎችን ይፍጠሩ። የስብሰባዎ ውይይት በተቻለ መጠን ውጤታማ እንዲሆን እነዚህን ጥያቄዎች በተቻለ መጠን አሳታፊ ለማድረግ ይሞክሩ።

ለምሳሌ ፣ “የምግብ ውይይት” እንደ አጀንዳ ርዕስ ከማድረግ ይልቅ ፣ “በሚቀጥለው ዝግጅታችን ላይ መስተንግዶውን ማን ያስተናግድ?” ያለ ነገር ይፃፉ።

ደረጃ 9 አጀንዳ ይፍጠሩ
ደረጃ 9 አጀንዳ ይፍጠሩ

ደረጃ 4. በአጀንዳዎ ላይ የመጀመሪያውን ንጥል ክፍት በሆነ ሁኔታ ይተዉት።

በስብሰባው አጀንዳ ወይም አደረጃጀት ላይ የሚያሳስቧቸውን ማናቸውንም ስጋቶች ለመፍታት ሌሎች የስብሰባው አባላት ጊዜ ይስጡ። ይህ የመጀመሪያ ነጥብ በስብሰባው ወሰን ውስጥ ብዙ ጊዜ አይወስድም ፣ ግን ተሳታፊዎች ስለ አጀንዳው እራሳቸው ሀሳባቸውን እና አስተያየታቸውን እንዲናገሩ እድል ይሰጣቸዋል።

በአጠቃላይ ፣ በስብሰባው መጀመሪያ ላይ አጀንዳውን ለማለፍ ከ 2 ደቂቃዎች በላይ መውሰድ የለበትም።

ደረጃ 10 አጀንዳ ይፍጠሩ
ደረጃ 10 አጀንዳ ይፍጠሩ

ደረጃ 5. የተወሰኑ ርዕሶችን ለሌሎች ሰዎች ውክልና ይስጡ።

እያንዳንዱን የስብሰባውን ገጽታ በራስዎ ማካሄድ እንዳለብዎ አይሰማዎት። ይልቁንም በስብሰባው የተለያዩ ክፍሎች ወቅት አመራሩን ለተለያዩ የሥራ ባልደረቦች እና የበላይ ኃላፊዎች ለማስተላለፍ አጀንዳውን ይጠቀሙ። እያንዳንዱን የአጀንዳ ርዕስ ማን እንደሚመራ ይግለጹ ፣ ስለዚህ የስብሰባው ተሳታፊዎች የማን ኃላፊነት እንደሆነ ማን ይረዱ።

በአጀንዳው ላይ ከእያንዳንዱ ነጥብ በታች ያለውን “ዓላማ” እና “መሪ” ልብ ማለት ይችላሉ። ለምሳሌ ፣ “ውሳኔ” እንደ ስብሰባ ዓላማ ፣ እንዲሁም የስብሰባውን ክፍል የሚመራው ማን እንደሆነ መዘርዘር ይችላሉ።

ደረጃ 11 አጀንዳ ይፍጠሩ
ደረጃ 11 አጀንዳ ይፍጠሩ

ደረጃ 6. በስብሰባዎ መጨረሻ ላይ ፕላስ/ዴልታ ይያዙ።

ስብሰባው እንዴት እንደ ሆነ ለመገምገም በአጀንዳው መጨረሻ ላይ ጊዜ ይመድቡ። ይህ እጅግ በጣም ጥልቅ መሆን የለበትም-በአጀንዳው ግርጌ ላይ ስለ ስብሰባው የአስተያየት ጥቆማዎችን እና ግብረመልስን የሚጠይቅ አጠቃላይ ጥያቄ ማቅረብ ብቻ ነው። በአንዳንድ አጀንዳዎች ላይ ይህ “ፕላስ/ዴልታ” ተብሎ ተሰይሟል።

ለምሳሌ ፣ “የዚህ ስብሰባ አንዳንድ ጠንካራ ነጥቦች ምን ነበሩ?” የሚል አንድ ነገር መጻፍ ይችላሉ። ወይም “በሚቀጥሉት ስብሰባዎች ወቅት እንዴት ማሻሻል እንችላለን?”

ደረጃ 12 አጀንዳ ይፍጠሩ
ደረጃ 12 አጀንዳ ይፍጠሩ

ደረጃ 7. ማንኛውንም ሌላ አስፈላጊ መረጃ በአጀንዳው ወረቀት ላይ ያክሉ።

በአጀንዳዎ ላይ ከእያንዳንዱ ርዕስ ቀጥሎ የ “ዝግጅት” ክፍልን ይፍጠሩ። የስብሰባው ተሳታፊዎች ስብሰባው ከመጀመሩ በፊት ማድረግ ያለባቸውን ማንኛውንም ምርምር ወይም ሌላ “የቤት ሥራ” ይዘርዝሩ። ይህ ክፍል ተሰብሳቢዎቹ የተወሰኑ ወረቀቶችን ወይም ማስታወሻዎችን እንዲያነቡ ፣ ወይም ቀደም ሲል የስብሰባ ማስታወሻዎችን እንዲመለከቱ ሊያስታውሳቸው ይችላል።

  • ለምሳሌ ፣ “እባክዎን ስለ መጪው የገንዘብ ማሰባሰቢያ በተመለከተ የላክሁትን ኢሜል ያንብቡ” የሚል አንድ ነገር መጻፍ ይችላሉ።
  • ሁሉም የስብሰባ አጀንዳ ገጽታዎች መዘጋጀት አያስፈልጋቸውም።

ዘዴ 3 ከ 3 - አጀንዳውን ማጠናቀቅ

ደረጃ 13 አጀንዳ ይፍጠሩ
ደረጃ 13 አጀንዳ ይፍጠሩ

ደረጃ 1. ለእያንዳንዱ ርዕስ የጊዜ ገደቦችን መድብ።

በአጀንዳዎ ላይ በእያንዳንዱ የንግግር ነጥብ የተወሰነ የጊዜ ግምት ያካትቱ። በትክክለኛው የጊዜ ሰሌዳ ላይ ካልተጣበቁ ደህና ነው-በጣም አስፈላጊው ነገር ተሰብሳቢዎቹ አንድ ነገር ምን ያህል ረጅም ወይም አጭር መውሰድ እንዳለበት ሀሳብ አላቸው። ይህ በስብሰባው ውስጥ ይበልጥ አስፈላጊ ለሆኑ የመነጋገሪያ ነጥቦች ቅድሚያ እንዲሰጡ ይረዳዎታል።

ለምሳሌ ፣ አጀንዳውን መገምገም 2 ደቂቃዎችን ብቻ ይወስዳል ፣ ትልልቅ ውሳኔዎች ደግሞ 50 ደቂቃዎች ያስፈልጉ ይሆናል።

ደረጃ 14 አጀንዳ ይፍጠሩ
ደረጃ 14 አጀንዳ ይፍጠሩ

ደረጃ 2. እያንዳንዱን አጀንዳ ርዕስ በሚቆጣጠሩ ቁርጥራጮች ይከፋፍሉት።

ከእያንዳንዱ የመነጋገሪያ ነጥብ ቀጥሎ አንድ አጭር ፣ ነጥበ ምልክት ያለው ዝርዝር ይፃፉ ፣ ስብሰባው እንዴት እንደሚካሄድ ተሰብሳቢዎቹን ይራመዱ። እያንዳንዱን ተግባር የጊዜ ግምት በመስጠት ተግባሩን ወደ ንክሻ መጠን ባላቸው ቁርጥራጮች ይከፋፍሉ። ይህ ስብሰባው የበለጠ የመተዳደር ስሜት እንዲሰማው ይረዳል ፣ እናም የተሰብሳቢዎችን አእምሮ ለማረጋጋት ይረዳል።

ለምሳሌ ፣ አንድን የተወሰነ ጉዳይ ለይቶ ለማወቅ እና ለመሰየም 5 ደቂቃዎችን ማውጣት ይችላሉ ፣ ከዚያ ሊሆኑ የሚችሉ መፍትሄዎችን ለማሰብ 10 ደቂቃዎችን ይውሰዱ። ከዚህ በኋላ ፣ ከሁሉ የተሻለው መፍትሔ ምን እንደሆነ ለመወሰን 10 ተጨማሪ ደቂቃዎችን መውሰድ ይችላሉ።

ደረጃ 15 አጀንዳ ይፍጠሩ
ደረጃ 15 አጀንዳ ይፍጠሩ

ደረጃ 3. ከስብሰባው 3 ቀናት በፊት ለሥራ ባልደረቦችዎ የአጀንዳውን ቅጂ ይስጡ።

ለስብሰባው ተሳታፊዎች አጀንዳውን በኢሜል ይላኩ ወይም አካላዊ ቅጂ ያቅርቡ። አስፈላጊ ከሆነ ሀሳቦችን እንዲያቀርቡ እያንዳንዱ ሰው ከስብሰባው በፊት አጀንዳውን ለመገምገም 3 ቀናት እንዳለው ያረጋግጡ።

ደረጃ 16 አጀንዳ ይፍጠሩ
ደረጃ 16 አጀንዳ ይፍጠሩ

ደረጃ 4. ለተወሰኑ የስብሰባው ክፍሎች የሚያስፈልጉዎትን ቁሳቁሶች ይሰብስቡ።

በአጀንዳዎ ላይ በፍጥነት ይመልከቱ እና በስብሰባው ወቅት ምን ሰነዶች እና ሌሎች ወረቀቶች ሊኖሯቸው እንደሚገባ ይመልከቱ። እነዚህን ሰነዶች አስቀድመው ያትሙ እና ያስቀምጡ ፣ ስለዚህ ስብሰባው ከመጀመሩ በፊት ተደራጅተው ለመሄድ ዝግጁ ይሆናሉ።

ለምሳሌ ፣ 1 የአጀንዳው ክፍል ፣ ተሳታፊዎች አንድ የተወሰነ ማስታወሻ እንዲያነቡ የሚፈልግ ከሆነ ፣ ያንን ማስታወሻ ቅጂ ማተምዎን እና ወደ ስብሰባው ይዘው መምጣትዎን ያረጋግጡ።

ጠቃሚ ምክሮች

  • እርስዎ በሚያደርጉት አጀንዳ ላይ ግብረመልስዎን ለሥራ ባልደረቦችዎ ይጠይቁ።
  • አጀንዳዎን ለመንደፍ የሚያግዙ ነፃ አብነቶችን በመስመር ላይ ይመልከቱ።

የሚመከር: