የኮርፖሬት ደቂቃዎች ብዙውን ጊዜ በሕግ ይጠየቃሉ። ብዙ ግዛቶች ኮርፖሬሽኖችን እና ሌሎች የንግድ ድርጅቶችን የባለአክሲዮናቸውን ወይም የዳይሬክተሩን ስብሰባዎች ደቂቃዎች እንዲይዙ ይፈልጋሉ። በተወሰኑ ክሶች ውስጥ በተለይም ዳይሬክተሮች ለንግድ ሥራ ውሳኔዎቻቸው በሚከሰሱበት ጊዜ የኮርፖሬት ደቂቃዎች እንዲሁ ቁልፍ ሊሆኑ ይችላሉ። ደቂቃዎችን በትክክል ለመፃፍ በስብሰባው ወቅት ዝርዝር ማስታወሻዎችን መውሰድ ያስፈልግዎታል። ከዚያ ፣ ደቂቃዎቹን ለማርቀቅ በተቻለ ፍጥነት መቀመጥ አለብዎት። ደቂቃዎቹ የመጨረሻ ከመሆናቸው በፊት የዳይሬክተሮች ቦርድ ምናልባት ማጽደቅ ይኖርባቸዋል።
ደረጃዎች
ክፍል 1 ከ 3 - በስብሰባው ወቅት ማስታወሻዎችን መውሰድ
ደረጃ 1. ስለ ስብሰባው ዝርዝሮችን ልብ ይበሉ።
ወደ ስብሰባው ከመሄድዎ በፊት ስለ ስብሰባው አስፈላጊ ዝርዝሮችን መፃፍ ይችላሉ ፣ ይህም በተተየቡት ደቂቃዎችዎ ውስጥ ማካተት አለብዎት። የሚከተሉትን ልብ ይበሉ
- የኩባንያዎ ሙሉ ስም
- የስብሰባው ቀን እና ሰዓት
- የስብሰባው ቦታ
ደረጃ 2. ማን እንደሚሳተፍ ጻፉ።
በስብሰባው ላይ የሚሳተፉ ሰዎች ሙሉ ዝርዝር ያስፈልግዎታል። እንዲሁም የቀሩትን እነዚያ አባላትን ይፃፉ። የተጋበዙትን ማንኛውንም እንግዶች ወይም አማካሪዎችን ያካትቱ።
- ዘግይተው የሚመጡትን ወይም አንድ ሰው ስብሰባውን ቀደም ብሎ የሚወጣበትን ጊዜ ልብ ይበሉ።
- እንዲሁም ስብሰባውን የሚመራው እና ምልአተ ጉባኤው የተገኘ መሆኑን ይፃፉ።
ደረጃ 3. የስብሰባውን ዓላማ ይመዝግቡ።
ስብሰባ የሚያደርጉበት ብዙ ምክንያቶች አሉ። አንዳንድ በጣም የተለመዱ ምክንያቶች የሚከተሉት ናቸው
- ለዳይሬክተሮች እና ለባለአክሲዮኖች ዓመታዊ ስብሰባ
- የሠራተኛ ቅጥርን ለመወሰን ስብሰባ
- ካሳ ለመወያየት ስብሰባ
- የአዳዲስ መኮንኖች ማስታወቂያ
- የአክሲዮን ጉዳይ
- እንደ አዲስ ባንክ ወይም የብድር መስመር ያሉ የፋይናንስ እንቅስቃሴ ውይይት
ደረጃ 4. የቀደሙት ደቂቃዎች ተቀባይነት አግኝተው መሆን አለመሆኑን ልብ ይበሉ።
በአጠቃላይ ፣ በአጀንዳው ውስጥ የመጀመሪያው ንጥል ከቀዳሚው ስብሰባ ደቂቃዎች መቀበል ነው። አስቀድመው ለሁሉም ማሰራጨት ነበረባቸው። ድምጹን ይፃፉ።
አንድ ሰው ደቂቃዎቹን የሚቃወም ከሆነ ውይይት ሊካሄድ ይችላል። ክለሳዎችን ማድረግ ከፈለጉ ፣ ከዚያ ምን መለወጥ እንዳለብዎ ልብ ይበሉ።
ደረጃ 5. በአጀንዳ ነጥቦች ላይ የውይይት ማስታወሻዎችን ይያዙ።
የኮርፖሬት ደቂቃዎችም በእያንዳንዱ አጀንዳ ንጥል ላይ የውይይቱን ማጠቃለያ መያዝ አለባቸው። ሰዎች የሚናገሩትን ሲጽፉ ቃላትዎን በጥንቃቄ መምረጥ አለብዎት። ትክክለኛ መሆን ይፈልጋሉ ፣ ስለሆነም በጥንቃቄ ያዳምጡ።
- የቃላት-ለ-ቃል ግልባጭን ለማውረድ ከመሞከር ይቆጠቡ። ለምሳሌ ፣ አንድ ሰው የታቀደው ፖሊሲ ለንግዱ የተሳሳተ ነው ብሎ ለአምስት ደቂቃዎች ሊከራከር ይችላል። በፖሊሲው አለመስማማታቸውን እና ምክንያቱን በአጭሩ ለመለየት በቂ ነው።
- ተሰብሳቢዎቹ ምን ሰነዶችን እንደሚመለከቱ ልብ ይበሉ። የሰነዱን ስም እና ቀኑን ይፃፉ። እንዲሁም ከደቂቃዎች ጋር ለማያያዝ የሰነዱ ቅጂ ሊኖርዎት ይገባል።
ደረጃ 6. ድምጽን በንጥሎች ላይ ይመዝግቡ።
ስብሰባው በአጀንዳ ዕቃዎች ላይ ድምጽ መስጠትን የሚያካትት ከሆነ ፣ ከዚያ ደቂቃዎች ድምፁን ማንፀባረቅ አለባቸው። እንዲሁም ድምጸ ተአቅቦዎችን (ድምጽ ለመስጠት ፈቃደኛ ያልሆኑ ሰዎችን) ልብ ይበሉ።
- በአጠቃላይ ፣ አብዛኛዎቹ የውሳኔ ሃሳቦች በአንድ ድምፅ ይወሰዳሉ። ሆኖም ፣ ማንኛውንም የተቃዋሚዎችን ስም ልብ ማለት አለብዎት።
- ለምሳሌ ፣ የሚከተለውን መጻፍ ይችላሉ- “ውሳኔ ተቀባይነት አግኝቷል። የተለየ: ጆንስ። መታገድ - ማትርስ ፣ ጆንሰን።
ደረጃ 7. መዘግየቱን ይመዝግቡ።
ስብሰባውን የሚመራው ሰው ያዘገየበትን ጊዜ ይፃፉ። ቀጣዩ ስብሰባ በሚካሄድበት ጊዜ አባላት ከተወያዩ ያንን መረጃም ልብ ይበሉ።
ለምሳሌ ፣ “የሚቀጥለው ስብሰባ ለሐምሌ 1 ቀን 2016 ፣ ጊዜ እና ቦታ ተወስኗል ተብሎ መፃፍ ይችላሉ። ስብሰባው ከምሽቱ 6:16 ተዘግቷል።”
ክፍል 2 ከ 3 - ደቂቃዎችዎን መተየብ
ደረጃ 1. በተቻለ ፍጥነት ደቂቃዎቹን ይተይቡ።
በስብሰባው ላይ ተቀምጠው ሳለ በእጅ የተጻፉ ማስታወሻዎችን ወስደው ይሆናል። ማስታወሻዎችዎን ቢተይቡም ፣ የተቆራረጡ ዓረፍተ ነገሮችን ብቻ ይይዙ ይሆናል። በተቻለ ፍጥነት ቁጭ ይበሉ እና የበለጠ የተሟላ ደቂቃዎችን ይተይቡ።
- መደበኛውን ሰዋሰው እና ሙሉ ዓረፍተ ነገሮችን መጠቀምን ያስታውሱ። ለምሳሌ “አቶ. ስሚዝ አዲሱን የብድር መስመር ተቃውሟል”ተቀባይነት አለው። “ስሚዝ በብድር የለም” አይደለም።
- በመስመር ላይ የሚገኙ የኮርፖሬት ስብሰባ አብነቶች አሉ። ደቂቃዎችዎን እንዴት እንደሚያደራጁ ለማወቅ እርዳታ ከፈለጉ እነሱን ለመመልከት ይፈልጉ ይሆናል።
ደረጃ 2. ስብሰባው የተካሄደበትን ጊዜ መለየት።
በገጽዎ አናት ላይ የት ፣ መቼ ፣ እና ማን ተገኝቶ ወይም አለመገኘቱን ያካትቱ። እንዲሁም ማንኛውንም እንግዶች እና ለስብሰባው ደቂቃዎች የጻፉትን ልብ ይበሉ።
ለምሳሌ ፣ መጻፍ ይችላሉ - “ጥር 22 ቀን 2017 በ 1245 ኮርፖሬት ጎዳና ላይ የተካሄደው የኢቢሲ ኩባንያ የዳይሬክተሮች ቦርድ መደበኛ ስብሰባ ደቂቃዎች። የሚከተሉት ዳይሬክተሮች ተገኝተዋል -አብራምስ ፣ ጆንስ ፣ ስሚዝ ፣ ካልቨር ፣ ቦኖ። የሚከተሉት ዳይሬክተሮች አልነበሩም - ክሊንተን። የሚከተሉት እንግዶች ተገኝተዋል -ሚካኤል ማቲዎስ ፣ ሲ.ፒ. ደቂቃዎች በጄ አለን ተመዝግበዋል።”
ደረጃ 3. ስብሰባው ለማዘዝ ሲጠራ ልብ ይበሉ።
ግዛቱ ስብሰባውን ለማዘዝ የጠራ እና የምልአተ ጉባኤ መኖር መኖሩን አምኗል። እንዲሁም ሰዓቱን ይግለጹ።
ለምሳሌ ፣ “ሊቀመንበር አብራም ስብሰባውን ጠርቶ ከምሽቱ 6 15 ሰዓት ላይ ምልአተ ጉባኤ መገኘቱን ጠቅሷል። የተገኙትን እንግዶች አስተዋውቋል።”
ደረጃ 4. የቀደሙት ደቂቃዎች ተቀባይነት አግኝተው እንደሆነ ይናገሩ።
ለምሳሌ ፣ “እንቅስቃሴ በተደረገበት ፣ በተደገፈበት እና በተሸከመበት ጊዜ ቦርዱ ቀደም ሲል የተሰራጨውን ደቂቃዎች [የማስገባት ቀን] ቀን አፀደቀ” ብለው መጻፍ ይችላሉ።
ደረጃ 5. የተሰጡትን ሪፖርቶች ወይም አቀራረቦች ሁሉ ልብ ይበሉ።
አንዳንድ ሪፖርቶች በእያንዳንዱ ስብሰባ ላይ ይሰጣሉ። ሆኖም ፣ እርስዎም ከአጀንዳ ንጥል ጋር የተገናኘ ልዩ አቀራረብ ሊኖርዎት ይችላል። የሚከተሉትን ይለዩ
- ማቅረቢያውን ወይም ሪፖርቱን የሰጠው ማን ነው። እንዲሁም ርዕሳቸውን ይለዩ። አንዳንድ የዝግጅት አቀራረቦች በእንግዶች ይሰጣሉ ፣ እና ደቂቃዎቹ ማንነታቸውን ሙሉ በሙሉ ማንፀባረቅ አለባቸው።
- የዝግጅት አቀራረብ ወይም ሪፖርቱ ስለ ምን ነበር።
- አቅራቢው ለተጠየቁት ጥያቄዎች ምላሽ የሰጠ ይሁን።
- በቦርዱ ጉዲፈቻ ሪፖርት ከቀረበ ፣ ውይይት መደረጉን እና ተቀባይነት ማግኘቱን ልብ ይበሉ። ለምሳሌ ፣ “በጉዳዮቹ ላይ አጭር ውይይት ከተደረገ በኋላ የፋይናንስ ሪፖርቱን ለመቀበል ጥያቄ ቀርቦ ነበር ፣ እሱም ተደግፎ ተላለፈ።”
ደረጃ 6. የአጀንዳ ንጥሎችን ውይይት ማጠቃለል።
ቦርዱ ውሳኔን ለመቀበል ወይም በሌላ በሌላ አጀንዳ ላይ እርምጃ ለመውሰድ ወስኖ ሊሆን ይችላል። የአባላትን ውይይት ማጠቃለል አለብዎት። እንዲሁም በእያንዳንዱ ንጥል ላይ ያለውን ድምጽ ልብ ይበሉ።
- ቀለል ያለ ቋንቋ ይጠቀሙ። ደቂቃዎቹን የሚያጨናግፉ አላስፈላጊ ቃላትን እና ቅፅሎችን ያስወግዱ። ለምሳሌ “አቶ. ስሚዝ በወ / ሮ ጆንስ አልተስማማም”ከሚለው“ሚስተር”ይመረጣል። ስሚዝ ከወ / ሮ ጆንስ ጋር በጥብቅ አልተስማማም።
- ተሰብሳቢዎቹ የሚገመገሙባቸውን ሰነዶች በትክክል ይለዩ። ለምሳሌ ፣ “ቦርዱ በፍላጎት ፖሊሲ ግጭት ውስጥ የታቀዱትን ተጨማሪዎች አጽድቋል” ግልፅ አይደለም። ይልቁንም ሰነዱን ይለዩ - “ቦርዱ ሰኔ 1 ቀን 2016 የተጻፈውን‘የግጭት ሪፖርት ማከልን’ሀሳብ በሙሉ ከስብሰባው በፊት ተሰራጭቷል።
ደረጃ 7. አስፈላጊ በሆኑ አጀንዳዎች ላይ የተሟሉ ማስታወሻዎችን ያቅርቡ።
አንዳንድ የድርጅት አጀንዳዎች ከሌሎቹ የበለጠ አስፈላጊ ናቸው። እነሱ አስፈላጊ ናቸው ምክንያቱም የወደፊቱ የፍርድ ሂደቶች ከቦርዱ ውሳኔ ሊነሱ ይችላሉ። ጠበቆች እና ዳኞች ደቂቃዎችዎን ቦርዱ እንዴት እንደሠራ ትክክለኛ ምስል አድርገው ይቆጥሩታል። ሰሌዳውን ለመጠበቅ ፣ የበለጠ ዝርዝር ማቅረብ አለብዎት።
- ውህደት እና ግዢዎች ፣ የአክሲዮን ግዢዎች እና ሌሎች ጉልህ ውሳኔዎች የበለጠ ዝርዝር ይጠይቃሉ። ዳይሬክተሮች የንግድ ፍርዳቸውን በአግባቡ ባለመፈጸማቸው ሊከሰሱ ይችላሉ።
- በእነዚህ አካባቢዎች ውሳኔ ከማድረጉ በፊት የቦርድ አባላት ብዙውን ጊዜ ከባለሙያዎች ጋር መማከር ወይም ሪፖርቶችን/ጥናቶችን መገምገም አለባቸው። የእርስዎ ደቂቃዎች የባለሙያ አቀራረብ እንደተደረገ ወይም ከስብሰባው በፊት ለቦርድ አባላት ጥናቶችን ወይም ሪፖርቶችን ያሰራጩ መሆን አለባቸው።
- በተጨማሪም በቂ ጊዜ ለውይይት መሰጠቱን እና ቦርዱ እንደ ንግድ ሥራ ዓይነት መሥራቱን ልብ ማለት አለብዎት።
- ቦርዱ ከታቀደው የድርጊት አካሄድ ጋር ስለ ተለዋጭ አማራጮች መወያየቱን ልብ ይበሉ። ቦርዱ ለምን አማራጭ የድርጊት አካሄድን ውድቅ አደረገ ወይም ተቀበለ።
ደረጃ 8. ቀሪ መረጃን ያክሉ።
በስብሰባው ላይ በተከሰቱበት ቅደም ተከተል ቅደም ተከተል መሠረት በሚከተለው ጊዜ የሚከተለውን ልብ ይበሉ።
- ማስታወቂያዎች። ሊቀመንበሩ ወይም ሌሎች አባላት ስለ መጪ ስብሰባዎች ወይም ሌሎች ጉዳዮች ማስታወቂያዎችን ሰጥተው ሊሆን ይችላል።
- የሥራ አስፈፃሚ ክፍለ ጊዜ። ሠራተኞች እና እንግዶች ከሄዱ በኋላ ቦርዱ ወደ ሥራ አስፈፃሚ ስብሰባ መግባቱን ይግለጹ።
- ለሌላ ጊዜ ማስተላለፍ። ለምሳሌ ፣ “ተጨማሪ ንግድ ባለመኖሩ ፣ ስብሰባው ከምሽቱ 7:55 ላይ ተዘግቷል” ብለው መጻፍ ይችላሉ።
ደረጃ 9. ረቂቅ ደቂቃዎችዎን ያሰራጩ።
ረቂቅዎ መገምገም አለበት። የኮርፖሬሽኑን ፖሊሲ ይከተሉ። ለምሳሌ ፣ ረቂቅዎን ለጠቅላይ አማካሪው ወይም ለዋናው የፋይናንስ ኦፊሰር ማሳየት ይኖርብዎታል። እነሱ አስተያየቶችን ሊሰጡ ይችላሉ ፣ እርስዎ ማካተት ያለብዎት።
- ከዚያ ረቂቁን ለሰፊው የአስተዳደር ቡድን ማሰራጨት ያስፈልግዎት ይሆናል ፣ ይህም አስተያየቶችም ሊኖሩት ይችላል።
- በመጨረሻ ለሚቀጥሉት ስብሰባዎች ደቂቃዎች ላይ ድምጽ ስለሚሰጡ ደቂቃዎቹን ወደ ሙሉ ቦርድ ያሰራጫሉ።
ደረጃ 10. በመጨረሻዎቹ ደቂቃዎች ላይ ለውጦችን ከማድረግ ይቆጠቡ።
በቦርዱ ከፀደቀ በኋላ ደቂቃዎች የመጨረሻ ናቸው። በእነሱ ላይ ለውጦችን ከማድረግ መቆጠብ አለብዎት። አንዳንድ ባለሙያዎች የፊደል ስህተቶችን ማስተካከልን የመሳሰሉ ጥቃቅን አርትዖቶችን ማድረግ እንደሚችሉ ይጠቁማሉ። ሆኖም ፣ አንድ ሰው የተፃፈውን እንዳይረዳ እስካልከለከሉ ድረስ በእውነቱ የትየባ ስህተቶችን እና ሌሎች ጥቃቅን ስህተቶችን ማረም አያስፈልግም።
ማንኛውንም ተጨባጭ ነገር በጭራሽ መለወጥ የለብዎትም። የቦርድ አባል በተፈቀዱ ደቂቃዎች ላይ ለውጥ ማድረግ ከፈለገ ለቦርድ ሰብሳቢው ይንገሩ።
ደረጃ 11. የጸደቁትን ደቂቃዎችዎን ያከማቹ።
የኮርፖሬት ደቂቃዎችዎን ከስቴትዎ ጋር ማስገባት የለብዎትም። ሆኖም ፣ ምናልባት እንደ የእርስዎ መተዳደሪያ ደንብ እና የማካተት መጣጥፎች ካሉ ሌሎች የድርጅት መዛግብቶችዎ ጋር ማከማቸት አለብዎት። በውስጥ ፖሊሲዎችዎ መሠረት ደቂቃዎቹን ቢያንስ ለሰባት ዓመታት ወይም ምናልባትም ላልተወሰነ ጊዜ ያቆዩ።
- ደቂቃዎችዎ አንድ ሰነድ በማጣቀሻ ውስጥ ካካተቱ ሰነዱን ያያይዙ።
- እንዲሁም የመጨረሻው ስሪት ተቀባይነት ካገኘ በኋላ የደቂቃዎችዎን ማንኛውንም ረቂቆች መጣል አለብዎት። እንዲሁም የደቂቃዎች ምትኬ የኤሌክትሮኒክ ስሪቶችን መሰረዝ ይኖርብዎታል።
ክፍል 3 ከ 3 - ለስብሰባው ዝግጅት
ደረጃ 1. የስብሰባውን ትክክለኛ ሰዎች ያሳውቁ።
የባለአክሲዮኖች ስብሰባ ካለዎት ሁሉንም ባለአክሲዮኖችን ማሳወቅ አለብዎት። የዳይሬክተሩን ስብሰባ የሚያካሂዱ ከሆነ ታዲያ ሁሉንም ዳይሬክተሮች ማሳወቅ አለብዎት።
ሁለቱም ባለአክሲዮኖች እና ዳይሬክተሮች የማስታወቂያ መስፈርቱን መተው ይችላሉ። ሆኖም ፣ የመተውያ ቅጽ መፈረም ነበረባቸው። ላሉት ለማየት ይመልከቱ እና ተገቢ ላልሆኑት ተገቢ ማሳሰቢያ ይስጡ።
ደረጃ 2. የስብሰባ ጥቅሎችን ያሰራጩ።
በስብሰባው ላይ በመረጃ ላይ የተመሠረተ ድምጽ እንዲሰጡ እያንዳንዱ ተሳታፊ ተመሳሳይ የመረጃ ስብስብ ይፈልጋል። የመረጃ ፓኬት መፍጠር እና ማሰራጨት አለብዎት። የሚከተሉትን ያካትቱ
- ከቀዳሚው ስብሰባ ደቂቃዎች
- ከስብሰባው በፊት ለመገምገም ሪፖርቶች ወይም ሰነዶች
ደረጃ 3. የጽሑፍ ትግበራዎን ይምረጡ።
ማስታወሻዎችን የሚወስደው ሰው እንደመሆኑ መጠን በስብሰባው ውስጥ እንዴት እንደሚፃፉ መወሰን አለብዎት። በአጠቃላይ ፣ ላፕቶፕ መጠቀም ቢችሉም ሰዎች አሁንም ማስታወሻዎችን ይጽፋሉ።
- ላፕቶፕ የሚጠቀሙ ከሆነ ፣ ማንኛውም ረቂቆች በኤሌክትሮኒክ መንገድ ይቀመጣሉ። ይህ ማለት አንድ ሰው በፍርድ ቤት ሊያገኛቸው ይችላል ማለት ነው። በዚህ መሠረት ኮምፒተርን ከመጠቀምዎ በፊት ደቂቃዎችን ከመውሰድዎ በፊት በጥንቃቄ ማሰብ አለብዎት።
- የኮምፒተር ቁልፎቹን ጠቅ ማድረግ እንዲሁ ትኩረትን የሚከፋፍል ነው ፣ እርስዎም ማስታወስ ያለብዎት።
- ረጅም እጅን ወይም በላፕቶፕ ለመውሰድ ደቂቃዎችን መውሰድ ይመርጡ እንደሆነ ወንበርዎን ይጠይቁ።