ለስብሰባ አጀንዳ እንዴት እንደሚፃፍ (ከስዕሎች ጋር)

ያለ ዓላማ የሚጎትት ስብሰባ ማንም አይወድም። አጀንዳውን የመፃፍ ሃላፊነት ከያዙ ፣ እርስዎ የሚሸፍኑትን እና በእያንዳንዱ ርዕሰ ጉዳይ ላይ ምን ያህል ጊዜ እንደሚያጠፉ ፣ ግልፅ አጀንዳ በመጻፍ ይህንን ሁኔታ ያስወግዱ። ዕቅድ በመፍጠር እና በመከተል ፣ የበለጠ ያከናውናሉ እና የሥራ ባልደረቦችዎን ጠቃሚ ጊዜ አያባክኑም።

ደረጃዎች

በአጀንዳ እገዛ

የተብራራ የስብሰባ አጀንዳ

የ 3 ክፍል 1 - በመሠረታዊ ዕቅዱ ላይ መሥራት

ደረጃ 1. ከሥራ ባልደረቦችዎ መረጃ ይጠይቁ።

በአጀንዳው ውስጥ አስተያየት ካላቸው ሰዎች በስብሰባው ላይ የበለጠ ተሳታፊ ይሆናሉ። ምን ማካተት እንዳለበት ጥቆማዎችን ይጠይቁ ፣ እና አንዳንዶቹን ወደ አጀንዳዎ ለማከል ይሞክሩ።

አስቀድመው ኢሜል መላክ ወይም በግለሰብ ከሰዎች ጋር መጎብኘት ይችላሉ።
የቡድንዎ አባላት አስተዋፅኦ የማድረግ ዕድል እንዲኖራቸው ይህንን ቢያንስ ከ6-7 ቀናት አስቀድመው ማድረጉን ያረጋግጡ። ከስብሰባው 3-4 ቀናት በፊት አጀንዳው እንዲጠናቀቅ ይፈልጋሉ።

ደረጃ 2. ዋና ዓላማዎን ወይም ግቦችዎን ያዘጋጁ።

ስብሰባ እንደ ውሳኔ መወሰን ፣ መረጃን ማጋራት ፣ የወደፊቱን ዕቅዶች ማዘጋጀት ወይም የእድገት ሪፖርቶችን መስጠት ያለ አንድ የተወሰነ ዓላማ ሊኖረው ይገባል። ያለበለዚያ በመጀመሪያ መገናኘት የለብዎትም።

ስብሰባ ከአንድ በላይ ግብ ሊኖረው ይችላል። ለምሳሌ ፣ ስለወደፊቱ ውሳኔ ለማድረግ እንዲረዳዎት የሂደት ሪፖርቶችን ማጋራት ይፈልጉ ይሆናል።

ደረጃ 3. ከአንድ ሁለት ሰዎች በላይ በሚነኩ ጉዳዮች ላይ ያተኩሩ።

በ 2 ሰዎች መካከል በተደረገው ስብሰባ በአጀንዳዎ ላይ አንድ ነገር ሊፈታ የሚችል ከሆነ ይተውት። ይልቁንም እያንዳንዱ ሰው ሊመዘንባቸው በሚገቡ ችግሮች ላይ ለመስራት የእርስዎን ጠቃሚ የስብሰባ ጊዜ ይጠቀሙ።

ለምሳሌ ፣ እርስዎ እና ሌላ ሰው ስለአዲስ ፕሮጀክት አንድ ላይ መሰብሰብ ከፈለጉ ፣ ለዚያ የተለየ ስብሰባ ያዘጋጁ።
በጥቂት ሰዎች ሊፈታ ለሚችል ጉዳይ ጠቃሚ የስብሰባ ጊዜን የሚጠቀሙ ከሆነ ፣ ሌሎች ጊዜያቸውን እንደሚያባክኑ ይሰማቸዋል። በተጨማሪም ፣ ከብዙ ሰዎች ጋር ስብሰባዎችን መርሐግብር ማስያዝ ከባድ ነው ፣ ስለዚህ ዕድሉን ይጠቀሙ።

ደረጃ 4. የአጀንዳ ንጥሎች ዝርዝርዎን ለመሸፈን ወደሚፈልጉት ያጥቡት።

በዚህ ስብሰባ ላይ ለማከናወን በጣም አስፈላጊ የሆነውን ነገር ቅድሚያ ይስጡ። ሁሉንም ነገር መሸፈን ላይችሉ ይችላሉ ፣ ስለዚህ በጣም አስፈላጊ የሆነውን ነገር በጥብቅ ይከተሉ።

ለምሳሌ ፣ ምናልባት “የፕሮጀክት ቀነ -ገደብ ድርድር” ፣ “የሂደት ሪፖርቶች ፣” “አዲስ ፕሮጄክቶች” እና “የአዕምሮ ማጠናከሪያ ክፍለ ጊዜ” ሊኖርዎት ይችላል። በዚህ ስብሰባ ላይ ለአእምሮ ማሰባሰብ ክፍለ ጊዜ እንደሌለዎት ሊወስኑ ይችላሉ።
ለታላቁ ስብሰባ ከዋናው አጀንዳዎ ላይ የወደቁ ነገሮችን ለማከናወን ለማገዝ ትናንሽ ስብሰባዎችን መርሐግብር ሊያስፈልግዎት ይችላል።

ደረጃ 5. መጀመሪያ በጣም አስፈላጊ የሆኑትን ርዕሶች መርሐግብር ያስይዙ።

ስብሰባዎችን በሚያቅዱበት ጊዜ መርሃግብሩን በጣም አስፈላጊ በሆኑ ርዕሰ ጉዳዮች ላይ መጫን ብዙውን ጊዜ ጥሩ ፖሊሲ ነው። ይህ በስብሰባው መጀመሪያ ላይ በጣም ጥርት ባለ እና በጣም በሚደክሙበት ጊዜ እያንዳንዱ ሰው እነዚህን አስፈላጊ ርዕሶች ለመወያየት መቻሉን ያረጋግጣል።

ለምሳሌ ፣ የውሳኔ አሰጣጥ ንጥሎችን ከሂደት ሪፖርቶች ቀድመው ሊያስቀምጡ ይችሉ ይሆናል (ውሳኔውን ለማድረግ የሂደቱን ሪፖርቶች መስማት ካልፈለጉ በስተቀር)።
በተጨማሪም ፣ ስብሰባው ቀደም ብሎ ማጠናቀቅ ካለበት ወይም የተወሰኑ ተሳታፊዎች ከመጠናቀቁ በፊት መውጣት ካለባቸው ፣ በጣም አስፈላጊ በሆኑ ርዕሰ ጉዳዮች ላይ አስቀድመው ተወያይተዋል።

ደረጃ 6. እያንዳንዱ ንጥል ምን ያህል ጊዜ እንደሚወስድ ካርታ ያውጡ።

እያንዳንዱ ንጥል ምን ያህል ጊዜ እንደሚወስድ በእርግጠኝነት ማወቅ ባይችሉም ፣ አጠቃላይ ሀሳብ ያስፈልግዎታል። ስብሰባው ለምን ያህል ጊዜ እንደሚቆይ እና ምን ያህል ርዕሰ ጉዳዮችን መሸፈን እንዳለብዎ ያስታውሱ። በጣም አስፈላጊ ለሆኑት ርዕሶች ተጨማሪ ጊዜ ለመመደብ ይሞክሩ።

ለምሳሌ ፣ ምናልባት ለሂደት ሪፖርቶች 30 ደቂቃዎች ፣ ለውይይት 10 ደቂቃዎች ፣ እና በአዲሱ የጊዜ ገደቦች ላይ ድምጽ ለመስጠት 10 ደቂቃዎችን ያስገቡ ይሆናል።
ለርዕሶች ምንም የተወሰነ ጊዜ ከሌለዎት በአጀንዳዎ ውስጥ አያገኙም። እርስዎ በሚፈልጉት ጊዜ ውስጥ የሚፈልጉትን ሁሉ መሸፈን አይችሉም ብለው ሊወስኑ ስለሚችሉ ከስብሰባው በፊት ስለ ጊዜ ማሰብ ያስቡ።
የጊዜ ጭማሪዎችን በሚወስኑበት ጊዜ በስብሰባዎ ላይ በሚገኙት ሰዎች ብዛት ውስጥ ያለው ምክንያት። 15 ሰዎች ካሉዎት እና አንድ ርዕስ ለ 15 ደቂቃዎች ከሰጡ ፣ ያ ማለት እያንዳንዱ ሰው ከአንድ ደቂቃ ባነሰ ጊዜ ብቻ መናገር ይችላል ማለት ነው። እያንዳንዱ ሰው ባይናገርም ፣ ያ በጥብቅ የተስተካከለ ሊሆን ይችላል።

ክፍል 2 ከ 3 - አጀንዳውን መገንባት

ደረጃ 1. ለአጀንዳዎ እና ለስብሰባዎ በርዕስ ይጀምሩ።

ርዕስዎ አንባቢን አጀንዳ እያነበቡ መሆኑን ሊነግረው ይገባል። እንዲሁም የስብሰባውን ርዕስ ማስተዋወቅ አለበት። ውሳኔ ሲወስኑ ፣ ርዕስዎን በባዶ ሰነድዎ አናት ላይ ያድርጉት። ርዕስዎን ቀላል እና እስከ ነጥቡ ድረስ ያቆዩት።

ለምሳሌ ፣ የእርስዎ ርዕስ “የሐምሌ የስብሰባ አጀንዳ አዲስ የፕሮጀክት ሀሳቦችን መወያየት” ወይም “ነሐሴ 2019 የስብሰባ አጀንዳ የፕሮጀክት ቀነ -ገደቦችን ማንቀሳቀስ” ሊሆን ይችላል።
እንደ ታይምስ ኒው ሮማን ወይም ካሊብሪ ካሉ ተራ የንግድ ሥራ ቅርጸ -ቁምፊ ጋር ተጣበቁ።

ደረጃ 2. በስብሰባው ላይ ለሰላምታ እና ለአቀባበል ጊዜ መድቡ።

ይህ የስብሰባው ክፍል ሰዎች ሰላም ለማለት እድል ይሰጣቸዋል። እንዲሁም እርስዎ ወይም ሌሎች የስብሰባ መሪዎች ስብሰባውን ከፍተው የሚሸፍኗቸውን ዋና ዋና ነገሮች ለመወያየት ቦታ ነው።

ስብሰባው እርስ በርሳቸው የማይተዋወቁ ብዙ ሰዎችን የሚያካትት ከሆነ በረዶ ሰባሪን መጠቀምም ይችላሉ።
ለአንድ ትልቅ ስብሰባ አጀንዳ እየጻፉ ከሆነ ፣ በአንድ ኮንፈረንስ ላይ ፣ ለዚህ ክፍል አስፈላጊው ጊዜ አስፈላጊ ሊሆን ይችላል። በትንሽ የቢሮ ስብሰባ ላይ ፣ ይህ ክፍል ጥቂት ደቂቃዎችን ብቻ ሊወስድ ይችላል።
እንዲሁም መጀመሪያ ላይ ለአጀንዳ ለውጦች ቦታ መተው ይችላሉ።

ደረጃ 3. የቡድን አባላትዎን ለማታለል የእርስዎን አጀንዳ ንጥሎች እንደ ጥያቄዎች ይናገሩ።

በአጀንዳው ላይ ጥቂት ቃላትን ሲያስቀምጡ ባልደረቦችዎ ግራ እንዲጋቡ ሊያደርግ ይችላል። ጥያቄ አውድ ለማቅረብ ይረዳል ፣ እናም ስለእሱ አስቀድመው እንዲያስቡ እድል ይሰጣቸዋል።

ለምሳሌ ፣ “የፕሮጀክት ቀነ ገደቦች” ከመፃፍ ይልቅ ፣ “እያደገ የመጣውን ፍላጎት ለማሟላት የፕሮጀክት ቀነ -ገደቦች ወደ ላይ ሊንቀሳቀሱ ይችላሉ?” ብለው መጻፍ ይችላሉ።
አስፈላጊ ከሆነ በጥያቄው ስር አጭር መግለጫ ያክሉ።

ደረጃ 4. ከእያንዳንዱ አጀንዳ ርዕስ ጎን በግምት ጊዜያት ይጻፉ።

እርስዎ ጊዜዎችን ማካተት ባይኖርብዎትም ፣ ሰዎች እንዲዘጋጁ ሊረዳቸው ይችላል። ለምሳሌ አስፈላጊ ከሆነ ተጨማሪ ጊዜ እንዲጠይቁ ያስችላቸዋል።

እንዲሁም ሰዎች ጊዜው አጭር ከሆነ አስተያየታቸውን እንዲያሳጥሩ እድል ይሰጣቸዋል።

ደረጃ 5. በዝርዝሩ ላይ ለእያንዳንዱ ንጥል ሂደት ይፍጠሩ።

ሂደቱ እያንዳንዱን አጀንዳ ንጥል እንዴት እንደምትቀርቡ ይመሰርታል። ለምሳሌ ፣ ስለ ፕሮጀክት ቀነ -ገደቦች ስለማንቀሳቀስ እየተናገሩ ከሆነ ፣ እያንዳንዱ ሰው በሂደቱ ውስጥ ከሌላ ነጥብ ወደ ርዕሰ ጉዳዩ ይመጣል። አንድ ሂደት በማቋቋም ሁሉንም በአንድ ገጽ ላይ ያገኛሉ።

ለምሳሌ ፣ የአጀንዳው ንጥል “እያደገ የመጣውን ፍላጎት ለማሟላት የፕሮጀክት ቀነ -ገደቦች ወደ ላይ ሊንቀሳቀሱ ይችላሉ?” ይበሉ። የእርስዎ ሂደት "አሁን ባለው እድገት ላይ ለመወያየት 10 ደቂቃዎች ሊሆን ይችላል። ምርታማነትን ለማሳደግ ምን እንደሚወስድ ለመመስረት 15 ደቂቃዎች። ጥቅሞችን እና ጉዳቶችን ለማመዛዘን 10 ደቂቃዎች። የጊዜ ገደቦች ወደ ላይ መነሳት ይኖርባቸዋል የሚለውን ለመምረጥ 5 ደቂቃዎች።"

ደረጃ 6. በአጀንዳው ላይ እያንዳንዱን ክፍል ማን እንደሚመራ ማቋቋም።

እያንዳንዱን የስብሰባ ክፍል ማን እንደሚመራ ልብ ይበሉ። ይህ ለግለሰቡ ድንገተኛ ሆኖ እንዳይመጣ። ይህንን አስቀድመው መስራት አለብዎት ፣ ከዚያ በአጀንዳው ውስጥ ይፃፉት።

ጠቅላላውን ስብሰባ የሚመሩ ከሆነ ፣ በአጀንዳው አናት ላይ ያንን ልብ ማለት ይችላሉ።

ደረጃ 7. ለማንኛውም ልዩ እንግዶች በሰዓቱ ውስጥ ጊዜ ይመድቡ።

አስፈላጊ በሆኑ ጉዳዮች ላይ ለመወያየት ማንኛውም እንግዶች ወደ ስብሰባዎ የሚመጡ ከሆነ ፣ ለእነዚህ ሰዎች የስብሰባ ጊዜውን ትንሽ ክፍል መስጠት ይፈልጋሉ። ከአንድ በላይ የውይይት ርዕስ ቢኖራቸውም እያንዳንዱን እንግዳ በአጀንዳው ላይ አንድ መግቢያ ለመመደብ ያቅዱ። በዚህ መንገድ ፣ ርዕሶቻቸውን እንደፈለጉ ማደራጀት ይችላሉ።

እያንዳንዳቸው ለውይይት ርዕሳቸው ምን ያህል ጊዜ እንደሚፈልጉ ለማወቅ እንግዶቹን አስቀድመው ማነጋገር የተሻለ ነው። ይህ አሳፋሪ የጊዜ መርሐግብር ግጭቶችን ለማስወገድ ይረዳል።

ደረጃ 8. ለሌላ ንግድ ክፍት ይተው።

ይህ የአጀንዳው ክፍል መጨረሻ ላይ መምጣት አለበት። በስብሰባው ላይ ሌላ ነገር መቅረብ ካለበት ሌሎችን ለመጠየቅ እድል ይሰጥዎታል። በተጨማሪም ፣ አባላቱ ቀደም ሲል አንጸባርቆ ወደነበረው ነገር እንዲመለሱ እድል ይሰጣቸዋል።

በአጀንዳው ላይ ሲያካትቱ ፣ ማውራት የሚፈልጓቸው ነገሮች በአጀንዳዎ ባይሸፈኑ እንኳ አባላት አስተዋፅኦ የማድረግ ዕድል እንዳላቸው እንዲያውቅ ያደርጋል።
እንዲሁም በዚህ ክፍል ውስጥ ለጥያቄዎች እና መልሶች ጊዜ ማካተት ይችላሉ።

ክፍል 3 ከ 3 - አጀንዳውን መጠቅለል

ደረጃ 1. የስብሰባውን ዝርዝር ወደ አጀንዳው ያክሉ።

የስብሰባውን ሰዓት ፣ ቀን እና ቦታ ያካትቱ። እንዲሁም በስብሰባው ላይ የሚገኘውን ማንኛውም ሰው ስም ይጨምሩ። በዚያ መንገድ ፣ ሰዎች እዚያ ሳሉ ከማን ጋር መገናኘት እንደሚችሉ አስቀድመው ያውቃሉ።

በተለምዶ ወደዚያ የሚመጡ ግን ወደዚህ ስብሰባ መምጣት የማይችሉ ሰዎችን ማካተት ጥሩ ሀሳብ ነው። እነሱ መገኘት እንደማይችሉ ግልፅ ያድርጉ።
በስብሰባው ላይ ከአካባቢያችሁ ጋር የማያውቋቸው ሰዎች ካሉዎት ካርታ ወይም አቅጣጫዎችን ያካትቱ።

ደረጃ 2. ለስብሰባው መደረግ ያለበትን ማንኛውንም ቅድመ-ሥራ ልብ ይበሉ።

ምናልባት ባልደረቦችዎ አስቀድመው ሊያነቡት የሚፈልጉት አንድ ነገር አለ ፣ ወይም ምናልባት መፍትሄዎችን መመርመር አለባቸው። እንዲሁም ስለ አንዳንድ ችግሮች እንዲያስቡ ይፈልጉ ይሆናል።

በአጀንዳው ግርጌ ላይ ቦታ ይፍጠሩ። ተሳታፊዎች እንዲያዩት በደማቅ ቅርጸ -ቁምፊ ወይም በማድመቅ ጎልቶ እንዲታይ ያድርጉት።

ደረጃ 3. ከማሰራጨቱ በፊት ለስህተቶች አጀንዳውን ይፈትሹ።

አንዳንድ ተሰብሳቢዎች በስብሰባው አጀንዳ ላይ በከፍተኛ ደረጃ መታመናቸው ስለሚቀር ፣ ከመሰጠቱ በፊት ስለ ስህተቶች እና ምሉዕነት እንደገና ማረም ብልህነት ነው። ይህን ማድረግ ለተሳታፊዎች ጨዋነት ብቻ አይደለም። እንዲሁም ለዝርዝር ትኩረትዎ እና ለእነሱ ያለዎትን አክብሮት በአዎንታዊ መልኩ ያንፀባርቃል።

ደረጃ 4. ከስብሰባው ከ 3-4 ቀናት በፊት አጀንዳውን ይላኩ።

የሥራ ባልደረቦችዎ አጀንዳውን እንዲያዩ መፍቀድ የመዘጋጀት እድል ይሰጣቸዋል። ምንም እንኳን በሸፍጥ ውስጥ ስለሚጠፋ በጣም ቀደም ብለው መላክ አይፈልጉም።

በስብሰባዎች ላይ ለትላልቅ ስብሰባዎች ፣ ከወራት በፊት አጀንዳውን ማውጣት ያስፈልግዎታል።

ጠቃሚ ምክሮች

ከእርስዎ ቃል አቀናባሪ ጋር የተካተተ አብነት ለመጠቀም ይሞክሩ። እንደ ማይክሮሶፍት ኦፊስ ፣ ገጾች ለ Mac እና የመሳሰሉት ብዙ የቃላት ማቀነባበሪያ ፕሮግራሞች ለተለያዩ የግል እና ሙያዊ ሰነዶች አብነቶች አሏቸው ፣ ይህም ለስብሰባዎች አጀንዳዎችን ሊያካትት ይችላል። እነዚህ አብነቶች የባለሙያ ሰነድ ለማምረት ፈጣን እና ቀላል ያደርጉታል።
ኩባንያዎ ለአጀንዳዎች ልዩ ቅጽ ካለው ፣ ይህንን ቅጽ እንደ አብነት ይጠቀሙበት።
የአጀንዳ መርሃ ግብርዎን ያክብሩ ፣ ግን ተለዋዋጭ ይሁኑ። ሰዓቱን በትኩረት በመከታተል ስብሰባዎ በተያዘለት የጊዜ ሰሌዳ ላይ እንደሚቆይ ያረጋግጡ። ዕድሉን በሚያገኙበት ጊዜ “ከዚህ በጊዜ ለመውጣት ከፈለግን ወደ ቀጣዩ ርዕስ መሄድ አለብን” የሚል አንድ ነገር በመናገር ስብሰባውን ወደ ፊት ያንቀሳቅሱ።