ኢሜል ከመጠን በላይ ጭነት! በንግድ ሥራ ውስጥ ያሉ ብዙ ሰዎች ሊቋቋሙት ከሚችሉት በላይ ብዙ ኢሜይሎችን ያገኛሉ። የንግድዎ ኢሜይሎች በደንብ መቀበላቸውን ለማረጋገጥ ግልፅ ፣ አጭር እና ተግባራዊ ማድረግ ያስፈልግዎታል። በተጨማሪም ፣ ተገቢውን ቅርጸት በመጠቀም እና ከንግድ ኢሜል ውስጥ ምን ማካተት ወይም ማግለል ማወቅ እርስዎ እና ኩባንያዎ የባለሙያ መኖርን እንዲገነቡ እና እንዲጠብቁ ይረዳዎታል።
ደረጃዎች
የ 3 ክፍል 1 - ግልፅ ፣ እጥር ምጥን ያለ እና ተግባራዊ መልእክት
ደረጃ 1. ኢሜይሉን በ6-8 ቃል ርዕሰ ጉዳይ ውስጥ ጠቅለል አድርገው።
ርዕሰ ጉዳይ የሌለው ኢሜል ችላ ሊባል ስለሚችል አንድ ርዕሰ ጉዳይ ማካተትዎን ማረጋገጥ አስፈላጊ ነው። ርዕሰ ጉዳይዎ አጭር እና እስከ ነጥቡ ድረስ መሆን አለበት እና የኢሜሉን ዋና መልእክት ማጉላት አለበት። ተስማሚው ርዕሰ -ጉዳይ አንባቢው ማወቅ ያለባቸውን ሁሉ ይሰጣቸዋል ወይም ውሳኔ ማድረግ ያለባቸውን ያሳውቃቸዋል። በቀን በመቶዎች የሚቆጠሩ ኢሜይሎችን የሚቀበሉ ሰዎች ኢሜይሎችን በተለይ አሳማኝ በሆኑ ርዕሰ ጉዳዮች ብቻ ሊከፍቱ ይችላሉ። በርዕሰ -ጉዳዩ ውስጥ በጣም አስፈላጊዎቹን ቃላት በመጀመሪያ ማስቀመጥዎን እርግጠኛ ይሁኑ ምክንያቱም ጠቅላላው ርዕሰ ጉዳይ በተንቀሳቃሽ መሣሪያ ላይ ላይታይ ይችላል። ተስማሚ ትምህርቶች ከ6-8 ቃላት እና ለተቀባዩ ግላዊነት የተላበሱ ናቸው።
- ጥሩ የኢሜል ርዕሰ ጉዳይ መስመሮች ምሳሌዎች
- የግብይት ስብሰባ 6/7 በ 3 PM። መገኘት ይችላሉ?
- አታሚው ተሰብሯል። በ 200 ዶላር መተካት እችላለሁን?
- የእርስዎ PetsAlive.org ጭነት በ 9/8 ላይ ይደርሳል
- መጥፎ የኢሜል ርዕሰ ጉዳይ መስመሮች ምሳሌዎች
- ስብሰባ
- አታሚ
- ወደ አንተ በመንገድ ላይ
ደረጃ 2. ኢሜይሎችን አጭር ያድርጉ።
ሰዎች በሥራ የተጠመዱ ናቸው ፣ እና የሥራ ኢሜሎችን በማንበብ ብዙ ጊዜ ማሳለፍ አይፈልጉም። አሁንም ሁሉንም አስፈላጊ ዝርዝሮች እያቀረቡ ኢሜይሎችዎ አጭር ሊሆኑ ይችላሉ። የእርስዎ ዓረፍተ ነገሮች አጭር እና እስከ ነጥብ ድረስ መሆን አለባቸው።
- ኢሜልዎን ከመላክዎ በፊት በላዩ ላይ ያንብቡ እና ማንኛውንም አስፈላጊ ያልሆነ መረጃ ያስወግዱ። በአጠቃላይ ፣ ከልክ ያለፈ ወይም ከርዕሰ-ጉዳይ መረጃ ከሰጡ ይሰርዙት።
- አንዳንድ ሰዎች አምስት ዓረፍተ ነገሮችን ወይም ከዚያ ያነሱ ኢሜሎችን ለመፍጠር እና ለመላክ ይሞክራሉ። ይህንን ማድረግ ከቻሉ የኢ-ሜልን አጭር እና እስከ ነጥቡ ለማቆየት ጥሩ መመሪያ ነው። “እኔ ማን ነኝ?” ለሚሉት ጥያቄዎች መልስ በመስጠት ይህንን ማድረግ ይችላሉ። ምን እፈልጋለሁ? ይህንን ሰው ለምን እጠይቃለሁ? እኔ የምለምነውን ለምን ያደርጋሉ? እኔ/እነሱ/እኛ መውሰድ ያለብን ቀጣዩ እርምጃ ምንድነው?” ሆኖም ፣ ይህ የሚመለከተው ለአማካይ ኢ-ሜል ነው ፣ ብዙ ዝርዝርን የሚጠይቅ ኢ-ሜይል ፣ ወይም ያንን አገናኝ ለላከዎት የሥራ ባልደረባዎ ፈጣን “አመሰግናለሁ”።
ደረጃ 3. ኢሜይሉ እንዲታለል እና እርምጃ እንዲወስድ ይፃፉ።
አንባቢዎ የሚፈልጉትን መረጃ በፍጥነት እንዲያገኙ የሚረዳውን ቅርጸት ይጠቀሙ። በረጅም ኢሜል ውስጥ በጣም አስፈላጊዎቹን ዓረፍተ -ነገሮች ወይም ፅንሰ -ሀሳቦች ደፋር።
ኢሜሉ በቀላሉ እንዲንሸራተት እና እንዲሠራ ለማገዝ የጥይት ነጥቦችን እና ደፋር ጽሑፍን ይጠቀሙ።
ደረጃ 4. አንባቢው ኢሜይሉን በፍጥነት እንዲሠራ የሚረዳ ከሆነ ዩአርኤሎችን ወይም አባሪዎችን ያካትቱ።
በሌላ ኢሜል ውስጥ ዩአርኤል ወይም ዓባሪን እንዲያነብ አንባቢውን በጭራሽ አያስገድዱት።
- ጥሩ የዩአርኤል ትግበራ ምሳሌ
“የግብይት ስብሰባው አጀንዳ በዚህ የ Google ሰነድ ዩአርኤል ውስጥ ነው - google.com/sample”
- የመጥፎ ዩአርኤል ትግበራ ምሳሌ
የግብይት ስብሰባው አጀንዳ በ 4 ኛው ላይ በላክሁልዎት ኢሜል ውስጥ ነው።
ደረጃ 5. አንባቢው እንዲወስደው የሚፈልጉትን እርምጃ በግልፅ ይጠይቁ።
ውሳኔ ፣ ወይም ምክር ፣ ሪፈራል ወይም ግዢ እየጠየቁ እንደሆነ አንባቢው እንዲገምተው አያድርጉ። እርስዎ የሚፈልጉትን ፣ የሚፈልጉትን ወይም የሚጠብቁትን በቀጥታ እና በማያሻማ ሁኔታ ይጠይቁ!
- ለብዙ ሰዎች እየላኩ ከሆነ በግልፅ መጠየቅ በተለይ አስፈላጊ ነው። እናም ፣ ውሳኔ ለማድረግ የሚያስፈልግዎትን የአንድ የተወሰነ ሰው ስም መጥራትዎን ያረጋግጡ። ለምሳሌ - "ኤልሳቤጥ - እኔ እዚህ ሀ ወይም መንገድ ቢ መውረድ ትመርጣለህ?"
- በአማራጭ ፣ ኢሜልዎ እርምጃን ከመጠየቅ ይልቅ የሆነን ሰው ብቻ እያሳወቀ ከሆነ ፣ በርዕሰ -ጉዳዩ ውስጥ ወይም በመጀመሪያው ዓረፍተ -ነገር ውስጥ ኢሜይሉን “FYI” ብለው በግልጽ ይሰይሙ።
የ 3 ክፍል 2 - መደበኛነትን እና የባለሙያ ምስልን መጠበቅ
ደረጃ 1. መደበኛ ቃና ይጠቀሙ።
የኢሜልዎ ቃና ሙያዊ እና ቀጥተኛ ሆኖ መቆየት አለበት። በራስ መተማመን እና ጨዋነት ባለው ድምጽ ይጣጣሩ። ኢሜይሉን ሙሉ በሙሉ ስሜታዊ ወይም መደበኛ ያልሆነ ቋንቋን ለመተው ይሞክሩ። በሚቻልበት ጊዜ ሁሉ ከማጥወልወል እና ከማህፀረ ቃላት መራቅ። ያስታውሱ ፣ የሙሉ ርዝመት ሐረጎች ብዙውን ጊዜ መደበኛ ይመስላሉ።
- ለምሳሌ ፣ የሚከተለው ኢሜል ለንግድ በጣም መደበኛ ያልሆነ ነው - ላከዎት እባቦች እናመሰግናለን። ሁለት ሞተዋል ማለቴ አዝናለሁ። ቶሎ ቶሎ ይላኩ plz. በኋላ ያነጋግሩዎት!
- የቀደመው ኢሜል የበለጠ መደበኛ ስሪት - የአራቱ የኳስ ፒቶኖች ወደ እኛ መደብር ፣ የቤት እንስሳት ሕያው ስለላኩ እናመሰግናለን! መጋቢት 2 ቀን 2015. እንደ አለመታደል ሆኖ በወሊድ ጊዜ ሁለት እባቦች የተጎዱ ይመስላሉ እናም የእባቡን ሣጥን ከፍቼ ስሞት ሞተዋል። በተቻለ ፍጥነት ሁለት ተተኪ እባቦችን እንድትልክልኝ እፈልጋለሁ። እባክዎን በኢሜል ይላኩልኝ ወይም ለተጨማሪ ጥያቄዎች ወደ መደብር ይደውሉ ወይም ለአዲስ ጭነት ዝግጅት ለማድረግ።
- አንዳንድ ጊዜ የበለጠ መደበኛ ያልሆነ ኢ-ሜል በደንብ ከሚያውቋቸው የሥራ ባልደረቦችዎ እና “ከሥራ ባህል” ጋር የሚስማማ ከሆነ “ቤት ውስጥ” ተገቢ ነው። ሆኖም ፣ የጽሑፍ ምህፃረ ቃላትን አይጠቀሙ ፣ የተሟሉ ዓረፍተ ነገሮችን ይጠቀሙ ፣ እና አለቃዎ እንዲያነቡት የማይፈልጉትን ማንኛውንም ነገር አይጻፉ።
ደረጃ 2. ኢሜልዎን እንደገና ያስተካክሉ።
ኢሜልዎ የሰዋስው ወይም የፊደል ስህተቶችን የማያካትት እና መደበኛ ሥርዓተ ነጥብን የማይጠቀም መሆኑን ለማረጋገጥ የተቻለውን ሁሉ ያድርጉ - ለምሳሌ ሁሉም CAPS የለም። ብዙ የኢሜል ፕሮግራሞች የፊደል ማረም አማራጭን ያካትታሉ። ኢሜልዎ አንድ ካለው ፣ ይጠቀሙበት! ደካማ ሰዋሰው በእርግጠኝነት እርስዎ የላኩትን መልእክት ያበላሻሉ ፣ ስለዚህ ፣ ከተቻለ የሰዋስው ፈታሽ ይጠቀሙ።
ለብዙ ሰዎች ኢሜል እየላኩ ከሆነ ወይም ኢሜሉ በተለይ አስፈላጊ ከሆነ አንድ ሰው (ወይም በርካታ ግለሰቦች) ከመላክዎ በፊት እንዲያነቡት ይፈልጉ ይሆናል።
የ 3 ክፍል 3 - ለመደበኛ ሰላምታዎች እና መዝጋቶች ምርጥ ልምዶች
ከተቀባዩ ጋር ባለው ግንኙነት ላይ በመመስረት ፣ መደበኛ ክፍተቶችን እና መዝጊያዎችን መጠቀም ይፈልጉ ይሆናል። የሚከተለው የተወሰነ አቅጣጫ እና የምርጫ ድርድርን ይሰጣል።
ደረጃ 1. ኢሜልዎን በሰላምታ ይጀምሩ።
ሰላምታው አጭር እና መደበኛ መሆን አለበት። በመልዕክቱ አውድ ላይ በመመስረት አንድን ሰው በስም ለማነጋገር መምረጥም ላይመርጡም ይችላሉ። ለሌላ ንግድ ወይም ላልተገለፀ ሰው መልእክት ስም አይፈልግም።
- አንዳንድ የሰላምታ ምሳሌዎች -
- እንደምን ዋልክ,
- እንኳን ደስ አለዎት ፣
- ውድ ዶክተር ስሚዝ ፣
- ወይዘሮ ካምቤል ፣
ደረጃ 2. ኢሜይሉን በመዝጊያ ጨርስ።
አግባብ ያለው መዝጊያ ጨዋነት ያለው እና ኢሜሉ ማብቃቱን ያሳያል። የኢሜል መዘጋት እንደ “ምርጥ ምኞቶች” ወይም “ከሠላምታ” ጋር የተለመደ የደብዳቤ መዝጊያ ላይኖረው ቢችልም ፣ ለኢሜልዎ መዘጋት እንደ “ምርጥ ልምምድ” ይቆጠራል።
- አንዳንድ ሊሆኑ የሚችሉ መዝጊያዎች-
- መልስዎን በጉጉት እጠብቃለሁ ፣
- በቅርቡ ከእርስዎ ለመስማት ተስፋ አደርጋለሁ ፣
- ለጊዜዎት አመሰግናለሁ,
- የቤት እንስሳትዎን ሕያው ሊያቆሙ ይችላሉ! ለእባቡ አከፋፋይ ኢሜል “ለዚህ ጉዳይ ትኩረት ስለሰጡት አመሰግናለሁ” በማለት።
ደረጃ 3. ስምዎን ይፈርሙ።
በኢሜል መጨረሻ ላይ ስምዎን መጻፍ ተገቢ ነው። ብዙ የኢሜል ፕሮግራሞች ለፍላጎትዎ ብጁ የሆነ ራስ -ሰር ፊርማ እንዲያቀርቡ ያስችሉዎታል። የምላሽዎ መደበኛነት ከኢሜል ዝርዝሮች ጋር የሚዛመድ መሆኑን ያረጋግጡ። በስም ኢሜል ውስጥ ሙሉ ስምዎን እና ማዕረግዎን ለሌላ ንግድ ወይም ላልተገናኙት ሰው መስጠት ይፈልጉ ይሆናል ፣ የመጀመሪያዎ ስም ብቻ በየቀኑ ለሚመለከቱት የሥራ ባልደረባዎ በኢሜል ውስጥ ተገቢ ሊሆን ይችላል።
- አንዳንድ የፊርማ አማራጮች የሚከተሉት ናቸው
- ዶክተር ጄን ስሚዝ (በጣም መደበኛ)
- ዶክተር ስሚዝ (በመጠኑ ያነሰ መደበኛ)
- ጄን ስሚዝ (በተወሰነ ደረጃ መደበኛ ያልሆነ)
- ጄን (መደበኛ ያልሆነ)
ደረጃ 4. ከፊርማዎ በታች የእውቂያ መረጃ መስጠትን ያስቡበት።
በኢሜል ዝርዝሮች ላይ በመመስረት እንደ ስልክ ቁጥርዎ ፣ የፋክስ ቁጥርዎ ፣ አድራሻዎ ወይም ድር ጣቢያዎ ያሉ የእውቂያ መረጃዎችን መስጠት ይፈልጉ ይሆናል። ይህ በአብዛኛዎቹ ወይም በሁሉም ኢሜይሎችዎ ውስጥ ለማካተት የሚፈልጉት መረጃ ከሆነ ፣ በተበጀው የኢሜል ፊርማዎ ውስጥ ሊገነባ ይችላል።
ናሙና የተብራሩ ኢሜይሎች
የተገለፀ ኢሜይል ለደንበኛ
WikiHow ን ይደግፉ እና ሁሉንም ናሙናዎች ይክፈቱ.
የተብራራ ኢሜል ለሥራ ባልደረቦች
WikiHow ን ይደግፉ እና ሁሉንም ናሙናዎች ይክፈቱ.
የተብራራ ኢሜል ለሠራተኞች
WikiHow ን ይደግፉ እና ሁሉንም ናሙናዎች ይክፈቱ.
ጠቃሚ ምክሮች
- ተቀባዩ እንደሚረዳቸው እና የባለሙያ ምስልዎን እንደማያደናቅፉ እርግጠኛ ካልሆኑ በስተቀር አህጽሮተ ቃላት እና ምህፃረ ቃላትን ያስወግዱ።
- በተቻለ መጠን ጃርጎንን ከመጠቀም መቆጠብ እና የኢሜል ተቀባይዎ የማይረዳውን ማንኛውንም የሚጠቀሙበትን የንግግር ዘይቤ ማስረዳትዎን ያረጋግጡ።