የባለሙያ ኢሜል እንዴት እንደሚፃፍ (ከስዕሎች ጋር)

ኢሜል ለንግድ ግንኙነት አስፈላጊ አካል ነው ፣ ስለሆነም በትክክል ማረም በጣም አስፈላጊ ነው። ኢሜይሎች ብዙውን ጊዜ እንደ ፊደሎች መደበኛ ባይሆኑም ፣ አሁንም ሙያዊ መሆን እና ለእርስዎ እና ለንግድዎ ፣ ለማህበረሰብዎ ወይም ለቦታዎ ጥሩ ምስል ማቅረብ አለባቸው። ለስነ -ምግባር እውነት የሆኑ የንግድ ሥራ ኢሜሎችን ለመፍጠር እና ሙያዊነትን ለማረጋገጥ በዚህ ትምህርት ውስጥ ያሉትን ደረጃዎች ይከተሉ።

ደረጃዎች

ክፍል 1 ከ 4 - ለኢሜል አድራሻ

ደረጃ 1. ኢሜልዎን ያነጋግሩ።

በ To መስክ ውስጥ የተቀባዩን የኢሜል አድራሻ ይተይቡ። ምላሾቻቸውን በሚያበረታቱበት ጊዜ እውቂያዎችን በኢሜል ለመላክ ከፈለጉ የ To መስክን ይጠቀሙ።

ይህ መስክ መልእክቱ በቀጥታ ለሚነካው ሰዎች ነው። በኢሜልዎ ምላሽ አንድ ሰው አንድ ነገር እንዲያደርግ የሚጠብቁ ከሆነ እሱ በ To መስክ ውስጥ መሆን አለበት።
በኢሜልዎ የመክፈቻ መስመር ውስጥ ሁሉንም በ To መስክዎ ውስጥ ማካተት ጥሩ ሀሳብ ነው። በዚህ መንገድ ፣ ሁሉንም በውይይቱ ውስጥ ይሳተፋሉ እና በውይይቱ ውስጥ ማን እንደተሳተፈ ለሁሉም ያሳውቃሉ።
በ To መስክ ውስጥ ከአራት በላይ ሰዎችን ካካተቱ ፣ እንደ “ሠላም ቡድን ፣ ወይም“ደህና ሁኑ ማለዳ ሁሉም”በሚመስል ነገር ኢሜልዎን በመጀመር ቡድኑን በአጠቃላይ ያነጋግሩ።
የ To መስክ እርስዎ የሚፈልጉትን ያህል አድራሻዎች ሊያገለግል ይችላል። ያስታውሱ ፣ በቀጥታ የሚሳተፍ እና እርምጃ መውሰድ ያለበት ሁሉ በቶ መስክ ውስጥ መካተት አለበት።

ደረጃ 2. የ Cc መስክን (አማራጭ) ይጠቀሙ።

በጉዳዩ ላይ መልስ ለመስጠት ወይም እርምጃ ለመውሰድ ግዴታ ወይም መስፈርት ሳይኖር ሲሲ (ወይም የካርቦን ቅጂ) መስክ ሌሎችን “በችሎታ” ለማቆየት እንደ መንገድ ያገለግላል። በእነሱ ውስጥ ብቻ ማየት ለሚፈልጉ በርካታ ተባባሪዎች ተዛማጅ መረጃን ወይም ዝመናዎችን ለማሰራጨት እንደ ሲአይሲ መስክ ያስቡ። አድራሻዎችን ወደ ሲሲ መስክ ለማከል በቀላሉ በሲሲ መስክ ላይ ጠቅ ያድርጉ እና የሚፈልጉትን ያህል ብዙ አድራሻዎችን በውስጣቸው ይተይቡ።

ብዙ ተባባሪዎች ሲቆርጡ ፣ እያንዳንዱ ተቀባዩ የኢሜል ሲሲዎች ዝርዝር መዳረሻ ይኖረዋል።

ደረጃ 3. የ Bcc መስክን (አማራጭ) ይጠቀሙ።

የቢሲሲ መስክ ዋና ዓላማ እርስ በእርስ ለማያውቁ የእውቂያዎች ቡድን ኢሜል መላክ ነው። የ Bcc መስክ (ዓይነ ስውር የካርቦን ቅጂ) መልዕክቱን ማን እንደደረሰ ሳያውቁ ለብዙ ዕውቂያዎች መልእክት ለመላክ ያስችልዎታል። ወደ Bcc መስክ አድራሻዎችን ለማከል ፣ በመስኩ ላይ ጠቅ ያድርጉ እና ማካተት ያለብዎትን እያንዳንዱን ኢሜል ያስገቡ።

እርስ በእርስ ለማያውቁ ለብዙ ተባባሪዎች ኢሜል ለመላክ የ Bcc መስክን ይጠቀሙ። ይህ የተቀባዮች ዝርዝር ለላኪው ብቻ እንዲታይ በማድረግ ለእያንዳንዱ ተቀባዩ እንዳይታይ በማድረግ የእያንዳንዱን ተቀባዩ ግላዊነት ይጠብቃል።
በመቶዎች ለሚቆጠሩ ሰዎች ኢ-ሜል ሲልክ የ Bcc መስክን ይጠቀሙ።
እውቂያዎችዎ በኢሜል የተላከላቸውን በ To ወይም Cc መስኮች ውስጥ ግን በቢሲሲ መስክ ውስጥ ማንም ሰው ማየት ይችላሉ።

ደረጃ 4. ለኢሜል ምላሽ ይስጡ Cc

በሲሲ ኢሜል ውስጥ ከተካተቱ ፣ እርስዎ በውይይቱ ውስጥ የተካተቱ ጥቂት የእጅ አጋሮች አካል ሊሆኑ ይችላሉ ፣ እና ላኪው ከማንኛችሁም መልስ ላይፈልግ ወይም ላይጠብቅ ይችላል። መልስ ከፈለጉ ፣ ስለ ምላሽዎ ባህሪ እና ለማን እንደሚመለከት ያስቡ። ለኢሜይሉ የመጀመሪያ ጸሐፊ ማስታወሻ ካለዎት “ለላኪው መልስ” የሚለውን መምረጥ ይችላሉ ፣ ወይም መረጃው በውይይቱ ውስጥ ለሚሳተፉ ሁሉ አስፈላጊ ከሆነ ብቻ “ለሁሉም መልስ” ይችላሉ።

“ለሁሉም መልስ” የሚለውን መስክ የሚጠቀሙት የእርስዎ አስተያየቶች ለጠቅላላው ቡድን አስፈላጊ ሲሆኑ ብቻ ነው።
በኢሜል ላይ ለሁሉም ተቀባዮች መልስ ለመስጠት ሲመርጡ ይጠንቀቁ። በሚቻልበት ጊዜ የሌሎች ሰዎችን የገቢ መልእክት ሳጥኖች ከማይጎዱ መረጃዎች መራቅ አለብዎት።

ደረጃ 5. ለኢሜል ቢሲሲ ምላሽ ይስጡ።

በኢሜል ቢሲሲ ላይ ከተካተቱ ለኢሜይሉ ላኪ የመመለስ አማራጭ ብቻ ይኖራቸዋል እና ቢሲሲ የተቀበሉትን የሌሎች ተቀባዮች ዝርዝር ማየት አይችሉም። ለላኪው ኢሜል ለመፃፍ በቀላሉ የምላሽ ቁልፍን ጠቅ ያድርጉ።

ደረጃ 6. አጭር እና ትክክለኛ የርዕስ ርዕስ ይጠቀሙ።

የኢሜልዎን ርዕስ ወይም ተፈጥሮ ለመግለጽ በተቻለ መጠን ጥቂት ቃላትን ይጠቀሙ። ርዕሰ ጉዳዩን በአንድ ወይም በሁለት ግልጽ ባልሆኑ ቃላት ከመሙላት ይልቅ ተቀባዩ ከኢሜልዎ ምን እንደሚጠብቁ አስቀድመው ያሳውቁ። ያለበለዚያ እሱ የታሰበውን ተፅእኖ ማድረግ ላይችል ይችላል። ከመጠን በላይ ቃላቶች ሳይሆኑ ለኢሜይሉ አንድ ርዕሰ ጉዳይ ሲያቀርቡ በተቻለ መጠን የተወሰነ ይሁኑ። እንደነዚህ ያሉትን ነገሮች ይሞክሩ

“የአመራር ስብሰባ ዝመና”
"ስለ ምሳ ዕረፍቶች ጉዳይ"
"የመጋቢት 12 የስብሰባ አጠቃላይ እይታ"

ክፍል 2 ከ 4 - ኢሜሉን ማቀናበር

ደረጃ 1. ከመደበኛ መዋቅር ጋር ተጣበቁ።

ወደ ሙያዊ ኢሜል ሲቃረቡ ንፁህ ፣ አጭር እና ግልፅ ማድረጉ አስፈላጊ ነው። የሚነገረውን ይናገሩ እና በዚህ ያቆዩት። ለእርስዎ የሚስማማዎትን የራስዎን መዋቅር ማዳበር ይችላሉ። ሊታሰብበት የሚገባ መሠረታዊ መዋቅር እዚህ አለ

የእርስዎ ሰላምታ
ደስ የሚል ነገር
የእርስዎ ዓላማ
የድርጊት ጥሪ
የመዝጊያ መልእክት
የእርስዎ ፊርማ

ደረጃ 2. ሰላምታዎን ይፃፉ።

ነገሮችን ሙያዊ እና የተራቀቀ ለማድረግ ፣ እንደ “ውድ ሚስተር ሉ” ባሉ መደበኛ ሰላምታ ሁል ጊዜ ኢሜልዎን ይክፈቱ። ከተቀባዩ ጋር ባላችሁ ግንኙነት ላይ በመመስረት ፣ እንደ ተጠበቀው ፣ በጠቅላላው ስማቸው እና በርዕሳቸው ፣ ወይም በመጀመርያ ስማቸው ብቻ ልታነጋግራቸው ትችላለህ። ከግለሰቡ ጋር በስምዎ መሠረት ካልሆኑ ፣ እነሱን ላለማስቀየም በመጨረሻ ስማቸው ላይ ይቆዩ።

ግንኙነትዎ በጣም ተራ ከሆነ እንኳን ‹ሰላም ጋቤ› ማለት ይችላሉ። በአብዛኛዎቹ አጋጣሚዎች በቀላል “ውድ ማሪ” መክፈት ፍጹም ጥሩ ነው። የእርስዎ የመልእክት ልውውጥ ተፈጥሮ ትንሽ መደበኛ የሆነ ነገር የሚፈልግ ከሆነ ነገሮችን አጭር እና ጣፋጭ ለማድረግ የተቀባዩን ስም ብቻ እንደ ሰላምታ መጠቀሙ በጣም አስተማማኝ ነው።
የተቀባዩን ስም ካላወቁ ፣ “ለማን ይመለከታል” ወይም “ውድ ጌታ/እመቤት” ን መጠቀም ይችላሉ።
በ To መስክ ውስጥ ላካተቷቸው እና ምላሽ ከጠየቁ ለተቀባዮች ቡድን ኢሜል እያዘጋጁ ከሆነ እንደ ቡድን ሰላም ይበሉ (የተቀባዮች ቁጥር አራት ወይም ከዚያ በላይ ከሆነ) ወይም እያንዳንዱን ስማቸውን በሰላምታ ውስጥ ያካትቱ.
ከሲሲ ጋር ኢሜል እየላኩ ከሆነ ፣ ብዙ ተቀባዮች ካሉዎት በቀላሉ ቡድኑን በአጠቃላይ ያነጋግሩ ፣ አለበለዚያ የእያንዳንዱን ተቀባዩ ስም በሰላምታ ውስጥ ያካትቱ።
ከቢሲሲሲ ጋር ኢሜል ከላኩ ፣ እንደ «ሠላም ሁላ» በሚመስል ነገር በመክፈት በአጠቃላይ ቡድኑን ያነጋግሩ።
አንድን ሰው ለመጀመሪያ ጊዜ ኢሜል እየላኩ ከሆነ ፣ መግቢያዎችን በአጭሩ ያስቀምጡ እና በአንድ ዓረፍተ ነገር ውስጥ ማን እንደሆኑ ያሳውቋቸው። ለምሳሌ ፦ "በ [X ክስተት] ላይ ከእርስዎ ጋር መገናኘታችን በጣም ጥሩ ነበር።"
መግቢያ አስፈላጊ ስለመሆኑ እርግጠኛ ካልሆኑ እና ተቀባዩን ከዚህ ቀደም ካነጋገሩት ፣ ግን ያስታውሱዎት እንደሆነ እርግጠኛ ካልሆኑ ፣ ምስክርነቶችዎን በኢሜል ፊርማዎ ውስጥ መተው ይችላሉ።

ደረጃ 3. ወዲያውኑ እራስዎን ይለዩ።

ስምዎን እና መደበኛ ማዕረግዎን ወይም ቦታዎን መግለፅ ተቀባዩ ግምታዊ ሥራ ሳያስፈልገው መልእክቱ የማን እንደ ሆነ እንዲናገር ይረዳል። ለማያውቁት ሰው የሚጽፉ ከሆነ ይህ በተለይ አስፈላጊ ነው። በስምዎ የኢሜል አድራሻ ውስጥ ስምዎ ቢገኝም ፣ እርስዎ ማን እንደሆኑ ለሌላው ሰው ማሳወቅ የተለመደ ጨዋነት ነው።

የጋራ ግንኙነትን ወይም የጋራ ልምድን በማጉላት የተቀባይዎን ፍላጎት ይገምግሙ (“ባለፈው ዓመት በቶሮንቶ ውስጥ እንደ ሴቶች መሪዎች ጉባኤ ተገናኘን”)።
እርስዎ ከሚጽፉት ሰው ጋር አስቀድመው ካወቁ መግቢያውን መዝለል ጥሩ ነው።

ደረጃ 4. ተቀባዩን በአጭሩ አመሰግናለሁ።

አንባቢዎ ሥራ የሚበዛበት ሰው ነው ፣ ስለሆነም ኢሜልዎን ለማንበብ ጊዜ ስለወሰዱ እነሱን ማመስገን አስደሳች የእጅ ምልክት ነው። በተጨማሪም ፣ ለመጻፍ ምክንያትዎን ለማሳወቅ ይህ የመጀመሪያዎ ዕድል ይሆናል። ለተቀባዩ ማወቅ ያለባቸውን በሚነግሩበት ጊዜ “የእኔን የምርምር ዕርዳታ ሀሳብ ከግምት ውስጥ በማስገባት አመሰግናለሁ”።

አድናቆትዎን በመግለጽ ኢሜል መጀመሩ እንዲሁ አክብሮት ያሳያል ፣ ይህም መልእክቱ እንደ ቀዝቃዛ ወይም ግላዊ እንዳይሆን ሊያደርገው ይችላል።

ደረጃ 5. የኢሜልዎን ምክንያት ይግለጹ።

የግንኙነት መስመሩን ከጀመሩ ፣ ኢሜይሉ የሚመለከተውን ለተቀባዮችዎ የመናገር ኃላፊነት አለብዎት። ዓላማዎን ቀደም ብሎ መግለፅ አስፈላጊ ነው። የንግድ ሥራ ባልደረቦች ኢሜልዎን በፍጥነት ለማንበብ እና ወደ ነጥቡ ለመድረስ መቻል ይፈልጋሉ። ለምን እንደምትጽፉ እና ለምን ተቀባዩ ለማየት እንደፈለጉ እራስዎን ለመጠየቅ አንድ ደቂቃ ይውሰዱ። ይህ ስራ ፈት የሆነ ቺትቻትን ለማስወገድ እና የበለጠ ሙያዊ ኢሜልን ለማሳደድ በትክክል ለመቁረጥ ይረዳዎታል። ይህ ደግሞ እራስዎን ለመጠየቅ ጥሩ ጊዜ ነው - “ይህ ኢሜል በእርግጥ አስፈላጊ ነው?” እንደገና ፣ በጣም አስፈላጊ የሆኑ ኢሜሎችን መላክ ብቻ ለሚያደርጉት ሰው አክብሮት ያሳያል። አንዴ ኢሜልዎን ለመፃፍ ዝግጁ ከሆኑ ፣ በሚከተለው ነገር ለመጀመር ይሞክሩ ፦

“ለመጠየቅ እጽፋለሁ…”
“እኔ እየፃፍኩ ያለሁት…”
እባክዎን እነዚህን ለውጦች ለመመልከት ጊዜ ይውሰዱ እና አስተያየትዎን ይስጡኝ…”

ደረጃ 6. ተቀባዩን (አማራጭ) ያመሰግኑ።

ለደንበኛ ጥያቄ ምላሽ እየሰጡ ከሆነ ፣ ወይም አንድ ሰው ለኢሜይሎችዎ መልስ ከሰጠ ፣ በምስጋና መስመር መጀመር አለብዎት። ለምሳሌ:

ወደ እኔ ስለተመለሱ አመሰግናለሁ…”
በዚህ ጉዳይ ላይ ለሰጡት ትኩረት እናመሰግናለን…”
“ውቅያኖስ ሳፋሪ ስኩባን ስላገኙ እናመሰግናለን”…
አንባቢን ማመስገን ጨዋ ፣ ሙያዊ እና ከተቀባይዎ ጋር በጥሩ ሁኔታ ለመቆየት ጥሩ መንገድ ነው።

ደረጃ 7. የኢሜልዎን አካል አጭር ያድርጉት።

በንግድ ኢሜይሎች ፣ ባነሱ ቁጥር የተሻለውን ያካተቱ ናቸው። የሚላኩትን እያንዳንዱን ኢሜል ስለ አንድ ነገር ብቻ ያድርጉ። ስለ ሌላ ፕሮጀክት መግባባት ከፈለጉ ሌላ ኢሜል ያዘጋጁ።

የሚያስፈልጉዎትን ሁሉ በአምስት ዓረፍተ -ነገሮች ብቻ ለማነጋገር ይሞክሩ። ለማለት የሚፈልጉትን ሁሉ ይናገሩ ፣ እና ከእንግዲህ። አንዳንድ ጊዜ ኢሜልዎን በአምስት ዓረፍተ ነገሮች ብቻ መገደብ የማይቻል ይሆናል። ተጨማሪ መረጃ ማካተት ካስፈለገዎት አይጨነቁ።
በኢሜልዎ አካል ውስጥ ፣ ሁሉንም አስፈላጊ መረጃ እና ከተቀባዮችዎ የሚፈልጓቸውን ማንኛውንም ነገር ያካትቱ።

ደረጃ 8. ለድርጊት ጥሪ (አማራጭ) ያካትቱ።

ተቀባዩዎ አንድ ነገር እንዲያደርግ ከፈለጉ ፣ ምን ማድረግ ወይም መቼ ማድረግ እንዳለባቸው ያውቃሉ ብለው አያስቡ። የሚፈልጉትን በግልፅ በመዘርዘር እርዷቸው። እንደዚህ ያለ ነገር ይናገሩ -

"እነዚያን ፋይሎች እስከ ሐሙስ ልትልኩልኝ ትችላላችሁ?"
በሚቀጥሉት ሁለት ሳምንታት ውስጥ ያንን መጻፍ ይችላሉ?”
እባክዎን ስለዚህ ጉዳይ ለቶማስ ይፃፉ እና ይህን ሲያደርጉ ያሳውቁኝ።
ጥያቄዎን እንደ ጥያቄ ማዋቀር መልስን ያበረታታል። "ይህን ስታደርግ አሳውቀኝ" ማለት ትችላለህ።

ደረጃ 9. ተከሳሹን እንዴት እንደሚከታተሉ ይንገሯቸው።

አሁን ለድርጊት ጥሪ ካቀረቡ ፣ አንባቢዎን በትክክለኛው አቅጣጫ እንዲያንቀላፉ ያድርጉት። ለምሳሌ የፋይናንስ ሪፖርትን ለመመልከት ጥያቄ እንደ “ስለነዚህ ቁጥሮች ምን እንደሚያስቡ ያሳውቁኝ” ከሚለው ልመና ጋር አብሮ ሊሆን ይችላል። በዚያ መንገድ ፣ ሌላኛው ወገን በተሰጣቸው መረጃ ምን ማድረግ እንዳለበት እያሰበ አይቀርም።

መልሰው ለመስማት የሚፈልጉትን የተወሰነ የጊዜ ገደብ (“ሐሙስ ከስብሰባው በፊት እነዚህ ሰነዶች ቢደራጁልን ጥሩ ይሆናል”) ፈጣን ምላሽ ሊሰጥ ይችላል።
በ 24 ሰዓታት ውስጥ አስፈላጊ ለሆኑ ኢሜይሎች መልስ ለመስጠት ይሞክሩ።

ደረጃ 10. መዝጊያዎን ያክሉ።

ኢሜይሎችዎ ባለሙያ እንዲሆኑ ለማድረግ ኢሜልዎን ለአንባቢዎ በሌላ አመሰግናለሁ ወይም እንደ መደበኛ መሰናበት -

"ለትዕግስትዎ እና ለትብብርዎ እናመሰግናለን"
"ከግምት ውስጥ ስላስገባህልኝ አመሰግናለው"
ማናቸውም ጥያቄዎች ወይም ስጋቶች ካሉዎት እኔን ለማሳወቅ አያመንቱ”
"መልስዎን በጉጉት እጠብቃለሁ".
እንደ “ምርጥ ሰላምታዎች” ወይም “ከልብ” ያሉ ከስምህ በፊት በተገቢው መዝጊያ ኢሜልዎን ያጠናቅቁ።
እንደነዚህ ዓይነቶቹ መዝጊያዎች ሙያዊ ስላልሆኑ ከአንባቢው ጋር ጥሩ ጓደኞች ካልሆኑ በስተቀር እንደ “ደስተኞች” ያሉ ተራ መዝጊያዎችን ያስወግዱ።

ደረጃ 11. ስምዎን ይፈርሙ።

በባለሙያ ኢሜል ውስጥ ፊርማዎ የሚከተሉትን ማካተት አለበት

የአንተ ስም.
የሥራዎ ማዕረግ።
ወደ ድር ጣቢያዎ የሚወስድ አገናኝ።
ወደ ማህበራዊ ሚዲያ መለያዎች አገናኞች (አማራጭ)።
አስፈላጊ የእውቂያ መረጃ።

ደረጃ 12. በብጁ ፊርማ ይግቡ።

በመልዕክቱ ውስጥ እራስዎን ለረጅም ጊዜ ማስተዋወቅ እንዳይኖርዎት በኢሜል ታችኛው ፊርማ ለተቀባዩ የሚፈልጉትን መረጃ ሁሉ መስጠት አለበት። ሙሉ ስምዎን ፣ የኩባንያዎን ስም ፣ ማዕረግዎን ወይም ቦታዎን ፣ ተመራጭ የኢሜል አድራሻዎን እና በቀጥታ ሊደረስበት የሚችልበትን የስልክ ቁጥር ማካተትዎን ያረጋግጡ።

እራስዎን አንዳንድ ችግሮች ለማዳን ፣ በሚቀጥሉት መልእክቶች ውስጥ በራስ -ሰር እንዲታይ በሚጠቀሙበት በማንኛውም የኢሜል መድረክ ውስጥ ብጁ ፊርማዎን ያስቀምጡ።
ለማህበራዊ ሚዲያ መለያዎችዎ አገናኞችን መስጠት የማያውቋቸውን እውቂያዎች የበለጠ የተሟላ ምስል ይሰጥዎታል።
አላስፈላጊ በሆኑ ዝርዝሮች ፣ ጥቅሶች ወይም ግራፊክስ ፊርማዎን አይዝጉ።

ክፍል 3 ከ 4 የኢሜል ሙያዊነት ማድረስ

ደረጃ 1. የባለሙያ ቃና ይኑርዎት።

የንግድ ኢሜይሎችን በሚልክበት ጊዜ ፣ ግራ መጋባትን ወይም የተሳሳተ ትርጓሜ እንዳይኖር በተለይ እርስዎ በሚጠቀሙበት ቋንቋ ትኩረት መስጠቱ አስፈላጊ ነው። በአጠቃላይ በኢሜል ውስጥ ለአለቃዎ ወይም ለሥራ ባልደረቦችዎ በአካል የማይናገሩትን ማንኛውንም ነገር መናገር የለብዎትም። እርስዎ እራስዎ እንደዚህ በማይሰማዎት ሁኔታዎች ውስጥ እንኳን የእርስዎ ቃላት ሁል ጊዜ የተረጋጉ ፣ ጨዋ እና ተስማሚ መሆን አለባቸው።

አንዴ ኢሜልዎን ከጻፉ በኋላ ትክክለኛውን ቃና መያዙን ለማወቅ ለራስዎ መልሰው ያንብቡት።
ምንም ሳይናገር መሄድ ቢኖርበትም ፣ ማንኛውንም ዓይነት ዘዬ ወይም ጸያፍ ቃል ከመጠቀም ይቆጠቡ።
ቀልድ ብዙውን ጊዜ በሥራ ቦታ ዋጋ ያለው ጥራት ቢሆንም ፣ ከሥራ ጋር የተገናኙ ኢሜይሎች ብዙውን ጊዜ ለእሱ ትክክለኛ ተሽከርካሪ አይደሉም።

ደረጃ 2. መጀመሪያ በጣም አስፈላጊ የሆነውን መረጃ ያቅርቡ።

ቀደም ሲል እንደተገለፀው ፣ የእርስዎ ተቀባዩ በምድጃቸው ላይ ብዙ እንዳሉ መገመት እና ብዙ ጊዜያቸውን ላለመውሰድ ጥረት ማድረግ አለብዎት። ለእነሱ ትኩረት ካመሰገኗቸው በኋላ በቀጥታ ወደ ነጥቡ ይሂዱ። ቃላቶችን አይንቁ ወይም ከመጠን በላይ ዝርዝር መግቢያ የማምጣት አስፈላጊነት አይሰማዎት። ከተለመዱት የመልእክት ዘዴዎች በተለየ ፣ የባለሙያ ኢሜይሎች ጨዋ ሆኖም ቀጥታ መሆን አለባቸው።

የአባል ጥቅማ ጥቅሞችን ማግኘቱን ከመቀጠልዎ በፊት “አባልነትዎ ጊዜ ያለፈበት እና በአካል መታደስ እንዳለበት ለማሳወቅ እጽፍላችኋለሁ” የሚለውን የመግቢያ ዓረፍተ ነገር ይሞክሩ። ከዚያ እርምጃ ለመውሰድ ተቀባዩ የሚፈልገውን ማንኛውንም አስፈላጊ ዝርዝሮች መከታተል ይችላሉ።
ብዙ ሰዎች እያንዳንዱን ቃል ከማንበብ ይልቅ ኢሜሎችን የመቃኘት አዝማሚያ አላቸው። ዋናው ዓላማዎ ወደ መጀመሪያው ሲቃረብ ፣ የእርስዎ ተቀባዩ እሱን የመምረጥ እድሉ ሰፊ ነው።

ደረጃ 3. የተቀረውን መልእክት አጭር እንዲሆን ያድርጉ።

አንዴ ዓላማዎን ከገለጹ በኋላ ያለ ምንም ዓላማ ያለመወዛወዝ ምንም ትርጉም የለውም። እርስዎ በቀሩት ቦታ ፣ መጥቀስ ተገቢ ነው ብለው የሚያስቧቸውን ማንኛውንም ሌሎች ዝርዝሮች ያቅርቡ። በተቻለ መጠን ትርጉምዎን ከመተርጎም ስራውን ብዙ ጊዜ ለመውሰድ አጭር ፣ ቀላል ቃላትን እና ሀረጎችን ይጠቀሙ።

“የአምስት ዓረፍተ-ነገር ደንቡን” ይመልከቱ-ከአምስት ዓረፍተ-ነገሮች ያነሱ መልእክቶች እንደ ፈጣን ወይም ጨካኝ ሆነው ሊወጡ ይችላሉ ፣ ከአምስት ዓረፍተ-ነገር በላይ የሆነ ነገር ግን የአንባቢዎን ትኩረት የማጣት አደጋ ላይ ይጥላል።
በሆነ ምክንያት ከፍተኛ መጠን ያለው መረጃ ማካተት ካለብዎት እንደ የተለየ ዓባሪ ያድርጉት።

ደረጃ 4. ግልፅ ሀሳብ ወይም ጥያቄ ያስተላልፉ።

ለመፃፍ ምክንያትዎን አንዴ ከገለጹ ፣ እነሱ እንዴት ምላሽ እንዲሰጡ እንደሚፈልጉ ለአንባቢዎ በትክክል ይግለጹ። ማወቅ ያለባቸው ነገር ካለ ይንገሯቸው; ማድረግ ያለባቸው ነገር ካለ ይጠይቋቸው። መልእክትዎን አንብበው እስኪጨርሱ ድረስ ተቀባይዎ ምላሽ ለመንደፍ ዝግጁ መሆን አለበት።

ልምድ ያላቸው ተነጋጋሪዎች ይህንን እንደ “የድርጊት ጥሪ” ብለው ይጠሩታል ፣ እና የእርስዎ ውይይት የተለየ የዓላማ ስሜት እንዲኖረው ለማድረግ ጥሩ መንገድ ነው።
በባለሙያ ኢሜል ውስጥ ለድርጊት የሚደረግ ጥሪ “በዚህ ኢሜል የቀረበውን የደህንነት ማረጋገጫ ቁጥር ማስታወስዎ አስፈላጊ ነው” ወይም “እባክዎን የበጋ ተገኝነትዎን በወሩ መጨረሻ ያዘምኑ” የሚል ነገር ሊናገር ይችላል።

ደረጃ 5. ኢሜልዎን በአንድ ርዕስ ላይ ይገድቡ።

በጣም ብዙ መረጃን በአንድ ጊዜ ተቀባዩን መጋፈጡ የመረበሽ ስሜት እንዲሰማቸው ሊያደርግ ይችላል። የኢሜልዎን ወሰን በአንድ ወይም በሁለት ተዛማጅ ጉዳዮች ላይ መወሰን የተሻለ ነው። ይህ አንባቢው ምን እየተከናወነ እንዳለ በበለጠ ፍጥነት እንዲረዳ ብቻ ሳይሆን መልእክትዎን በአጭሩ ለማቆየትም ይረዳዎታል።

በርካታ ርዕሶች ወይም ጥያቄዎች ለበርካታ ኢሜይሎች መቀመጥ አለባቸው።

ክፍል 4 ከ 4 - ኢሜሉን መላክ

ደረጃ 1. ከመላክዎ በፊት ኢሜልዎን እንደገና ያስተካክሉ።

ከማንኛውም የትየባ ስህተቶች ፣ የተሳሳቱ ፊደሎች ወይም ግልጽ ያልሆኑ ዓረፍተ ነገሮች ነፃ መሆኑን ለማረጋገጥ መልእክትዎን በደንብ ይመለሱ። ጥንቃቄ የጎደላቸው ስህተቶች በእርስዎ እና በሚወክሉት ኩባንያ ላይ በጥሩ ሁኔታ ሊያንጸባርቁ ይችላሉ።

ድንገተኛ ግፊቶችን ለማስወገድ የኢሜል መድረክዎን የፊደል አራሚ ባህሪ ይጠቀሙ።
እንዲሁም ኢሜልዎን በቀላሉ ለማዋሃድ ቀላል ያደርገዋል ብለው በሚገምቱት ቅርጸት ላይ ማንኛውንም የመጨረሻ ደቂቃ ለውጦችን ለማድረግ ይህንን ጊዜ መውሰድ ይችላሉ።

ደረጃ 2. ከተቻለ ኢሜልዎን ቀለል ያድርጉት።

ያስታውሱ ፣ ተቀባዮችዎ ሥራ በዝተዋል እና ወደ ኢሜሉ ሥጋ በፍጥነት መድረስ ይፈልጋሉ። ወደኋላ ተመልሰው ኢሜልዎን ይገምግሙ። ሊታሰብባቸው የሚገቡ አንዳንድ ነገሮች እዚህ አሉ

አጭር ዓረፍተ ነገሮችን ፣ ቃላትን እና አንቀጾችን ይጠቀሙ። ይህ ኢሜይሉን ለማንበብ እና ለመረዳት ቀላል እና ፈጣን ለማድረግ ይረዳል።
አንድ ቃል ለመቁረጥ የሚቻል ከሆነ ይቁረጡ። ዓረፍተ -ነገሮችዎን በተቻለ መጠን አጭር አድርገው ይከርክሙ።

ደረጃ 3. ለኢሜልዎ ጥልቅ ማጣቀሻ ይስጡ።

ሙያዊ ኢሜይሎች በጥንቃቄ ማረም ያስፈልጋቸዋል። ኢሜልዎን ለራስዎ ከፍ አድርገው ያንብቡ። ይህ ብዙ የፊደል አጻጻፍ እና የሰዋስው ስህተቶችን ለመያዝ ይረዳዎታል። እራስዎን ይጠይቁ

የእኔ ኢሜል ግልፅ ነው?
የእኔ ኢሜል በተሳሳተ መንገድ ሊረዳ ይችላል?
እኔ ተቀባዩ ብሆን እንዴት ይሰማል?

ደረጃ 4. በባለሙያ ያቆዩት።

በሙያዊ ኢሜልዎ ውስጥ ስብዕናዎን ማሳየት አያስፈልግዎትም። ከፈለጉ ፣ በአጻጻፍ ዘይቤዎ ውስጥ በጥበብ እንዲታይ መፍቀድ ይችላሉ ፣ ግን ከስሜት ገላጭ አዶዎች ፣ የውይይት አህጽሮተ ቃላት (እንደ LOL) ወይም ባለቀለም ቅርጸ -ቁምፊዎች እና ዳራዎች ይራቁ።

ስሜት ገላጭ አዶዎችን ወይም የውይይት አህጽሮተ ቃላትን መጠቀም ተገቢ የሚሆነው ብቸኛው ጊዜ እርስዎ የሚጽፉበትን ሰው የኢሜል ቋንቋ ሲያንጸባርቁ ነው።
እርስዎ እንደሚሉት ይፃፉ። ይህ ኢሜልዎን አጭር ፣ ወዳጃዊ እና ግላዊ እንዲሆን ለማድረግ ይረዳዎታል።
በኢሜል ውስጥ ለተቀባዩዎ በአካል የማይናገሩትን ማንኛውንም ነገር አይናገሩ።

ደረጃ 5. ኢሜልዎን ይላኩ።

አንዴ ኢሜልዎን ካነበቡ እና ሁሉንም አስፈላጊ መረጃ ካካተቱ እና እያንዳንዱን ተቀባዩ ወደ ተገቢው መስክ ካከሉ ፣ የመላክ ቁልፍን ጠቅ ያድርጉ።

ቪዲዮ - ይህንን አገልግሎት በመጠቀም አንዳንድ መረጃዎች ለ YouTube ሊጋሩ ይችላሉ።

ጠቃሚ ምክሮች

ያስታውሱ ፣ ሰዎች ኢሜሎችን በፍጥነት ለማንበብ ይፈልጋሉ ፣ ስለዚህ ዓረፍተ ነገሮችዎን አጭር እና ግልፅ ያድርጓቸው።
ስለ ተቀባዩዎ ወይም ስለ ሥራቸው አዎንታዊ የሆነ ነገር መናገር ከቻሉ ፣ ያድርጉት። ቃላትህ አይባክንም።
ፊርማ ያዘጋጁ። በእያንዳንዱ ኢሜል ውስጥ ማካተት ያለብዎትን መረጃ የማጋራት አጭር መንገድ ነው። ይህንን መረጃ በፊርማዎ ውስጥ በማስገባት የኢሜይሎችዎን አካል አጭር ያደርጉታል።
ተቀባዩ በማንኛውም መንገድ ከረዳዎት እነሱን ማመስገንዎን ያስታውሱ። እርስዎን መርዳት የእነሱ ሥራ በሚሆንበት ጊዜ እንኳን ይህንን ማድረግ አለብዎት።
ኢሜሎችን በመፃፍ የተሻለ ማግኘት ይፈልጋሉ? መልእክትዎን ለዋና ሥራ አስፈፃሚው ያስተላልፋል ብለው ለመጻፍ ይሞክሩ። ይህ የእርስዎ ቃና እና ቋንቋ ወጥነት እና ሙያዊ እንዲሆኑ ይረዳዎታል።
ለራስዎ እና ለድርጅትዎ የባለሙያ ምስል እንዲያቀርቡ ለሠዋስው ፣ ለፊደል አጻጻፍ እና ሥርዓተ ነጥብ በጥንቃቄ ትኩረት ይስጡ።
ፊት ለፊት የሚነጋገሩ ይመስል በመጻፍ መግቢያዎችን በአጭሩ ያስቀምጡ።
አንድ ስለ መጻፍ ከመጀመርዎ በፊት ኢሜል እንኳን አስፈላጊ መሆኑን ለመወሰን ትንሽ ጊዜ ይውሰዱ። በብዙ አጋጣሚዎች ተመሳሳይ መረጃ በቀላል የስልክ ጥሪ ወይም በአጭር የእግር ጉዞ ወደ ሌላ ክፍል ሊተላለፍ ይችላል።
“እባክዎን” እና “አመሰግናለሁ” ማለትን አይርሱ። መልካም ሙያዊ ግንኙነቶችን ለማዳበር ሥነ ምግባር ረጅም መንገድ ይሄዳል።
የተቀባዩን አድራሻ ለማስገባት ማጣቀሻውን ከጨረሱ በኋላ ይጠብቁ። ይህ ኢሜይሉን ከማጠናቀቁ በፊት በአጋጣሚ ከመላክ ያግድዎታል።
ውጤታማ ኢሜሎችን መጻፍ እንደማንኛውም ነገር ነው። በበለጠ በተለማመዱ ቁጥር በላዩ የተሻለ ይሆናል።

ማስጠንቀቂያዎች

ከሲሲ መስክ ጋር ይጠንቀቁ። እርስ በእርስ የማይተዋወቁ ብዙ እውቂያዎችን ኢሜል እየላኩ ከሆነ ግን ሁሉም መረጃውን ማወቅ ከፈለጉ ፣ ግላዊነታቸውን ለመጠበቅ የ Bcc መስክን መጠቀምዎን ያረጋግጡ።
ለሁሉም አማራጭ መልስን በጥቂቱ ይጠቀሙ። ማወቅ ለሚፈልጉት ብቻ የእርስዎን ምላሽ ይላኩ።
መደበኛ ያልሆነ የጽሑፍ ዘይቤ ወይም አሕጽሮተ ቃላት (“LOL” ፣ “ICYMI” ፣ “TTYL” ፣ ወዘተ) ከመጠቀም ይቆጠቡ። እነዚህ ከሥራ ጋር በተገናኘ ኢሜል ውስጥ ቦታ እንዲኖራቸው እና ለአንባቢዎች ግራ የሚያጋቡ ሊሆኑ ይችላሉ።
በሁሉም ካፕቶች ወይም ንዑስ ፊደላት ውስጥ መልእክትዎን አይፃፉ።