መደበኛ የአሠራር ሂደት (SOP) አንድን ተግባር እንዴት እንደሚፈጽም የደረጃ በደረጃ መረጃን ያካተተ ሰነድ ነው። አንድ ነባር SOP ብቻ መሻሻል እና መዘመን ሊኖርበት ይችላል ፣ ወይም እርስዎ ከባዶ አንዱን መፃፍ በሚፈልጉበት ሁኔታ ውስጥ ሊሆኑ ይችላሉ። የሚያስፈራ ይመስላል ፣ ግን በእውነቱ የማረጋገጫ ዝርዝር ብቻ ነው። ኳሱን ለመንከባለል ደረጃ 1 ን ይመልከቱ።
ደረጃዎች
የ 3 ክፍል 1 - የእርስዎን SOP ቅርጸት
ደረጃ 1. ቅርጸትዎን ይምረጡ።
SOP ን ለመፃፍ ትክክለኛ ወይም የተሳሳተ መንገድ የለም። ሆኖም ፣ የእርስዎ ኩባንያ ምናልባት እንዴት እንደሚመርጡ በመግለፅ ለቅርፀት መመሪያዎችን ሊያመለክቱባቸው የሚችሉ ብዙ SOP ዎች አሉት። እንደዚያ ከሆነ ፣ ቀደም ሲል የነበሩትን SOP ዎች እንደ አብነት ይጠቀሙ። ካልሆነ ጥቂት አማራጮች አሉዎት
- ቀላል ደረጃዎች ቅርጸት። ይህ አጭር ፣ ሊሆኑ የሚችሉ ጥቂት ውጤቶች ላላቸው እና እስከ ነጥቡ ድረስ ፍትሃዊ ለሆኑ መደበኛ ሂደቶች ነው። ከአስፈላጊው የሰነድ እና የደህንነት መመሪያዎች በተጨማሪ ፣ በእርግጥ አንባቢው ምን ማድረግ እንዳለበት የሚነግር ቀላል ዓረፍተ -ነገሮች ዝርዝር ነው።
- አንድ ተዋረድ ደረጃዎች ቅርጸት። ይህ ብዙውን ጊዜ ለረጅም ሂደቶች ነው - ከአሥር ደረጃዎች በላይ የሆኑ ፣ ጥቂት ውሳኔዎችን ፣ ማብራሪያዎችን እና የቃላት ቃላትን ያካተተ። ይህ ብዙውን ጊዜ በልዩ ቅደም ተከተሎች ውስጥ ሁሉም የዋና ደረጃዎች ዝርዝር ነው።
- የፍሰት ገበታ ቅርጸት። የአሰራር ሂደቱ ወሰን የሌለው ቁጥር ሊኖራቸው ከሚችል ውጤት ጋር እንደ ካርታ ከሆነ ፣ የፍሰት ገበታ የእርስዎ ምርጥ ምርጫ ሊሆን ይችላል። ውጤቶች ሁል ጊዜ ሊተነበዩ በማይችሉበት ጊዜ መምረጥ ያለብዎት ይህ ቅርጸት ነው።
ደረጃ 2. ታዳሚዎችዎን ያስቡ።
የእርስዎን SOP ከመጻፍዎ በፊት ከግምት ውስጥ መግባት ያለባቸው ሦስት ዋና ዋና ነገሮች አሉ-
- የታዳሚዎችዎ ቀደምት እውቀት። እነሱ ስለድርጅትዎ እና ስለ አሠራሮቹ ያውቃሉ? የቃላት ፍቺውን ያውቃሉ? የእርስዎ ቋንቋ ከአንባቢው ዕውቀት እና ኢንቨስትመንት ጋር መዛመድ አለበት።
- የታዳሚዎችዎ የቋንቋ ችሎታዎች። የእርስዎን ቋንቋ የማይናገሩ ሰዎች የእርስዎን SOP “የሚያነቡ” ዕድል ይኖር ይሆን? ይህ ጉዳይ ከሆነ ብዙ የተብራሩ ስዕሎችን እና ንድፎችን ማካተት ጥሩ ሀሳብ ነው።
- የታዳሚዎችዎ መጠን። ብዙ ሰዎች በአንድ ጊዜ የእርስዎን SOP (በተለያዩ ሚናዎች ውስጥ ያሉትን) እያነበቡ ከሆነ ሰነዱን በጨዋታ ውስጥ እንደ ውይይት አድርገው መቅረጽ አለብዎት -ተጠቃሚ 1 አንድ እርምጃን ያጠናቅቃል ፣ ተጠቃሚ 2 ይከተላል ፣ ወዘተ እና የመሳሰሉት። በዚያ መንገድ ፣ እያንዳንዱ አንባቢ በጥሩ ዘይት በተቀባው ማሽን ውስጥ እሱ እንዴት እሷ እንደ አንድ አካል ሆኖ ማየት ይችላል።
ደረጃ 3. እውቀትዎን ግምት ውስጥ ያስገቡ።
እሱ የሚገለጠው ይህ ነው -እርስዎ ይህንን የሚጽፉ ምርጥ ሰው ነዎት? ሂደቱ ምን እንደሚያስፈልግ ያውቃሉ? እንዴት ሊሳሳት ይችላል? ደህንነቱ የተጠበቀ እንዲሆን እንዴት? ካልሆነ ለሌላ ሰው አሳልፎ መስጠት የተሻለ ሊሆን ይችላል። በደንብ ባልተፃፈ-ወይም ፣ ከዚህ በላይ ፣ ትክክል ያልሆነ-SOP ምርታማነትን ከመቀነስ እና ወደ ድርጅታዊ ውድቀቶች ብቻ ሳይሆን ፣ ደህንነቱ ያልተጠበቀ እና ከቡድንዎ እስከ አከባቢው ባለው በማንኛውም ነገር ላይ አሉታዊ ተጽዕኖ ሊያሳድር ይችላል። በአጭሩ እርስዎ መውሰድ ያለብዎት አደጋ አይደለም።
ይህ እርስዎ እንዲጨርሱ የተገደዱ (ወይም ግዴታ) የሚሰማዎት ፕሮጀክት ከሆነ ፣ ሂደቱን በየቀኑ ያጠናቀቁትን ለእርዳታ ከመጠየቅ ወደኋላ አይበሉ። ቃለመጠይቆችን ማካሄድ የማንኛውም SOP- የመፍጠር ሂደት መደበኛ አካል ነው።
ደረጃ 4. በአጫጭር ወይም በረዥም ቅርፅ SOP መካከል ይወስኑ።
ከፕሮቶኮል ፣ ከቃላት አነጋገር ፣ ወዘተ ጋር ለሚያውቁ ግለሰቦች ቡድን (SOP) የሚጽፉ ወይም የሚያዘምኑ ከሆነ ፣ እና ልክ እንደ የማረጋገጫ ዝርዝር ካለው አጭር እና ፈጣን SOP ተጠቃሚ ከሆኑ ፣ በአጭሩ መልክ ሊጽፉት ይችላሉ።.
ከመሠረታዊ ዓላማ እና አግባብነት ካለው መረጃ (ቀን ፣ ደራሲ ፣ መታወቂያ#፣ ወዘተ) በስተቀር ፣ በእውነቱ አጭር የእርምጃዎች ዝርዝር ብቻ ነው። ምንም ዝርዝር ወይም ማብራሪያ በማይፈለግበት ጊዜ ይህ የሚሄድበት መንገድ ነው።
ደረጃ 5. የ SOP ዓላማዎን ያስታውሱ።
ግልፅ የሆነው በድርጅትዎ ውስጥ በተደጋጋሚ የሚደጋገም አሰራር አለዎት። ግን ይህ SOP በተለይ ጠቃሚ የሆነበት አንድ የተወሰነ ምክንያት አለ? ደህንነትን ማጉላት አለበት? የታዛዥነት እርምጃዎች? ለስልጠና ወይም በዕለት ተዕለት ጥቅም ላይ ይውላል? የእርስዎ SOP ለቡድንዎ ስኬት አስፈላጊ የሆነው ጥቂት ምክንያቶች እዚህ አሉ
- የማክበር ደረጃዎች መሟላታቸውን ለማረጋገጥ
- የምርት መስፈርቶችን ከፍ ለማድረግ
- የአሠራር ሂደቱ በአከባቢው ላይ አሉታዊ ተፅእኖ እንደሌለው ለማረጋገጥ
- ደህንነትን ለማረጋገጥ
- ሁሉም ነገር በተያዘለት መርሃ ግብር መሠረት መከናወኑን ለማረጋገጥ
- በማምረት ውስጥ ውድቀቶችን ለመከላከል
- እንደ የሥልጠና ሰነድ ለመጠቀም
የእርስዎ SOP ምን ማጉላት እንዳለበት ካወቁ ፣ በእነዚህ ነጥቦች ዙሪያ ጽሑፍዎን ማዋቀር ቀላል ይሆናል። የእርስዎ SOP ምን ያህል አስፈላጊ እንደሆነ ለማየትም ቀላል ነው።
ክፍል 2 ከ 3 የእርስዎ SOP ን መጻፍ
ደረጃ 1. አስፈላጊውን ቁሳቁስ ይሸፍኑ።
በአጠቃላይ ፣ ቴክኒካዊ SOPs ከሂደቱ ራሱ አራት ንጥረ ነገሮችን ያቀፈ ነው-
- የርዕስ ገጽ. ይህ 1) የአሠራሩ ርዕስ ፣ 2) የ SOP መለያ ቁጥር ፣ 3) የታተመበት ወይም የተሻሻለበት ቀን ፣ 4) SOP የሚመለከተውን የኤጀንሲ/ክፍል/ቅርንጫፍ ስም ፣ እና 5) ያዘጋጁትን ፊርማዎች ያጠቃልላል። እና በ SOP ጸድቋል። መረጃው ግልጽ እስከሆነ ድረስ ይህ በፈለጉት መልኩ ሊቀረጽ ይችላል።
- ዝርዝር ሁኔታ. ይህ አስፈላጊ ነው የእርስዎ SOP በጣም ረጅም ከሆነ ፣ የማጣቀሻውን ቀላልነት የሚፈቅድ ከሆነ። ቀለል ያለ መደበኛ ንድፍ እዚህ የሚያገኙት ነው።
- የጥራት ማረጋገጫ/የጥራት ቁጥጥር. መፈተሽ ካልቻለ አንድ አሰራር ጥሩ ሂደት አይደለም። አንባቢው የተፈለገውን ውጤት ማግኘቱን ማረጋገጥ እንዲችል አስፈላጊዎቹን ቁሳቁሶች እና ዝርዝሮች ያቅርቡ። ይህ እንደ የአፈጻጸም ግምገማ ናሙናዎች ያሉ ሌሎች ሰነዶችን ሊያካትት ወይም ላያካትት ይችላል።
- ማጣቀሻ. ሁሉንም የተጠቀሱ ወይም ጉልህ ማጣቀሻዎችን መዘርዘርዎን ያረጋግጡ። ሌሎች SOP ን ከጠቀሱ ፣ አስፈላጊውን መረጃ በአባሪው ውስጥ ማያያዝዎን ያረጋግጡ።
የእርስዎ ድርጅት ከዚህ የተለየ ፕሮቶኮል ሊኖረው ይችላል። እርስዎ ሊጠቅሷቸው የሚችሏቸው ቀድሞ የነበሩ SOP ዎች ካሉ ፣ ይህንን መዋቅር ይተዉ እና ቀድሞውኑ ያለውን ነገር ያክብሩ።
ደረጃ 2. ለሂደቱ ራሱ የሚከተሉትን መሸፈኑን ያረጋግጡ።
- ወሰን እና ተግባራዊነት. በሌላ አነጋገር የሂደቱን ዓላማ ፣ ገደቦቹን እና እንዴት ጥቅም ላይ እንደዋለ ይግለጹ። መስፈርቶችን ፣ የቁጥጥር መስፈርቶችን ፣ ሚናዎችን እና ኃላፊነቶችን ፣ ግብዓቶችን እና ውፅዓቶችን ያካትቱ።
-
ዘዴ እና ሂደቶች።
የጉዳዩ ሥጋ - ምን ዓይነት መሣሪያ እንደሚያስፈልግ ጨምሮ ሁሉንም ደረጃዎች በአስፈላጊ ዝርዝሮች ይዘርዝሩ። ተከታታይ ቅደም ተከተሎችን እና የውሳኔ ምክንያቶችን ይሸፍኑ። “ምን ቢደረግ” እና ሊከሰቱ የሚችሉ ጣልቃ ገብነቶች ወይም የደህንነት አስተያየቶችን ያነጋግሩ።
- የቃላት አገባብ ማብራሪያ. አህጽሮተ ቃላትን ፣ አህጽሮተ ቃላትን እና የጋራ ቋንቋ ያልሆኑትን ሁሉንም ሀረጎች ይለዩ።
- የጤና እና ደህንነት ማስጠንቀቂያዎች. በእራሱ ክፍል ውስጥ እና ጉዳይ ከሆነበት ደረጃዎች ጎን ለመዘርዘር። በዚህ ክፍል ላይ አያምቱ።
-
መሣሪያዎች እና አቅርቦቶች።
የሚፈለገው ዝርዝር እና መቼ ፣ መሣሪያ የት እንደሚገኝ ፣ የመሣሪያ ደረጃዎች ፣ ወዘተ.
- ጥንቃቄዎች እና ጣልቃ ገብነቶች. በመሠረቱ ፣ የመላ ፍለጋ ክፍል። ሊጎዳ የሚችለውን ፣ የሚመለከተውን ፣ እና በመጨረሻው ፣ ተስማሚ በሆነ ምርት ውስጥ ምን ሊያደናቅፍ እንደሚችል ይሸፍኑ።
- የእርስዎን SOP ቃላዊ እና ግራ የሚያጋባ እንዲሆን እና በቀላሉ ማጣቀሻን ለመፍቀድ ለእያንዳንዳቸው ለእነዚህ ርዕሶች የራሳቸውን ክፍል (ብዙውን ጊዜ በቁጥሮች ወይም ፊደሎች ይገለጻል) ይስጡ።
- ይህ በምንም መንገድ የተሟላ ዝርዝር አይደለም። ይህ የአሠራር የበረዶ ግግር ጫፍ ብቻ ነው። የእርስዎ ድርጅት ትኩረት የሚሹ ሌሎች ገጽታዎችን ሊገልጽ ይችላል።
ደረጃ 3. ጽሑፍዎን አጭር እና ለማንበብ ቀላል ያድርጉት።
ዕድሎች የእርስዎ ታዳሚዎች ይህንን ለደስታ ለማንበብ አለመረጡ ነው። አጭር እና ግልፅ እንዲሆን ይፈልጋሉ - ያለበለዚያ ትኩረታቸው ይሳሳታል ወይም ሰነዱ በጣም ከባድ እና ለመረዳት አስቸጋሪ ሆኖ ያገኙታል። በአጠቃላይ ፣ ዓረፍተ -ነገሮችዎን በተቻለ መጠን አጭር ያድርጓቸው።
- መጥፎ ምሳሌ እዚህ አለ: መጠቀም ከመጀመርዎ በፊት አቧራውን ከአየር ዘንጎች በሙሉ ማፅዳቱን ያረጋግጡ።
- ጥሩ ምሳሌ እዚህ አለ: ከመጠቀምዎ በፊት ሁሉንም አቧራ ከአየር ዘንጎች ያርቁ።
- በአጠቃላይ “እርስዎ” ን አይጠቀሙ። ሊገለጽ ይገባል። በንቁ ድምጽ ይናገሩ እና ዓረፍተ -ነገሮችዎን በትዕዛዝ ግሶች ይጀምሩ።
ደረጃ 4. አስፈላጊ ከሆነ ሥራውን እንዴት እንደሚፈጽሙ በሂደቱ ውስጥ ለሚሳተፉ ሠራተኞች ቃለ መጠይቅ ያድርጉ።
ማድረግ የሚፈልጉት የመጨረሻው ነገር ግልፅ ያልሆነ ትክክለኛ SOP መጻፍ ነው። እርስዎ የቡድንዎን ደህንነት ፣ ውጤታማነታቸውን ፣ ጊዜያቸውን ፣ እና እርስዎ የተቋቋመ ሂደትን እየወሰዱ እና ምንም ሀሳብ ሳይከፍሉ - የእርስዎ ባልደረቦች ትንሽ የሚያስከፋ ነገር ሊያገኙ ይችላሉ። ካስፈለገዎት ጥያቄዎችን ይጠይቁ! ይህንን በትክክል ማግኘት ይፈልጋሉ።
በእርግጥ እርስዎ የማያውቁ ከሆነ ሁሉንም ሚናዎች እና ኃላፊነቶች የሚሸፍኑ ብዙ ምንጮችን ይጠይቁ። አንድ የቡድን አባል መደበኛ የአሠራር ሂደት ላይከተል ይችላል ወይም ሌላ በድርጊቱ ክፍል ውስጥ ብቻ ሊሳተፍ ይችላል።
ደረጃ 5. ትላልቅ ቁርጥራጮችን በሥዕላዊ መግለጫዎች እና በወራጅ ገበታዎች ይለያዩ።
በተለይ የሚያስፈራ ደረጃ ወይም ሁለት ካለዎት በአንዳንድ ዓይነት ገበታ ወይም ዲያግራም ለአንባቢዎችዎ ቀላል ያድርጉት። ለማንበብ ቀላል ያደርገዋል እና ሁሉንም ለመረዳት ከመሞከር ለአእምሮ አጭር እረፍት ይሰጣል። እና ለእርስዎ የበለጠ የተሟላ እና በደንብ የተፃፈ ሆኖ ይታያል።
የእርስዎን SOP ለማሳደግ ብቻ እነዚህን አያካትቱ ፤ አስፈላጊ ከሆነ ወይም የቋንቋ ክፍተትን ለማጥበብ ሲሞክሩ ብቻ ያድርጉ።
ደረጃ 6. እያንዳንዱ ገጽ የቁጥጥር ሰነድ ማሳወቂያ እንዳለው ያረጋግጡ።
የእርስዎ SOP ምናልባት ከብዙ SOPS አንዱ ነው - በዚህ ምክንያት ፣ የእርስዎ ድርጅት በአንድ የተወሰነ የማጣቀሻ ስርዓት ውስጥ ሁሉንም ነገር ካታሎግ የሚያደርግ አንድ ዓይነት ትልቅ የመረጃ ቋት አለው ብለን ተስፋ እናደርጋለን። የእርስዎ SOP የዚህ የማጣቀሻ ስርዓት አካል ነው ፣ እና ስለዚህ አንድ ዓይነት ኮድ ይፈልጋል። እዚያ ነው ማስታወሻው የሚመጣው።
እያንዳንዱ ገጽ በላይኛው ቀኝ ጥግ (ለአብዛኛዎቹ ቅርፀቶች) አጭር ርዕስ ወይም መታወቂያ #፣ የክለሳ ቁጥር ፣ ቀን እና “ገጽ #የ #” ሊኖረው ይገባል። በድርጅትዎ ምርጫዎች ላይ በመመስረት የግርጌ ማስታወሻ (ወይም እነዚህ በግርጌ ማስታወሻው ውስጥ ሊኖራቸው ይችላል) ሊያስፈልግዎት ይችላል።
የ 3 ክፍል 3 - ስኬትን እና ትክክለኛነትን ማረጋገጥ
ደረጃ 1. የአሰራር ሂደቱን ይፈትሹ።
የአሠራር ሂደትዎን ለመሞከር የማይፈልጉ ከሆነ ፣ ምናልባት በደንብ አልጻፉት ይሆናል። የሂደቱን ውስን ዕውቀት ያለው ሰው (ወይም የመደበኛ አንባቢ ሰው ተወካይ) እንዲመራዎት የእርስዎን SOP እንዲጠቀም ያድርጉ። የትኞቹን ጉዳዮች አልፈዋል? ካለ ፣ አድራሻቸው እና አስፈላጊውን ማሻሻያ ያድርጉ።
- ጥቂት ሰዎች የእርስዎን SOP እንዲፈትሹ ማድረጉ የተሻለ ነው። የተለያዩ ግለሰቦች የተለያዩ ጉዳዮች ይኖራቸዋል ፣ ይህም ብዙ የተለያዩ (ተስፋ እናደርጋለን ጠቃሚ) ምላሾችን ይሰጣል
- ከዚህ በፊት ባልሠራው ሰው ላይ የአሰራር ሂደቱን መሞከርዎን ያረጋግጡ። ቀዳሚ ዕውቀት ያለው ማንኛውም ሰው በእውቀቱ ላይ ተመርኩዞ ሥራዎን ሳይሆን ሥራዎን ለማሸነፍ ዓላማውን ያሸንፋል።
ደረጃ 2. የአሠራር ሂደቱን በትክክል በሚሠሩ ሰዎች እንዲገመገም ያድርጉ።
በቀኑ መጨረሻ ፣ አለቆችዎ ስለ SOP ምን እንደሚያስቡ በእውነቱ ምንም አይደለም። እሱ የሚመለከተው ሥራውን በትክክል የሚሰሩት ናቸው። ስለዚህ ሥራዎን ለከፍተኛ ደረጃዎች ከማስረከብዎ በፊት ሥራዎን ለሚሠሩ (ወይም ለሚያደርጉት) ነገሮችዎን ያሳዩ። ምን ያስባሉ?
እነሱ እንዲሳተፉ እና የሂደቱ አካል እንደሆኑ እንዲሰማቸው መፍቀድ እርስዎ እየሰሩበት ያለውን ይህንን SOP የመቀበል ዕድላቸው ከፍ ያደርገዋል። እና አንዳንድ ግሩም ሀሳቦች መኖራቸው አይቀሬ ነው
ደረጃ 3. SOP በአማካሪዎችዎ እና በጥራት ማረጋገጫ ቡድኑ እንዲገመገም ያድርጉ።
አንዴ ቡድኑ ወደፊት እንዲቀጥል ከሰጠዎት ወደ አማካሪዎችዎ ይላኩት። በእውነተኛው ይዘት ላይ ምናልባት ትንሽ ግብዓት ይኖራቸዋል ፣ ነገር ግን የቅርጸት መስፈርቶችን የሚያሟላ ከሆነ ፣ ያመለጡዎት ነገር ካለ ፣ እና ሁሉም ኦፊሴላዊ እና ወደ ስርዓቱ እንዲገቡ ፕሮቶኮሉ ያሳውቁዎታል።
- የማጽደቂያዎቹን የኦዲት ዱካዎች ለማረጋገጥ የሰነድ አስተዳደር ስርዓቶችን በመጠቀም ለማፅደቅ SOP ን ያሂዱ። ይህ ከድርጅት ይለያያል። በመሠረቱ ፣ ሁሉም ነገር መመሪያዎችን እና ደንቦችን እንዲያሟላ ይፈልጋሉ።
- ፊርማዎች አስፈላጊ ይሆናሉ እና በአሁኑ ጊዜ አብዛኛዎቹ ድርጅቶች የኤሌክትሮኒክ ፊርማዎችን ለመቀበል ችግር የለባቸውም።
ደረጃ 4. አንዴ ከጸደቀ በኋላ የእርስዎን SOP መተግበር ይጀምሩ።
ይህ ለተጎዱት ሠራተኞች (ለምሳሌ የመማሪያ ክፍል ሥልጠና ፣ በኮምፒተር ላይ የተመሠረተ ሥልጠና ፣ ወዘተ) መደበኛ ሥልጠና መፈጸምን ሊያካትት ይችላል ወይም ወረቀትዎ በመታጠቢያ ቤት ውስጥ ተንጠልጥሏል ማለት ሊሆን ይችላል። ምንም ቢሆን ፣ ሥራዎን እዚያ ያውጡ! ለእሱ ሰርተዋል። የእውቅና ጊዜ!
የእርስዎ SOP ወቅታዊ ሆኖ እንደሚቆይ እርግጠኛ ይሁኑ። መቼም ጊዜ ያለፈበት ከሆነ ፣ ያዘምኑት ፣ ዝመናዎቹ እንደገና ጸድቀው በሰነድ ያግኙ ፣ እና እንደአስፈላጊነቱ SOP ን እንደገና ያሰራጩ። የእርስዎ ቡድን ደህንነት ፣ ምርታማነት እና ስኬት በእሱ ላይ አስፈላጊ ናቸው።
ቪዲዮ - ይህንን አገልግሎት በመጠቀም አንዳንድ መረጃዎች ለ YouTube ሊጋሩ ይችላሉ።
ጠቃሚ ምክሮች
- ለእያንዳንዱ የስሪት ለውጥ የሰነድ ታሪክ መመዝገቡን ያረጋግጡ።
- የራስዎን ከመፃፍዎ በፊት የድሮው የ SOP ስሪት ካለ ያረጋግጡ። ጥቂት ፈጣን ለውጦችን ማድረግ ይችሉ ይሆናል። ምንም እንኳን አሁንም እነሱን መመዝገብዎን ያረጋግጡ!
- ደረጃዎቹን ለማብራራት ቀላል እንግሊዝኛ ይጠቀሙ።
- ግልፅነትን ይፈትሹ። ብዙ ትርጓሜዎች አለመኖራቸውን ያረጋግጡ። ለሂደቱ ለማያውቀው ሰው የአሰራር ሂደቱን ያሳዩ እና እሱ የሚናገረውን እንዲነግርዎት ያድርጉ። ትገረም ይሆናል።
- ይሁንታ ከማግኘቱ በፊት ሰዎች ሰነድዎን እንዲገመግሙ ያድርጉ።
- አንባቢው ስለ ሂደቱ ግልጽ እንዲሆን የፍሰት ሰንጠረtsችን እና ስዕላዊ መግለጫዎችን ይጠቀሙ።
- የሰነድ ሂደቱ ትክክለኛው ሂደት እንዲሆን በተቻለ መጠን ባለድርሻ አካላትን ማሳተፉን ያስታውሱ።