ለደንበኞች የንግድ ደብዳቤ እንዴት እንደሚጽፉ (ከናሙና ደብዳቤዎች ጋር)

ዝርዝር ሁኔታ:

ለደንበኞች የንግድ ደብዳቤ እንዴት እንደሚጽፉ (ከናሙና ደብዳቤዎች ጋር)
ለደንበኞች የንግድ ደብዳቤ እንዴት እንደሚጽፉ (ከናሙና ደብዳቤዎች ጋር)
Anonim

የንግድ ሥራ ሲኖርዎት ለደንበኞችዎ ደብዳቤዎችን መጻፍ ይኖርብዎታል። ስለ አዲስ ክስተቶች ወይም ልዩ ነገሮች ለመንገር እየጻፉ ይሆናል ፣ ወይም በኩባንያዎ ስም ለደንበኛ ቅሬታ ምላሽ እየሰጡ ይሆናል። ለደብዳቤው ምክንያት ምንም ይሁን ምን ሁል ጊዜ የባለሙያ ቃና መጠበቅ አለብዎት።

ደረጃዎች

ናሙና የንግድ ደብዳቤዎች

Image
Image

አዲስ ንግድ ማስታወቂያ የናሙና ደብዳቤ

Image
Image

የናሙና ንግድ አመሰግናለሁ ደብዳቤ

Image
Image

የናሙና የይቅርታ ደብዳቤ ከቢዝነስ

የ 2 ክፍል 1 የቢዝነስ ደብዳቤን መቅረጽ

ለደንበኞች የንግድ ሥራ ደብዳቤ ይፃፉ ደረጃ 1
ለደንበኞች የንግድ ሥራ ደብዳቤ ይፃፉ ደረጃ 1

ደረጃ 1. የባለሙያ ፊደላትን ይጠቀሙ።

የንግድ ደብዳቤው የኩባንያዎ ተወካይ ይሆናል። ስለዚህ የተለየ እና ከፍተኛ ጥራት ያለው መሆን አለበት። እንዲሁም የኩባንያዎን አርማ ወይም የምርት ስም መያዝ አለበት።

በማይክሮሶፍት ቃል ውስጥ አስቀድሞ የተነደፈ የቀለም ፊደላት አብነቶችን በመጠቀም የፊደል ገበታ መፍጠር ይችላሉ። በደብዳቤው ውስጥ ያለውን ነባር አርማዎን ወይም የምርት ስምዎን መጠቀሙን ያረጋግጡ።

ለደንበኞች የንግድ ሥራ ደብዳቤ ይፃፉ ደረጃ 2
ለደንበኞች የንግድ ሥራ ደብዳቤ ይፃፉ ደረጃ 2

ደረጃ 2. የቃላት ማቀነባበሪያ ፕሮግራም ይክፈቱ።

በኮምፒተር ላይ ሁል ጊዜ የንግድ ደብዳቤ መጻፍ አለብዎት።

  • አዲስ ሰነድ ይፍጠሩ እና ለሰነዱ 1 ኢንች ህዳጎች ያዘጋጁ።
  • እንደ ታይምስ ኒው ሮማን ፣ ጆርጂያ ወይም አሪኤል ያሉ የሰሪፍ ቅርጸ -ቁምፊ ይጠቀሙ። ከ 12 ነጥቦች ያልበለጠ ፣ ግን ከ 10 ነጥቦች ያላነሰ የቅርጸ -ቁምፊ መጠን መጠቀሙን ያረጋግጡ። በቅርጸ ቁምፊ ምርጫ ወይም ቅርጸ ቁምፊ መጠን ምክንያት ደብዳቤው ለማንበብ አስቸጋሪ መሆን የለበትም።
  • ሰነዱ ወደ ነጠላ ክፍተት መዋቀሩን ያረጋግጡ።
ለደንበኞች የንግድ ሥራ ደብዳቤ ይፃፉ ደረጃ 3
ለደንበኞች የንግድ ሥራ ደብዳቤ ይፃፉ ደረጃ 3

ደረጃ 3. የማገጃውን ቅጽ ያዘጋጁ።

የማገጃው ቅጽ ለንግድ ፊደሎች ጥቅም ላይ የዋለው በጣም የተለመደው ቅርጸት ነው። እንዲሁም ለማዋቀር እና ለመከተል ቀላሉ ነው። እያንዳንዱ ርዕስ ተሰልፎ መቀመጥ አለበት እና በእያንዳንዱ ርዕስ መካከል አንድ ቦታ መኖር አለበት። ከሰነዱ ታችኛው ክፍል ጀምሮ ፣ የንግድዎ ደብዳቤ የሚከተሉትን ርዕሶች ሊኖረው ይገባል።

  • የዛሬ ቀን ፣ ወይም ደብዳቤውን የላኩበት ቀን። ለእርስዎ መዝገቦች እና ለተቀባዩ መዝገቦች ጥቅም ላይ ሊውል ስለሚችል ቀኑ አስፈላጊ ነው። እንዲሁም ፣ ሕጋዊ አጠቃቀም ሊኖረው ይችላል። ስለዚህ ትክክለኛ መሆኑን ያረጋግጡ።
  • የላኪው አድራሻ። በመደበኛ አድራሻ ዘይቤ የተቀረፀ ይህ የእርስዎ አድራሻ ነው። አድራሻዎ ቀድሞውኑ በደብዳቤዎ ውስጥ ከታየ ይህንን ርዕስ መዝለል ይችላሉ።
  • የውስጥ አድራሻ። የሚጽፉት ሰው ስም እና አድራሻ ይህ ነው። የአቶ/ወይዘሮ አጠቃቀም እንደ አማራጭ ነው። ስለዚህ ፣ ለምሳሌ ፣ ለኒና ብራውን የምትጽፉ ከሆነ ፣ የጋብቻ ሁኔታዋ ምን እንደ ሆነ እርግጠኛ ካልሆኑ ወይዘሮ/ሚስቱን ከስሟ መተው ይችላሉ።
  • ሰላምታ። ይህ “ውድ ወይዘሮ ብራውን” ወይም “ውድ ኒና ብራውን” ሊሆን ይችላል። ደብዳቤውን ማን እንደሚያነበው እርግጠኛ ካልሆኑ “ውድ ጌታዬ ወይም ውድ እመቤቴ” ን ይጠቀሙ። እንዲሁም “ለማን ሊያሳስበው ይችላል” ን መጠቀም ይችላሉ ፣ ግን አድማጮችዎ ማን እንደሆኑ የማያውቁ ከሆነ እንደ የመጨረሻ አማራጭ ብቻ።
  • የደብዳቤው አካል። በአንቀጹ በሚቀጥለው ክፍል በዚህ ላይ የበለጠ ትኩረት እናደርጋለን።
  • የደብዳቤው መዘጋት ፣ በፊርማ። ይህ “ከልብ” ፣ ወይም “ደግነት ከሰላምታ” ሊሆን ይችላል።

ክፍል 2 ከ 2 የቢዝነስ ደብዳቤ መጻፍ

ለደንበኞች የቢዝነስ ደብዳቤ ይፃፉ ደረጃ 4
ለደንበኞች የቢዝነስ ደብዳቤ ይፃፉ ደረጃ 4

ደረጃ 1. ታዳሚዎችዎን ይለዩ።

ታዳሚው ምንም ይሁን ምን የደብዳቤው ቃና ሁል ጊዜ ባለሙያ ሆኖ መቆየት አለበት። ግን እርስዎ በሚጽፉት ላይ በመመርኮዝ የእርስዎን ቋንቋ ወይም የቃላት ምርጫ ያስተካክላሉ። በሌላ ንግድ ውስጥ ለሰው ኃይል ክፍል እየጻፉ ከሆነ ፣ የበለጠ መደበኛ ቋንቋን መጠቀም ሊያስፈልግዎት ይችላል። ነገር ግን ለአንድ የተወሰነ ደንበኛ የሚጽፉ ከሆነ የበለጠ መደበኛ ያልሆነ ወይም ተራ ቋንቋን ሊጠቀሙ ይችላሉ።

  • አድማጮችዎን መለየት ማለት አድማጮችዎን ግራ ከመጋባት ይቆጠባሉ ማለት ነው። አንባቢዎ የማይረዳውን የቃላት አጠቃቀም ከመጠቀም ይቆጠቡ። አንድ ደንበኛ በኩባንያዎ ውስጥ ለጠፈር መርሃ ግብር ጥቅም ላይ የዋሉትን ምህፃረ ቃላት ላያውቅ ይችላል ፣ ስለዚህ በደብዳቤው ውስጥ ከመጠቀም ይቆጠቡ።
  • ጥሩ የንግድ ደብዳቤ ለመጻፍ ቁጥር አንድ ደንብ ግልፅ ፣ አጭር እና ጨዋ መሆን ነው።
ለደንበኞች የቢዝነስ ደብዳቤ ይፃፉ ደረጃ 5
ለደንበኞች የቢዝነስ ደብዳቤ ይፃፉ ደረጃ 5

ደረጃ 2. በመጀመሪያው መስመር የደብዳቤውን ዓላማ ይግለጹ።

የደብዳቤውን ዓላማ ግምት ውስጥ ያስገቡ። በከተማዎ አዲስ ክፍል ውስጥ ስለ አዲሱ ቦታዎ ለደንበኞችዎ ለማሳወቅ ነው? አንድ ደንበኛ ስለ ያልተከፈለ ሂሳብ ወይም ስለ ቀሪ ሂሳብ ለማስታወስ ነው? ወይም ለደንበኛ ቅሬታ ምላሽ ይስጡ? ይህንን ዓላማ ከግምት ውስጥ በማስገባት ደብዳቤው ምን እንደሚሆን ወዲያውኑ አንባቢው እንዲያውቅ የሚያስችል የመጀመሪያውን መስመር ይፍጠሩ። ስለ ደብዳቤው ዓላማ ግልፅ አይሁኑ። ለመጨፍጨፍ ይቁረጡ.

  • እንደ ንግድ ባለቤት አስተያየትዎን የሚገልጹ ከሆነ “እኔ” ን በመጠቀም ይጀምሩ። በኩባንያ ወይም በድርጅት ስም እየጻፉ ከሆነ እኛ “እኛ” ይጠቀሙ።
  • እንደ “እኛ የምንጽፈው ለእርስዎ ለማሳወቅ” ወይም “ለመጠየቅ ነው የምንጽፈው” በሚለው ቀጥተኛ መግለጫ ላይ ያተኩሩ። እርስዎ እንደ የንግድ ሥራ ባለቤት ሆነው የሚጽፉ ከሆነ “እኔ” የሚለውን መግለጫ መጠቀም ይችላሉ። እንደ “እኔ እያገኘሁህ ያለሁት ምክንያቱም” ወይም “በቅርቡ ስለ ሰማሁ… እና የበለጠ ማወቅ እፈልጋለሁ…”
  • ለምሳሌ ፣ እርስዎ (የንግዱ ባለቤት) ካለፈው ወር ጀምሮ ያልተከፈለ ሂሳብ ስለ ኒና ብራውን እየጻፉ ነው። ደብዳቤውን በዚህ ይጀምሩ: - “እኔ ከእርስዎ ጋር እየተገናኘሁ ያለሁት ከመጋቢት 2015 ጀምሮ በሂሳብዎ ላይ ቀሪ ሂሳብ ስላለዎት ነው።”
  • ወይም እርስዎ በአንድ ኩባንያ ውስጥ ተቀጣሪ ነዎት እና በኩባንያው የጠፈር መርሃ ግብር ላይ ለደንበኛ ቅሬታ ምላሽ እየጻፉ ነው። ደብዳቤውን “በማርስ የጠፈር ፕሮግራማችን ላይ ቅሬታዎን ተቀብለናል” ብለው ይጀምሩ።
  • ለአንባቢው ውድድር እንዳሸነፉ ለማሳወቅ ይጽፉ ይሆናል ፣ ወይም በድህረ ምረቃ ፕሮግራም ውስጥ ቦታ አግኝተዋል። በሚከተለው ሐረግ ይጀምሩ - “ላሳውቅዎ ደስ ብሎኛል…” ወይም “እኛ እርስዎን በማወቃችን ደስተኞች ነን…”።
  • መጥፎ ዜና እያስተላለፉ ከሆነ ፣ በሚከተለው ሐረግ ይጀምሩ ፣ “ስለማሳውቅዎት እናዝናለን…”። ወይም ፣ “በጥንቃቄ ከተመረመርኩ በኋላ ላለማድረግ ወስኛለሁ…”።
ለደንበኞች የንግድ ሥራ ደብዳቤ ይፃፉ ደረጃ 6
ለደንበኞች የንግድ ሥራ ደብዳቤ ይፃፉ ደረጃ 6

ደረጃ 3. ተገብሮ ፣ ድምጽን ሳይሆን ገባሪውን ይጠቀሙ።

እኛ በጋራ ንግግር ውስጥ ሁል ጊዜ ተገብሮውን ድምጽ እንጠቀማለን። ነገር ግን ተገብሮ ድምጽ ጽሑፍዎ አሰልቺ ወይም ግራ የሚያጋባ ሊመስል ይችላል። ገባሪ ድምፅ በቢዝነስ ፊደል ውስጥ የበለጠ ውጤታማ ነው ፣ ምክንያቱም የበለጠ የሚያረጋግጥ ቃና ያቋቁማል።

  • የተናጋሪው ድምጽ ምሳሌ “ምን ልዩ ቅሬታዎች ላቀርብልዎ እችላለሁ?” ሊሆን ይችላል። የዓረፍተ ነገሩ ርዕሰ ጉዳይ ደንበኛው (“እርስዎ”) በአረፍተ ነገሩ መጀመሪያ ላይ ሳይሆን በአረፍተ ነገሩ መጨረሻ ላይ ይታያል።
  • የነቃው ድምጽ ምሳሌ “ቅሬታዎችዎን ለመፍታት ምን ማድረግ እችላለሁ?” ሊሆን ይችላል። ይህ የአረፍተ ነገር ስሪት ፣ በንቁ ድምጽ ውስጥ ፣ ለአንባቢው የበለጠ ግልፅ እና ለመረዳት ቀላል ነው።
  • የተሳሳተው ድምጽ አጠቃቀም ለስህተት ወይም ለማያስደስት ነጥብ ትኩረት ሳይሰጥ መልእክትዎን ለማስተላለፍ ጥሩ መንገድ ሊሆን ይችላል። ግን በዚህ ሁኔታ ውስጥ ብቻ ይጠቀሙበት። በአጠቃላይ ፣ ንቁው ድምጽ በቢዝነስ ፊደላት ውስጥ የበለጠ ውጤታማ ነው።
ለደንበኞች የቢዝነስ ደብዳቤ ይፃፉ ደረጃ 7
ለደንበኞች የቢዝነስ ደብዳቤ ይፃፉ ደረጃ 7

ደረጃ 4. የሚመለከተው ካለ ቀዳሚውን ክስተት ወይም ከአንባቢው ጋር የተደረገውን ግንኙነት ይመልከቱ።

ምናልባት ስለ ያልተከፈለ ሂሳብዎ ማስጠንቀቂያ ባለፈው ወር መጀመሪያ ላይ ኒና ብራውን አነጋግሯት ይሆናል። ወይም ምናልባት አንድ ደንበኛ ባለፈው ወር በስብሰባ ፕሮግራም ላይ ያላቸውን ብስጭት ገልፀዋል። አስቀድመው ከአንባቢው ጋር ከተገናኙ ፣ ይህንን እውቅና ይስጡ። የአንባቢውን የቀድሞ ግንኙነትዎን ያስታውሰዋል እና የንግድ ደብዳቤው የበለጠ ፈጣን እና አስፈላጊ ሆኖ እንዲሰማው ያደርጋል።

እንደዚህ ያለ ሐረግ ይጠቀሙ - “ስለ እርስዎ ያልተከፈለ ሂሳብዎ በቀደመው ደብዳቤዬ…” ወይም “በመጋቢት ወር ስለከፈሉዎት አመሰግናለሁ።” ወይም “በግንቦት ወር በስብሰባ መርሃ ግብር ስለ ጉዳዮችዎ መስማት በጣም ጠቃሚ ነበር።

ለደንበኞች የቢዝነስ ደብዳቤ ይፃፉ ደረጃ 8
ለደንበኞች የቢዝነስ ደብዳቤ ይፃፉ ደረጃ 8

ደረጃ 5. ጥያቄ ይጠይቁ ወይም እርዳታ ያቅርቡ።

ጨዋነት ያለው ጥያቄ በማቅረብ ወይም በስራ ግንኙነት መልክ እርዳታ በመስጠት ከአንባቢው ጋር አወንታዊ ቃና ያዘጋጁ።

  • ደንበኛ ሂሳብ እንዲከፍል የሚሞክር የንግድ ባለቤት ነዎት ይበሉ። እንደዚህ ያለ ሐረግ ይጠቀሙ - “ባልተከፈለዎት ሂሳብ ጉዳይ ላይ ወዲያውኑ ትኩረትዎን አደንቃለሁ።”
  • እርስዎ በኩባንያዎ ስም እየጻፉ ነው ይበሉ። እንደዚህ ያለ ሐረግ ይጠቀሙ - “ከእርስዎ እና ከሰብአዊ ሀብቶች ኃላፊ ጋር ፊት ለፊት ስብሰባ ለማድረግ እንፈልጋለን።”
  • እንዲሁም አንባቢው ሊያጋጥመው የሚችለውን ማንኛውንም ጥያቄ ወይም ስጋት ለመመለስ ማቅረብ አለብዎት። እንደዚህ ያለ ሐረግ ይጠቀሙ - “ስለ ሂሳብዎ የሚጨነቁትን ማንኛውንም ጥያቄዎች ወይም ስጋቶች በመመለስ ደስተኛ ነኝ።” ወይም ፣ “ስለፕሮግራሙ የበለጠ ዝርዝር መረጃ እንድናቀርብዎ ይፈልጋሉ?”
ለደንበኞች የቢዝነስ ደብዳቤ ይፃፉ ደረጃ 9
ለደንበኞች የቢዝነስ ደብዳቤ ይፃፉ ደረጃ 9

ደረጃ 6. ደብዳቤውን ጠቅልል።

የእርምጃ ጥሪን ፣ በእርስዎ በኩል ወይም በአንባቢው በኩል ያካትቱ። ይህ በተወሰነ ቀን የክፍያ ጥያቄ ወይም ከአንባቢው ጋር መደበኛ ስብሰባ ስለማዘጋጀት ማስታወሻ ሊሆን ይችላል።

  • ለወደፊቱ ከደብዳቤው ተቀባይ ጋር ስለመነጋገር ዓረፍተ ነገር ያካትቱ። በሚቀጥለው ሳምንት በበጀት ስብሰባው ላይ እርስዎን ለማየት በጉጉት እጠብቃለሁ። ወይም “በዋና መሥሪያ ቤታችን ጉብኝት ወቅት ስለዚህ ጉዳይ ከእርስዎ ጋር የበለጠ ለመወያየት በጉጉት እጠብቃለሁ።
  • በደብዳቤዎ ውስጥ ያካተቱትን ማንኛውንም ሰነዶች ልብ ይበሉ። እንደ “እባክህ ያልተከፈለበትን ሂሳብ ተዘግቶ አግኝ” ወይም “የተዘጋውን የቦታ ማስረከቢያ ፕሮግራማችን ቅጂ ታጥቦ ታገኛለህ” የሚል ሐረግ ያክሉ።
  • ደብዳቤውን በመዝጊያ ሐረግ ጨርስ። ለደንበኞች ወይም ለደንበኞች “ከልብ” ወይም “ከልብ የአንተ” ን ይጠቀሙ።
  • በጭራሽ ለማያውቋቸው ግለሰቦች ለመደበኛ ደብዳቤዎች “የእርስዎ በታማኝነት” ይጠቀሙ።
  • በደንብ ለሚያውቁት ወይም የሥራ ግንኙነት ካለዎት “ከሰላምታ” ወይም “ምርጥ” የሚለውን ብቻ ይጠቀሙ።
ለደንበኞች የቢዝነስ ደብዳቤ ይፃፉ ደረጃ 10
ለደንበኞች የቢዝነስ ደብዳቤ ይፃፉ ደረጃ 10

ደረጃ 7. ደብዳቤውን እንደገና ያንብቡት።

ፊደሉ በአጻጻፍ ስህተቶች የተሞላ ከሆነ ሁሉም ጥንቃቄ የተሞላበት ቅርጸት እና ጽሑፍዎ ከንቱ ይሆናል!

  • ተዘዋዋሪ ድምጽን ማንኛውንም አጋጣሚዎች ይፈልጉ እና ዓረፍተ ነገሩን ወደ ንቁ ድምጽ ለማስተካከል ይሞክሩ።
  • ረዥም ወይም ረጅም እና ረጅም እና ግልጽ ያልሆኑ ማንኛውንም ዓረፍተ ነገሮች ያስተውሉ። በቢዝነስ ፊደል ውስጥ ብዙውን ጊዜ ያነሰ ነው ፣ ስለዚህ የሚቻል ከሆነ የአረፍተ ነገሮችዎን ርዝመት ያሳዩ።

ቪዲዮ - ይህንን አገልግሎት በመጠቀም አንዳንድ መረጃዎች ለ YouTube ሊጋሩ ይችላሉ።

በርዕስ ታዋቂ